Lösung für Verwaltungsbeiräte

Hausverwaltung für Verwaltungsbeiräte: Zusammenarbeit, die das Ehrenamt leichter macht

Als Beirat stehen Sie zwischen Verwaltung und Miteigentümern – ehrenamtlich, nach Feierabend und meist ohne dass es jemand dankt. Sie sollen Abrechnung und Wirtschaftsplan prüfen, bekommen die Unterlagen aber oft spät oder unvollständig. Diese Seite beschreibt, wie wir mit Beiräten arbeiten und was Sie tun können, wenn die Zusammenarbeit mit der jetzigen Verwaltung nicht mehr trägt.

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Beratung für Verwaltungsbeiräte durch die Hausverwaltung Doll

Ausgangslage

Was diese Situation besonders macht

Prüfen ohne brauchbare Unterlagen

Das Gesetz sieht vor, dass der Beirat Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung prüft und mit einer Stellungnahme versieht (§ 29 Abs. 2 WEG). Das funktioniert nur, wenn Belege geordnet vorliegen, Kontostände nachvollziehbar sind und genug Zeit bis zur Versammlung bleibt.

Blitzableiter im Treppenhaus

Weil Sie im Haus wohnen und ansprechbar sind, landen Beschwerden über tropfende Dachrinnen und unbeantwortete E-Mails bei Ihnen – obwohl Sie weder Aufträge vergeben noch Zusagen machen können.

Beschlüsse, die liegen bleiben

Die Versammlung hat entschieden, ein Jahr später ist nichts passiert. Der Beirat muss nachhaken, erinnern, wieder nachhaken – und irgendwann erklären, warum die Maßnahme erneut auf der Tagesordnung steht.

Die Frage, ob ein Wechsel nötig ist

Wenn sich Verzögerungen häufen, erwarten die Miteigentümer vom Beirat eine Einschätzung. Angebote einholen, vergleichen, die Versammlung vorbereiten: Das ist viel Arbeit für ein Ehrenamt und verlangt Fingerspitzengefühl gegenüber der noch amtierenden Verwaltung.

Was der Beirat darf, soll und nicht muss

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter. Er ist kein zweiter Verwalter und kein Aufsichtsrat mit Weisungsrecht; entscheiden muss weiterhin die Eigentümerversammlung. Der Vorsitzende des Beirats vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter (§ 9b Abs. 2 WEG) und kann eine Versammlung einberufen, wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert (§ 24 Abs. 3 WEG). Wer unentgeltlich im Beirat tätig ist, haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG).

Für die Praxis heißt das: Sie müssen nicht jede Rechnung nachrechnen, sollten aber stichprobenartig prüfen können, ob Zahlungen zu Belegen passen, ob Verteilerschlüssel der Gemeinschaftsordnung entsprechen und ob der ausgewiesene Stand der Rücklage mit den Kontoauszügen übereinstimmt. Eine ausführliche Darstellung der Aufgaben finden Sie im Ratgeber zum Verwaltungsbeirat. Die Angaben geben den allgemeinen Rechtsrahmen wieder und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Wie wir mit Beiräten zusammenarbeiten

Wir verstehen den Beirat als Arbeitspartner, nicht als Kontrollinstanz, die man möglichst spät informiert. Vor der Eigentümerversammlung stimmen wir Tagesordnung und Beschlussvorschläge mit Ihnen ab. Abrechnung und Wirtschaftsplan erhalten Sie mit ausreichendem Vorlauf, die Belege liegen geordnet zur Prüfung bereit, und Rückfragen beantwortet der feste Ansprechpartner Ihres Objekts.

Zwischen den Versammlungen halten wir Sie über den Stand der beschlossenen Maßnahmen auf dem Laufenden, damit Sie Nachbarn eine Auskunft geben können, ohne selbst nachforschen zu müssen. Anliegen einzelner Eigentümer und Bewohner nehmen wir direkt entgegen – etwa über das Service-Center. Das nimmt Ihnen die Rolle der Beschwerdestelle ab.

Wenn der Beirat einen Wechsel vorbereitet

Eine Gemeinschaft kann ihren Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen; der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später. Die Vorarbeit liegt fast immer beim Beirat: Mängel sachlich zusammentragen, Angebote einholen, einen Vorschlag für die Versammlung formulieren. Hilfreich ist, früh festzulegen, welche Angaben alle Anbieter erhalten, damit die Angebote vergleichbar sind.

Wir stellen uns der Gemeinschaft auf Wunsch vor, erläutern unser Angebot und beantworten Fragen der Eigentümer. Kommt es zur Bestellung, stimmen wir die Übergabe von Unterlagen und Konten direkt mit der bisherigen Verwaltung ab und berichten Ihnen, was vollständig ist und was fehlt. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber zum Verwalterwechsel.

Passende Leistungen

Womit wir konkret helfen

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WEG-Verwaltung

Professionelle Verwaltung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft.

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Jahresabrechnung & Wirtschaftsplan

Abrechnung, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht – so aufbereitet, dass man sie nachvollziehen kann.

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Eigentümerversammlung

Von der Tagesordnung bis zur Niederschrift: Wir bereiten Ihre Versammlung vor und leiten sie.

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Verwalterwechsel für WEGs

Vom Angebot über den Bestellungsbeschluss bis zur Übernahme von Unterlagen und Konten.

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FAQ

Häufige Fragen: Verwaltungsbeiräte

Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an unter 05341 288 479 - 0 oder nutzen Sie das Rückruf-Formular.

Nach § 29 Abs. 2 WEG sollen Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vom Beirat geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden, bevor die Versammlung beschließt. Die Wirksamkeit des Beschlusses hängt davon nicht ab. Die Prüfung ist aber das wichtigste Kontrollinstrument der Gemeinschaft – und nur möglich, wenn die Verwaltung die Unterlagen rechtzeitig bereitstellt.

Nein. Der Beirat unterstützt und überwacht, Weisungen erteilt die Gemeinschaft durch Beschluss. Die Versammlung kann dem Beirat allerdings für bestimmte Angelegenheiten Befugnisse übertragen, etwa die Auswahl zwischen mehreren Angeboten innerhalb eines beschlossenen Kostenrahmens.

Ja. Das Einholen von Informationen und Angeboten bindet die Gemeinschaft nicht und ist eine sinnvolle Vorbereitung für die Versammlung. Über Abberufung und Neubestellung entscheidet dann die Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit, wenn die Punkte ordnungsgemäß angekündigt sind.

Nichts. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Danach erhält die Gemeinschaft ein individuelles, transparentes Angebot, das Sie dem Beirat und der Versammlung vorlegen können.

Weitere Lösungen

Ratgeber