Was kostet eine Hausverwaltung? Vergütungsmodelle und Kostentreiber

Die Frage nach dem Preis steht fast immer am Anfang – und sie lässt sich ohne Blick auf das Objekt nicht ehrlich mit einer Zahl beantworten. Ein gepflegtes Haus mit zwanzig Wohnungen und geordneten Unterlagen macht je Einheit deutlich weniger Arbeit als ein Sechsfamilienhaus mit Sanierungsstau und zwei säumigen Zahlern. Wer versteht, wie Verwaltungen kalkulieren, kann Angebote aber sehr gut einordnen. Darum geht es in diesem Beitrag.

Wie wird eine Hausverwaltung vergütet?

In der WEG-Verwaltung ist die Pauschale je Einheit und Monat der Standard. Jede Wohnung zählt als eine Einheit; für Garagen, Stellplätze oder Gewerbeeinheiten gelten meist eigene, abweichende Sätze. Die Vergütung wird im Verwaltervertrag festgelegt, den die Gemeinschaft mit dem Verwalter schließt, und aus dem Hausgeld bezahlt.

In der Mietverwaltung gibt es zwei verbreitete Modelle: einen festen Betrag je Wohnung und Monat oder einen Prozentsatz der Miete. Beim Prozentmodell kommt es auf die Bezugsgröße an – Nettokaltmiete oder Bruttomiete, vereinbarte Sollmiete oder tatsächlich eingegangene Istmiete. Für die Verwaltung einer einzelnen vermieteten Eigentumswohnung, die Sondereigentumsverwaltung, wird fast immer ein fester Monatsbetrag je Wohnung vereinbart.

Welche Faktoren treiben die Kosten?

Verwaltung ist Arbeitszeit. Viele Aufgaben fallen je Objekt nur einmal an – eine Versammlung, eine Abrechnung, eine Buchhaltung, eine Versicherungspolice. Deshalb ist die Zahl der Einheiten der wichtigste Hebel: Je mehr Einheiten sich diesen Sockelaufwand teilen, desto niedriger fällt der Satz je Einheit aus. Daneben wirken vor allem diese Punkte:

• Größe und Zahl der Einheiten: Kleine Objekte tragen denselben Grundaufwand auf wenigen Schultern und sind je Einheit teurer.
• Baulicher Zustand: Ein Haus mit vielen Schäden, alten Leitungen oder undichtem Dach erzeugt laufend Vorgänge, Angebote und Handwerkertermine.
• Sanierungsstau: Stehen größere Maßnahmen an, kommen Planung, Beschlüsse, Finanzierung und Baubegleitung hinzu.
• Zahlungsrückstände: Säumige Eigentümer oder Mieter bedeuten Mahnungen, Ratenvereinbarungen und im Zweifel gerichtliche Schritte.
• Zustand der Unterlagen: Fehlende Abrechnungen, lückenhafte Beschluss-Sammlungen oder ungeklärte Konten müssen bei der Übernahme aufgearbeitet werden.
• Technische Ausstattung: Aufzug, Tiefgarage, zentrale Heizungsanlage oder Gemeinschaftsflächen bringen Wartungsverträge und Prüffristen mit.
• Struktur der Eigentümer oder Mieter: Viele Wechsel, vermietete Einheiten mit auswärtigen Eigentümern oder dauerhafte Konflikte erhöhen den Abstimmungsaufwand.

Umgekehrt gilt: Ein Objekt mit vollständigen Unterlagen, ausreichender Rücklage und funktionierender Zusammenarbeit zwischen Eigentümern und Verwaltung ist günstiger zu betreuen. Wer vor einer Anfrage die wichtigsten Unterlagen zusammenstellt, bekommt deshalb in der Regel ein präziseres Angebot.

Grundleistungen und Sonderleistungen: Was ist im Preis enthalten?

Fast jeder Verwaltervertrag trennt zwischen der Grundvergütung für die laufende Verwaltung und Sondervergütungen für Leistungen, die nicht regelmäßig anfallen. Diese Aufteilung ist zulässig, wenn sie klar und nachvollziehbar abgegrenzt ist. Sie ist zugleich der Punkt, an dem sich scheinbar günstige und scheinbar teure Angebote am stärksten unterscheiden.

Ein Angebot mit niedriger Pauschale und langem Sonderleistungskatalog kann am Jahresende teurer sein als eines mit höherer Pauschale, in der fast alles enthalten ist. Achten Sie außerdem darauf, wie Sondervergütungen bemessen werden: als fester Betrag, nach Stundensatz oder als Prozentsatz einer Bausumme.

Wer trägt die Verwaltungskosten – und sind sie umlagefähig?

Bei vermietetem Wohnraum trägt der Eigentümer die Verwaltungskosten selbst. Die Betriebskostenverordnung nimmt sie ausdrücklich aus: Nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV gehören die Kosten der Verwaltung nicht zu den Betriebskosten. Das gilt auch für die Vergütung des WEG-Verwalters, die im Hausgeld einer vermieteten Eigentumswohnung steckt. Eine Klausel im Wohnraummietvertrag, die diese Kosten dem Mieter auferlegt, ändert daran nichts. Welche Positionen dagegen weitergegeben werden dürfen, lesen Sie im Beitrag über umlagefähige Nebenkosten.

In der Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Verwaltervergütung eine Ausgabe der Gemeinschaft. Verteilt wird sie nach dem Schlüssel, der in der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss festgelegt ist; fehlt eine Regelung, gilt die gesetzliche Verteilung nach Miteigentumsanteilen (§ 16 Abs. 2 WEG). Viele Gemeinschaften verteilen sie je Einheit, weil der Aufwand kaum von der Wohnungsgröße abhängt.

Steuerlich können Vermieter die Verwaltungskosten in der Regel als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung geltend machen. Für selbstnutzende Eigentümer gilt das nicht. Einzelheiten klärt der Steuerberater.

Wie vergleicht man Angebote von Hausverwaltungen?

Vergleichbar werden Angebote erst, wenn alle Anbieter dieselben Informationen hatten und Sie dieselben Punkte abfragen. Bewährt hat sich dieses Vorgehen:

1. 1

   Gleiche Ausgangslage schaffen

   Geben Sie allen Anbietern dieselben Angaben: Zahl der Einheiten, Baujahr, Ausstattung, bekannte Mängel, Stand der Rücklage, offene Rückstände und die letzte Abrechnung. Eine Besichtigung vor der Angebotsabgabe ist ein gutes Zeichen.

2. 2

   Leistungsverzeichnis nebeneinanderlegen

   Markieren Sie, was jeweils in der Grundvergütung enthalten ist: Zahl der Versammlungen, Objektbegehungen, Abrechnung, Mahnwesen. Unterschiede in der Pauschale erklären sich oft hier.

3. 3

   Sondervergütungen durchrechnen

   Schätzen Sie für ein realistisches Jahr, welche Sonderleistungen anfallen würden – etwa eine zusätzliche Versammlung, zwei Mahnverfahren, eine Sanierungsmaßnahme – und rechnen Sie die Gesamtkosten je Angebot aus.

4. 4

   Laufzeit und Anpassung prüfen

   Wie lange bindet der Vertrag, wie kann er beendet werden, und ist eine Preisanpassung während der Laufzeit vorgesehen? Wenn ja: nach welchem Maßstab?

5. 5

   Nach der Arbeitsweise fragen

   Wer ist Ansprechpartner, wann liegt die Abrechnung üblicherweise vor, wie werden Schäden gemeldet und bearbeitet? Der Preis sagt wenig, wenn diese Fragen offenbleiben.

Das niedrigste Angebot ist nicht automatisch das wirtschaftlichste. Eine verspätete Betriebskostenabrechnung, eine vergessene Wartung oder eine Sonderumlage, die bei vorausschauender Planung vermeidbar gewesen wäre, kosten schnell mehr als die Differenz zwischen zwei Pauschalen. Woran sich Qualität festmachen lässt, beschreibt der Beitrag Gute Hausverwaltung erkennen.

So entsteht ein Angebot bei der Hausverwaltung Doll

Wir nennen keine Listenpreise, weil sie keinem Objekt gerecht würden. Stattdessen sehen wir uns Unterlagen und Gebäude an und erstellen danach ein individuelles, transparentes Angebot, in dem Grundleistungen und gesondert berechnete Leistungen klar getrennt sind. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich – vereinbaren können Sie es über die Kontaktseite.