Häufige Fragen an die Hausverwaltung

Die Verwaltungsgebühr hängt von Objektart, Anzahl der Einheiten und Leistungsumfang ab. Nach einem kurzen Gespräch erhalten Sie von uns ein transparentes, unverbindliches Angebot – ohne versteckte Posten.

Ja. Wir begleiten den Wechsel von Ihrer bisherigen Verwaltung vollständig – inklusive Übernahme aller Unterlagen, Konten und laufenden Vorgänge. Für Sie bleibt der Aufwand minimal.

Unser Schwerpunkt liegt in Salzgitter und Umgebung sowie der Region Wolfenbüttel und Braunschweig. Sprechen Sie uns für andere Lagen gerne an.

Nach Sichtung der Unterlagen und Klärung der Formalitäten ist eine Übernahme in der Regel kurzfristig möglich – bei WEGs meist zum nächsten Quartals- oder Jahresbeginn, bei Mietobjekten häufig schon zum nächsten Monatsersten.

Ja. Jedes Objekt hat bei uns einen festen Ansprechpartner, der Ihr Objekt und seine Historie kennt. Kein Ticketsystem, keine wechselnden Zuständigkeiten.

Sie erhalten regelmäßige, verständliche Berichte zum Stand Ihrer Immobilie sowie nachvollziehbare Abrechnungen. Auf Wunsch sprechen wir den Stand auch persönlich mit Ihnen durch.

Ja. Für Kapitalanleger übernehmen wir die Verwaltung einzelner vermieteter Eigentumswohnungen – als Schnittstelle zwischen Ihnen, dem Mieter und der WEG-Verwaltung.

Wir sind regional verwurzelt, persönlich erreichbar und Teil von Doll Immobilien. Diese Marktkenntnis aus dem Maklergeschäft fließt direkt in die Verwaltung ein – mit dem Anspruch, jede Immobilie wie unsere eigene zu behandeln.

Der Verwalter beruft die Eigentümerversammlung ein und führt sie durch, setzt die gefassten Beschlüsse um und dokumentiert sie in der Beschluss-Sammlung, erstellt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, verwaltet die Konten und die Erhaltungsrücklage der Gemeinschaft und organisiert die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums. Er ist damit das organisatorische Rückgrat der Gemeinschaft.

Mindestens einmal im Jahr. Der Verwalter lädt in Textform ein, die gesetzliche Mindestfrist beträgt drei Wochen, sofern die Gemeinschaftsordnung keine längere Frist vorsieht. Zusätzliche Versammlungen sind möglich, wenn es die Lage erfordert oder eine ausreichende Zahl von Eigentümern sie verlangt.

Der Wirtschaftsplan ist die Vorausschau auf die Einnahmen und Ausgaben des kommenden Wirtschaftsjahres und legt die monatlichen Vorschüsse – das Hausgeld – fest. Die Jahresabrechnung blickt zurück und stellt den tatsächlichen Kosten die gezahlten Vorschüsse gegenüber. Daraus ergibt sich für jede Einheit eine Nachzahlung oder eine Erstattung.

Für größere Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum – etwa Dach, Fassade, Fenster, Heizungsanlage oder Leitungen. Sie wird getrennt vom laufenden Bewirtschaftungskonto geführt und in der Vermögensübersicht ausgewiesen. Eine ausreichend dotierte Rücklage verhindert, dass für anstehende Maßnahmen kurzfristig Sonderumlagen beschlossen werden müssen.

Ja. Wir prüfen den bestehenden Verwaltervertrag und die Kündigungs- beziehungsweise Bestellfristen, stimmen die Übergabe von Unterlagen, Konten und laufenden Vorgängen mit Ihrer bisherigen Verwaltung ab und begleiten den Beschluss in der Eigentümerversammlung. Der Wechsel ist bei WEGs meist zum nächsten Quartals- oder Jahresbeginn möglich.

Der Mieteinzug samt Überwachung der Zahlungseingänge, die Betriebs- und Nebenkostenabrechnung, das Mietvertragsmanagement inklusive rechtssicherer Anpassungen, die Kommunikation mit den Mietern, die Koordination bei Mieterwechsel, Übergabe und Abnahme sowie das Mahn- und Forderungsmanagement.

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr durchsetzen – ein Guthaben muss er dem Mieter dagegen weiterhin auszahlen. Deshalb ist die fristgerechte Erstellung einer der wichtigsten Punkte in der Mietverwaltung.

Nur die Betriebskosten, die im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart sind und in der Betriebskostenverordnung aufgeführt werden – etwa Grundsteuer, Wasser und Entwässerung, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung und Hauswart. Verwaltungskosten und Instandhaltungs- beziehungsweise Reparaturkosten sind nicht umlagefähig.

Die Kaution ist getrennt vom Vermögen des Vermieters und insolvenzsicher anzulegen. Bei Wohnraum darf sie höchstens drei Nettokaltmieten betragen, und der Mieter darf sie in drei Monatsraten zahlen. Wir dokumentieren Eingang, Anlage und spätere Abrechnung nachvollziehbar.

Ja. Für Kapitalanleger übernehmen wir die Verwaltung einzelner vermieteter Eigentumswohnungen – als Schnittstelle zwischen Ihnen, dem Mieter und der WEG-Verwaltung. Das gilt auch dann, wenn die WEG von einer anderen Verwaltung betreut wird.

Regelmäßige Objektbegehungen mit Zustandsdokumentation, die Koordination von Handwerkern und Dienstleistern, die Verwaltung von Wartungsverträgen für Heizung, Aufzug und weitere Anlagen, das Schadensmanagement inklusive Versicherungsabwicklung, die Überwachung der Verkehrssicherungspflichten sowie eine vorausschauende Instandhaltungsplanung zum Werterhalt.

Je nach Ausstattung unter anderem die regelmäßige Heizungswartung, die wiederkehrende Prüfung von Aufzugsanlagen, die jährliche Funktionsprüfung der Rauchwarnmelder, die Untersuchung von Trinkwasser-Großanlagen auf Legionellen, die Prüfung von Feuerlöschern und Blitzschutz sowie Prüfungen an elektrischen Anlagen. Welche Fristen konkret gelten, hängt von Anlage und Objekt ab – wir klären das bei der Übernahme.

Eigentümer und Gemeinschaften müssen dafür sorgen, dass von ihrem Grundstück keine Gefahren für Dritte ausgehen – dazu zählen Winterdienst, sichere Wege, Treppen und Geländer, funktionierende Beleuchtung und die Kontrolle von Bäumen. Die Pflicht kann auf einen Dienstleister übertragen werden, es bleibt aber eine Auswahl- und Überwachungspflicht bestehen. Wir organisieren die Umsetzung und dokumentieren sie.

Das richtet sich nach Größe, Zustand und Ausstattung des Objekts. Den passenden Turnus legen wir gemeinsam bei der Übernahme fest und halten ihn im Verwaltervertrag beziehungsweise Verwaltungsvertrag fest, damit für beide Seiten klar ist, was vereinbart ist.

Sprechen Sie uns dazu an. In der Regel entfaltet das technische Gebäudemanagement seinen größten Nutzen im Zusammenspiel mit der kaufmännischen Verwaltung, weil Zustand, Rücklage und Beauftragung dann aus einer Hand gesteuert werden. Was für Ihr Objekt sinnvoll ist, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.

Ja. Seit der WEG-Reform kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen, ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Rechnen Sie mit mehreren Monaten. Für Angebotseinholung, die fristgerechte Einladung zur Eigentümerversammlung mit mindestens drei Wochen Vorlauf und die anschließende Übergabe von Unterlagen und Konten braucht es Zeit. Häufig wird der Wechsel zum nächsten Quartals- oder Jahresbeginn vollzogen.

Alle Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft: Beschluss-Sammlung, Teilungserklärung, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen, Vermögensübersicht mit Stand der Erhaltungsrücklage, Kontounterlagen und Belege, laufende Verträge, Objekt- und Prüfunterlagen sowie die Eigentümerliste. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter.

Die einfache Mehrheit der in der Eigentümerversammlung abgegebenen Stimmen genügt. Wichtig ist, dass Abberufung und Neubestellung ordnungsgemäß in der Tagesordnung angekündigt wurden.

Bei Wohnraum nicht. Nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV zählen Verwaltungskosten nicht zu den Betriebskosten und dürfen deshalb nicht in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Das gilt auch für die Verwaltervergütung, die im Hausgeld einer vermieteten Eigentumswohnung enthalten ist.

Weil ein großer Teil der Arbeit je Objekt nur einmal anfällt: eine Buchhaltung, eine Abrechnung, eine Versammlung, dieselben Prüffristen. In einem Haus mit sechs Einheiten verteilt sich dieser Sockelaufwand auf deutlich weniger Schultern als in einem Haus mit vierzig Einheiten.

Beide Modelle sind in der Mietverwaltung üblich. Die Pauschale ist gut planbar und unabhängig von der Miethöhe. Der Prozentsatz koppelt die Vergütung an den Ertrag; hier sollten Sie klären, ob Soll- oder Istmiete gilt und ob Nebenkostenvorauszahlungen einbezogen werden. Entscheidend ist am Ende die Gesamtsumme einschließlich Sonderleistungen.

Das hängt von Objektart, Zahl der Einheiten, Zustand und gewünschtem Leistungsumfang ab. Nach einem kostenlosen, unverbindlichen Erstgespräch und der Sichtung der Unterlagen erhalten Sie ein individuelles, transparentes Angebot mit klar ausgewiesenen Grund- und Sonderleistungen.