Mietverwaltung wechseln: Kündigung, Übergabe, Neustart

Die Abrechnungen kommen spät, Mieter beschweren sich bei Ihnen statt bei der Verwaltung, und auf die Frage nach dem Kontostand folgt eine Woche Schweigen. Wer ein Mietshaus oder eine vermietete Wohnung verwalten lässt und unzufrieden ist, kann wechseln – und zwar deutlich unkomplizierter, als viele annehmen. Worauf es ankommt, sind der Vertrag und eine saubere Übergabe.

Warum ist der Wechsel einfacher als in der WEG?

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft wird der Verwalter durch Beschluss bestellt und abberufen; es braucht eine Versammlung, eine Tagesordnung und eine Mehrheit. Bei der Mietverwaltung gibt es das alles nicht. Der Verwaltungsvertrag ist ein Vertrag zwischen Ihnen als Eigentümer und der Verwaltung. Sie entscheiden allein, ob Sie ihn fortsetzen oder beenden.

Eine Abstimmung ist nur dort nötig, wo das Objekt mehreren gehört: bei Ehepaaren als Miteigentümern, bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder einer Erbengemeinschaft. Dann richtet sich die interne Willensbildung nach den Regeln dieser Gemeinschaft – nach außen bleibt es bei Kündigung und Neubeauftragung. Wie das bei Erben funktioniert, erklärt der Beitrag zur Immobilie in der Erbengemeinschaft.

Wie kündigt man den Vertrag mit der Mietverwaltung?

Maßgeblich ist, was im Vertrag steht. Lesen Sie ihn vor allem auf vier Punkte: die Laufzeit, die Kündigungsfrist, eine automatische Verlängerung und die verlangte Form der Kündigung. Viele Verträge laufen ein oder mehrere Jahre und verlängern sich, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Kündigen Sie so, dass der Zugang nachweisbar ist, und lassen Sie sich das Vertragsende bestätigen.

Unabhängig von Laufzeit und Frist kann ein Verwaltungsvertrag aus wichtigem Grund außerordentlich beendet werden – etwa bei schweren Pflichtverletzungen im Umgang mit Geldern. An den wichtigen Grund werden strenge Anforderungen gestellt, und es ist zügiges Handeln nach Kenntnis der Umstände erforderlich. Bei vorformulierten Verträgen mit privaten Eigentümern können außerdem einzelne Klauseln, etwa sehr lange Bindungen, einer rechtlichen Kontrolle nicht standhalten. Beides sollte im Streitfall anwaltlich geprüft werden.

Mit dem Vertragsende sollten Sie die erteilte Vollmacht ausdrücklich widerrufen und eine ausgehändigte Vollmachtsurkunde zurückverlangen. Sonst kann die bisherige Verwaltung gegenüber Dritten weiterhin als bevollmächtigt erscheinen.

Wie läuft der Wechsel Schritt für Schritt ab?

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   Vertrag und Stichtag klären

   Kündigungsfrist und frühestmögliches Vertragsende feststellen. Ideal ist ein Wechsel zum Jahresende, weil dann das Abrechnungsjahr in einer Hand bleibt. Zwingend ist das nicht.

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   Neue Verwaltung auswählen

   Angebote einholen, Leistungsumfang vergleichen und den Übernahmetermin abstimmen. Die neue Verwaltung sollte vor der Kündigung feststehen, damit keine Lücke entsteht.

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   Kündigen und Vollmacht widerrufen

   Fristgerecht und nachweisbar kündigen. Zugleich schriftlich festhalten, bis wann welche Unterlagen und Gelder zu übergeben sind.

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   Übergabe durchführen

   Unterlagen, Schlüssel, Kautionen und Guthaben werden übergeben; die bisherige Verwaltung legt eine Schlussabrechnung über die verwalteten Gelder vor. Ein Übergabeprotokoll mit Liste der Unterlagen schützt beide Seiten.

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   Mieter und Vertragspartner informieren

   Die Mieter erhalten ein Schreiben mit neuem Ansprechpartner und neuer Bankverbindung, am besten vom Eigentümer unterzeichnet oder mit beigefügter Vollmacht. Versorger, Versicherung und Dienstleister erhalten die neue Rechnungs- und Kontaktadresse.

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   Zahlungswege umstellen

   Daueraufträge der Mieter müssen auf das neue Konto geändert werden; Lastschriftmandate lassen sich in der Regel nicht einfach mitnehmen und werden neu eingeholt. In den ersten Monaten sollten die Eingänge besonders genau geprüft werden.

Was muss die bisherige Verwaltung übergeben?

Die Verwaltung muss alles herausgeben, was sie zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Verwaltung erlangt hat, und über die Gelder Rechenschaft ablegen (§§ 666, 667 BGB). Eine ausführliche Liste finden Sie im Beitrag Unterlagen beim Verwalterwechsel. Die wichtigsten Positionen bei einem Mietobjekt:

• Alle Mietverträge mit Nachträgen, Übergabeprotokollen und Schriftverkehr
• Kautionen samt Nachweis der Anlage und der aufgelaufenen Zinsen
• Mieterkonten mit Stand der Zahlungen und offenen Forderungen
• Betriebs- und Heizkostenabrechnungen der Vorjahre mit Belegen
• Belege und Kontoauszüge des laufenden Jahres
• Verträge mit Versorgern, Versicherern, Wartungsfirmen, Hausmeister und Messdienst
• Schlüssel, Schließplan und Zählernummern mit letzten Ständen
• Objektunterlagen: Pläne, Energieausweis, Wartungs- und Prüfprotokolle
• Aufstellung laufender Vorgänge: Schäden, Mahnverfahren, Kündigungen, beauftragte Reparaturen
• Guthaben auf dem Verwaltungskonto mit Schlussabrechnung

Welche Stolpersteine gibt es beim Wechsel?

Die Abrechnung des laufenden Jahres

Erfolgt der Wechsel mitten im Jahr, muss geklärt sein, wer die Betriebskostenabrechnung für dieses Jahr erstellt. Gegenüber dem Mieter bleibt der Vermieter verantwortlich, und die Zwölf-Monats-Frist läuft unabhängig vom Verwalterwechsel. Entscheidend ist deshalb, dass die Belege des gesamten Jahres vollständig übergeben werden. Auch die Abrechnung des Vorjahres sollte nicht zwischen den Stühlen landen.

Die Kautionen

Kautionen müssen getrennt vom Vermögen des Vermieters und der Verwaltung angelegt sein. Beim Wechsel wird für jede Wohnung festgestellt, wo die Kaution liegt, in welcher Höhe und auf wessen Namen – und die Verfügungsberechtigung wird umgestellt. Fehlende oder nicht getrennt angelegte Kautionen fallen häufig erst jetzt auf.

Verunsicherte Mieter

Ein Schreiben mit einer neuen Kontoverbindung macht Mieter zu Recht vorsichtig. Deshalb sollte die Mitteilung erkennbar vom Eigentümer kommen oder von ihm bestätigt sein. Ein fester Ansprechpartner für Rückfragen in den ersten Wochen verhindert, dass Zahlungen auf dem alten Konto landen.

Laufende Aufträge und Fristen

Beauftragte Reparaturen, ein laufendes Mahnverfahren, eine erklärte Mieterhöhung oder eine ausgesprochene Kündigung enden nicht mit dem Verwaltungsvertrag. Zu jedem dieser Vorgänge braucht die neue Verwaltung den Stand, die Unterlagen und den Ansprechpartner auf der Gegenseite. Besonders wichtig sind laufende Fristen, etwa die Überlegungsfrist des Mieters bei einer Mieterhöhung oder Termine in einem Gerichtsverfahren. Eine kurze schriftliche Aufstellung der bisherigen Verwaltung zum Stichtag ist hier mehr wert als ein voller Aktenordner.

Wie die Hausverwaltung Doll den Wechsel begleitet

Wir sehen uns den bestehenden Vertrag gemeinsam mit Ihnen an, stimmen den Stichtag ab und übernehmen die Abstimmung der Übergabe mit der bisherigen Verwaltung. Die Mieter informieren wir in Ihrem Namen, die Unterlagen prüfen wir auf Vollständigkeit und sagen Ihnen, was fehlt. Bei Mietobjekten ist eine Übernahme häufig schon zum nächsten Monatsersten möglich, wenn der alte Vertrag es zulässt. Den zeitlichen Ablauf können Sie vorab mit dem Verwalterwechsel-Planer durchspielen; alles Weitere klären wir im kostenlosen Erstgespräch.