Vermietete Eigentumswohnung: Vom Hausgeld zur Nebenkostenabrechnung

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bekommt einmal im Jahr die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft – und schuldet seinem Mieter eine Betriebskostenabrechnung. Naheliegend wäre, die erste einfach weiterzureichen. Genau das führt regelmäßig zu fehlerhaften Abrechnungen, denn die beiden Dokumente folgen unterschiedlichen Regeln: das eine dem Wohnungseigentumsrecht, das andere dem Mietrecht.

Warum ist Hausgeld nicht gleich Nebenkosten?

Das Hausgeld ist der Beitrag des Eigentümers zu allen Kosten der Gemeinschaft. Es umfasst die laufenden Betriebskosten des Hauses, aber auch die Vergütung des Verwalters, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und Ausgaben für Reparaturen am Gemeinschaftseigentum. Der Mieter schuldet dagegen nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung – und auch die nur, soweit der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB).

In der Praxis ist deshalb meist nur ein Teil des Hausgelds umlagefähig. Der Rest ist der Aufwand, den der Eigentümer aus der Miete selbst tragen muss. Wer eine Wohnung als Kapitalanlage kalkuliert, sollte diese Lücke von Anfang an einrechnen.

Welche Positionen der WEG-Abrechnung sind umlagefähig?

Zwei Punkte werden oft übersehen. Erstens: Die Grundsteuer steht nicht in der WEG-Abrechnung, weil sie für jede Wohnung gesondert festgesetzt und vom Eigentümer direkt an die Gemeinde gezahlt wird. Sie ist umlagefähig und muss in der Abrechnung für den Mieter ergänzt werden. Zweitens: Die Entgelte für den Kabel-TV-Anschluss sind seit Juli 2024 nicht mehr als Betriebskosten umlagefähig, auch wenn die Gemeinschaft weiterhin einen Sammelvertrag bezahlt.

Eine vollständige Liste der zulässigen Kostenarten enthält der Beitrag zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Nach welchem Schlüssel wird auf den Mieter umgelegt?

Die Gemeinschaft verteilt ihre Kosten nach dem Schlüssel aus Gemeinschaftsordnung oder Beschluss – häufig nach Miteigentumsanteilen, teils nach Einheiten oder Verbrauch. Im Mietrecht gilt als gesetzlicher Regelfall die Wohnfläche. Früher mussten Vermieter deshalb oft umrechnen. Seit dem 1. Dezember 2020 hilft § 556a Abs. 3 BGB: Ist Wohnungseigentum vermietet und im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Maßstab umgelegt, der jeweils zwischen den Wohnungseigentümern gilt. Nur wenn dieser Maßstab billigem Ermessen widerspricht, ist nach Wohnfläche umzulegen.

Das vereinfacht die Abrechnung erheblich, weil der auf die Wohnung entfallende Betrag aus der Einzelabrechnung übernommen werden kann. Vorsicht ist bei Mietverträgen geboten, die ausdrücklich einen anderen Schlüssel festlegen, etwa die Wohnfläche: Dann gilt der Vertrag. Der Vermieter braucht in diesem Fall die Gesamtkosten und die Gesamtfläche des Hauses und muss selbst rechnen. Beim Abschluss neuer Mietverträge für Eigentumswohnungen lohnt es sich deshalb, die Umlage ausdrücklich an den jeweiligen Verteilungsschlüssel der Gemeinschaft zu koppeln.

Für Heizung und Warmwasser gelten die Vorgaben der Heizkostenverordnung unabhängig davon – hier wird ein überwiegender Teil nach erfasstem Verbrauch verteilt. Näheres steht im Beitrag zur Heizkostenabrechnung.

Welche Fristen gelten – und was, wenn die WEG-Abrechnung fehlt?

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Diese Frist läuft unabhängig davon, ob die Eigentümergemeinschaft ihre Jahresabrechnung schon beschlossen hat. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist der Beschluss der Eigentümer keine Voraussetzung für die Abrechnung gegenüber dem Mieter. Eine verspätete WEG-Abrechnung entlastet den Vermieter nur, wenn er die Verzögerung nicht zu vertreten hat – und dafür muss er darlegen können, dass er sich rechtzeitig und nachdrücklich um die Unterlagen bemüht hat.

Praktisch heißt das: Liegt im Herbst noch keine Abrechnung der Gemeinschaft vor, sollten Sie die Verwaltung schriftlich auffordern, zumindest die Gesamtkosten und Verteilungsschlüssel mitzuteilen oder Belegeinsicht zu gewähren. Auf dieser Grundlage lässt sich häufig bereits fristgerecht abrechnen.

Ein weiterer Unterschied betrifft die zeitliche Zuordnung. Die WEG-Abrechnung erfasst, was im Wirtschaftsjahr tatsächlich gezahlt wurde. Für die Betriebskostenabrechnung ist das bei den meisten Kostenarten unschädlich; die Heizkosten müssen jedoch den Verbrauch des Abrechnungszeitraums abbilden. Stimmen Wirtschaftsjahr der Gemeinschaft und Abrechnungszeitraum des Mietvertrags nicht überein, wird es aufwendig – ein Gleichlauf, meist das Kalenderjahr, ist dringend zu empfehlen.

Wie entsteht die Abrechnung Schritt für Schritt?

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   Mietvertrag prüfen

   Welche Betriebskosten sind vereinbart, welcher Umlageschlüssel gilt, welcher Abrechnungszeitraum? Ohne wirksame Vereinbarung gibt es nichts umzulegen.

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   Einzelabrechnung der WEG auswerten

   Jede Position wird als umlagefähig, teilweise umlagefähig oder nicht umlagefähig eingeordnet. Viele Verwaltungen weisen die umlagefähigen Kosten bereits gesondert aus – prüfen sollten Sie die Einordnung trotzdem.

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   Gemischte Positionen aufteilen

   Hausmeister, Aufzug und Wartungsverträge enthalten oft nicht umlagefähige Anteile. Sie werden anhand von Leistungsverzeichnis oder Rechnung herausgerechnet.

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   Eigene Kosten ergänzen

   Grundsteuer laut Bescheid sowie Betriebskosten, die Sie für die Wohnung direkt tragen, etwa die Wartung einer Etagenheizung, kommen hinzu.

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   Zeitanteilig rechnen und Vorauszahlungen abziehen

   Bei Mieterwechsel im Jahr werden die Kosten zeitanteilig, verbrauchsabhängige Kosten nach Zwischenablesung verteilt. Dann werden die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters abgezogen.

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   Fristgerecht zustellen und Vorauszahlung anpassen

   Der Zugang beim Mieter sollte nachweisbar sein. Ergibt die Abrechnung eine deutliche Abweichung, kann die Vorauszahlung für die Zukunft angemessen angepasst werden.

Welche Fehler kommen am häufigsten vor?

• Die WEG-Abrechnung wird ungeprüft kopiert, einschließlich Verwaltervergütung und Rücklage.
• Die Grundsteuer wird vergessen – oder ohne Vereinbarung im Mietvertrag angesetzt.
• Der Mietvertrag sieht Wohnfläche vor, abgerechnet wird nach Miteigentumsanteilen.
• Der Vermieter wartet auf den Beschluss der Gemeinschaft und versäumt die Zwölf-Monats-Frist.
• Die Hausgeldvorauszahlung wird mit der Nebenkostenvorauszahlung des Mieters verwechselt.
• Reparaturanteile in Hausmeister- oder Aufzugskosten werden nicht herausgerechnet.

Wer unsicher ist, ob die eigene Abrechnung trägt, kann die Positionen mit unserem Nebenkosten-Check grob einordnen. Im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung erstellt die Hausverwaltung Doll die Abrechnung für Ihre vermietete Eigentumswohnung auf Grundlage der WEG-Unterlagen und fordert fehlende Angaben bei der WEG-Verwaltung an – auch wenn diese nicht von uns gestellt wird.