Das Wichtigste in Kürze
Die Sondereigentumsverwaltung ist die Mietverwaltung für eine einzelne vermietete Eigentumswohnung. Sie umfasst Mieteinzug, Mieterbetreuung, Nebenkostenabrechnung auf Grundlage der WEG-Jahresabrechnung, Mieterwechsel und die Abstimmung mit der WEG-Verwaltung. Sie wird vom einzelnen Eigentümer beauftragt und bezahlt. Sinnvoll ist sie vor allem für Kapitalanleger, auswärtige Eigentümer und alle, die mehrere Wohnungen besitzen.
Wer eine Eigentumswohnung kauft und vermietet, geht oft davon aus, dass sich „die Hausverwaltung“ um alles kümmert. Spätestens bei der ersten Nebenkostenabrechnung für den Mieter oder beim ersten Anruf wegen einer defekten Therme wird klar: Die Verwaltung des Hauses ist nicht die Verwaltung der Wohnung. Diese Lücke schließt die Sondereigentumsverwaltung.
Was ist Sondereigentumsverwaltung – und was nicht?
In einer Wohnungseigentumsanlage gibt es zwei Sphären. Das Gemeinschaftseigentum – Dach, Fassade, Treppenhaus, tragende Wände, zentrale Leitungen – gehört allen Eigentümern gemeinsam und wird vom WEG-Verwalter betreut. Das Sondereigentum, also im Wesentlichen das Innere der Wohnung, gehört dem einzelnen Eigentümer. Für seine Wohnung und für das Mietverhältnis ist er selbst zuständig. Die genaue Trennlinie erläutert der Beitrag zu Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum.
| Thema | WEG-Verwaltung | Sondereigentumsverwaltung |
|---|---|---|
| Auftraggeber | Gemeinschaft der Eigentümer | Einzelner Wohnungseigentümer |
| Undichtes Dach, defekte Zentralheizung | Ja | Meldet und verfolgt nach |
| Tropfender Wasserhahn, defekter Bodenbelag in der Wohnung | Nein | Ja |
| Mietvertrag, Mieteingang, Mahnung | Nein | Ja |
| Jahresabrechnung für den Eigentümer | Ja | Prüft und wertet aus |
| Nebenkostenabrechnung für den Mieter | Nein | Ja |
| Teilnahme an der Eigentümerversammlung | Lädt ein und leitet | Vertritt den Eigentümer auf Wunsch mit Vollmacht |
| Vergütung | Aus dem Hausgeld | Vom Eigentümer gesondert |
Beide Aufträge sind rechtlich getrennt. Sie können bei derselben Verwaltung liegen oder bei verschiedenen. Wenn beides aus einer Hand kommt, sind die Wege kürzer; es ist aber keine Voraussetzung.
Welche Leistungen umfasst die Sondereigentumsverwaltung?
- Überwachung der Mieteingänge, Mahnwesen und regelmäßige Abrechnung gegenüber dem Eigentümer
- Ansprechpartner für den Mieter bei Mängeln, Fragen und Beschwerden
- Beauftragung und Kontrolle von Reparaturen in der Wohnung nach Abstimmung
- Erstellung der Nebenkostenabrechnung für den Mieter
- Anlage und Abrechnung der Mietkaution
- Vorbereitung von Mietanpassungen im gesetzlichen Rahmen
- Abwicklung des Mieterwechsels: Kündigung, Abnahme, Neuvermietung, Übergabe
- Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung der WEG aus Sicht des Eigentümers
- Abstimmung mit der WEG-Verwaltung und auf Wunsch Vertretung in der Versammlung
Was im Einzelnen enthalten ist, regelt der Verwaltungsvertrag. Typische Punkte, die gesondert vereinbart werden, sind die Neuvermietung und die Begleitung größerer Renovierungen. Eine Übersicht unserer Leistungen finden Sie unter Sondereigentumsverwaltung.
Wie viel dahintersteckt, zeigt ein gewöhnlicher Mieterwechsel: Die Kündigung geht ein, der Auszugstermin wird bestätigt, die Wohnung vorab besichtigt. Bei der Abnahme werden Zustand, Zählerstände und Schlüssel protokolliert, anschließend Handwerker für die nötigen Arbeiten beauftragt. Parallel läuft die Suche nach einem Nachmieter mit Besichtigungen, Prüfung der Unterlagen und Vertragsabschluss. Nach dem Auszug wird die Kaution abgerechnet, und der Messdienst erhält die Daten für die Zwischenablesung. Für einen Eigentümer vor Ort sind das einige Abende und zwei, drei freie Vormittage – für jemanden, der mehrere Autostunden entfernt wohnt, bedeutet es wiederholte Anreisen.
Warum ist die Schnittstelle zur WEG so wichtig?
Vom Hausgeld zur Nebenkostenabrechnung
Der Eigentümer zahlt Hausgeld an die Gemeinschaft, der Mieter zahlt Nebenkostenvorauszahlungen an den Eigentümer. Beides ist nicht dasselbe: Im Hausgeld stecken Positionen wie Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen, die der Mieter nicht tragen muss. Umgekehrt fehlt darin die Grundsteuer. Die Sondereigentumsverwaltung übersetzt die Jahresabrechnung der WEG in eine mietrechtlich korrekte Abrechnung. Wie das im Einzelnen geht, zeigt der Beitrag Nebenkosten bei der vermieteten Eigentumswohnung.
Schäden mit zwei Zuständigen
Meldet der Mieter einen feuchten Fleck an der Decke, muss zuerst geklärt werden, woher das Wasser kommt. Liegt die Ursache im Gemeinschaftseigentum, ist die WEG-Verwaltung am Zug – der Mieter hat aber nur einen Vertragspartner, nämlich seinen Vermieter. Die Sondereigentumsverwaltung meldet den Schaden, hält nach, informiert den Mieter und achtet darauf, dass Ansprüche des Eigentümers nicht untergehen.
Beschlüsse, die das Mietverhältnis berühren
Die Eigentümerversammlung entscheidet über Dinge, die sich auf die Vermietung auswirken: Sanierungen mit Baulärm, Sonderumlagen, Änderungen der Hausordnung, den Austausch der Heizung. Wer als Vermieter nicht teilnimmt, erfährt davon aus dem Protokoll – oder vom Mieter. Eine Sondereigentumsverwaltung liest Einladung und Unterlagen, weist auf relevante Punkte hin und kann den Eigentümer mit Vollmacht vertreten, soweit die Gemeinschaftsordnung das zulässt.
Für wen lohnt sich die Sondereigentumsverwaltung?
- Sie wohnen nicht in der Nähe der Wohnung und können Termine vor Ort schlecht wahrnehmen.
- Sie besitzen mehrere Wohnungen, womöglich in verschiedenen Anlagen mit verschiedenen WEG-Verwaltungen.
- Sie haben die Wohnung als Kapitalanlage gekauft und möchten sich nicht mit Mietrecht befassen.
- Die Nebenkostenabrechnung kostet Sie jedes Jahr Nerven oder kommt knapp vor Fristablauf.
- Sie möchten nicht persönlich Ansprechpartner Ihres Mieters sein.
- Sie haben die Wohnung geerbt und kennen weder Mieter noch Unterlagen.
Weniger nötig ist sie, wenn Sie im selben Haus oder in der Nähe wohnen, ein langjähriges und unkompliziertes Mietverhältnis besteht und Sie die Abrechnung sicher beherrschen. Auch dann kann es sinnvoll sein, zumindest die Abläufe einmal prüfen zu lassen – etwa ob die Kaution korrekt angelegt und der Umlageschlüssel im Mietvertrag passend vereinbart ist.
Was ist zu Kosten und Vertrag zu wissen?
Vergütet wird die Sondereigentumsverwaltung in aller Regel mit einem festen Monatsbetrag je Wohnung, zuzüglich vereinbarter Sonderleistungen. Diese Kosten trägt der Eigentümer; auf den Mieter umlegen lassen sie sich bei Wohnraum nicht, weil Verwaltungskosten nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV keine Betriebskosten sind. Vermieter können sie in der Regel als Werbungskosten ansetzen – Näheres klärt der Steuerberater. Wie Verwaltungen kalkulieren, erläutert der Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung?.
Im Vertrag sollten drei Dinge eindeutig geregelt sein: bis zu welchem Betrag die Verwaltung Reparaturen ohne Rückfrage beauftragen darf, in welchem Rhythmus Sie eine Abrechnung über Mieteingänge und Ausgaben erhalten und ob die Nebenkostenabrechnung in der Grundvergütung enthalten ist. Achten Sie außerdem auf Laufzeit und Kündigungsfrist: Für die Verwaltung einer einzelnen Wohnung gilt, was Sie vereinbart haben. Wie ein späterer Wechsel abläuft, beschreibt der Beitrag Mietverwaltung wechseln.
Die Hausverwaltung Doll übernimmt die Verwaltung einzelner vermieteter Eigentumswohnungen in Salzgitter und der Region – auch dann, wenn die WEG von einer anderen Verwaltung betreut wird. Sie erhalten nach einem kostenlosen Erstgespräch ein individuelles, transparentes Angebot.
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