Das Wichtigste in Kürze
Eine Hausverwaltung übernimmt drei Aufgabenfelder: kaufmännisch die Buchhaltung, Abrechnung und den Zahlungsverkehr, technisch die Instandhaltung, Wartung und Schadensbearbeitung, rechtlich-organisatorisch Versammlungen, Verträge und Fristen. Die WEG-Verwaltung handelt für die Eigentümergemeinschaft und das Gemeinschaftseigentum, die Mietverwaltung für den einzelnen Eigentümer gegenüber seinen Mietern.
Von außen sieht man von einer Hausverwaltung wenig: einmal im Jahr eine Abrechnung, gelegentlich einen Aushang im Treppenhaus, bei Bedarf einen Handwerker. Der größte Teil der Arbeit findet im Hintergrund statt – in der Buchhaltung, im Terminkalender und am Telefon. Dieser Beitrag ordnet die Aufgaben und zeigt, was zur WEG-Verwaltung gehört, was zur Mietverwaltung und wo die Grenzen liegen.
Welche Arten von Hausverwaltung gibt es?
Der Begriff „Hausverwaltung“ fasst unterschiedliche Aufträge zusammen. Die WEG-Verwaltung betreut das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft; Auftraggeber ist die Gemeinschaft, Rechtsgrundlage das Wohnungseigentumsgesetz. Die Mietverwaltung betreut ein vermietetes Haus im Auftrag des Eigentümers. Die Sondereigentumsverwaltung ist eine Mietverwaltung für eine einzelne vermietete Eigentumswohnung. Hinzu kommt das technische Gebäudemanagement, das in beiden Fällen den baulichen Teil abdeckt.
| WEG-Verwaltung | Mietverwaltung | |
|---|---|---|
| Auftraggeber | Gemeinschaft der Wohnungseigentümer | Eigentümer des Hauses oder der Wohnung |
| Gegenstand | Gemeinschaftseigentum: Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizung | Mietverhältnisse und das vermietete Objekt |
| Grundlage | Wohnungseigentumsgesetz, Teilungserklärung, Beschlüsse | Verwaltungsvertrag, Vollmacht, Mietrecht des BGB |
| Zentrale Abrechnung | Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung | Betriebskostenabrechnung für die Mieter |
| Entscheidungen | Eigentümerversammlung durch Beschluss | Eigentümer selbst, im vereinbarten Rahmen die Verwaltung |
| Ansprechpartner für | Eigentümer und Verwaltungsbeirat | Eigentümer und Mieter |
Welche kaufmännischen Aufgaben übernimmt die Verwaltung?
Der kaufmännische Teil ist das Fundament. In der WEG stellt der Verwalter den Wirtschaftsplan auf, zieht die Vorschüsse – das Hausgeld – ein, bezahlt die Rechnungen der Gemeinschaft und erstellt nach Ablauf des Jahres die Jahresabrechnung samt Vermögensbericht (§ 28 WEG). Die Gelder der Gemeinschaft liegen auf Konten der Gemeinschaft, getrennt vom Vermögen des Verwalters; die Erhaltungsrücklage wird gesondert ausgewiesen.
In der Mietverwaltung geht es um die Mieten: Eingänge überwachen, Rückstände anmahnen, Kautionen getrennt anlegen, Bewirtschaftungskosten bezahlen und dem Eigentümer regelmäßig abrechnen. Einmal im Jahr folgt die Betriebskostenabrechnung, die den Mietern spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen muss.
- Buchhaltung mit Belegablage, die eine Prüfung durch Eigentümer oder Beirat ermöglicht
- Zahlungsverkehr, Überwachung der Eingänge und Mahnwesen
- Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht beziehungsweise Betriebskostenabrechnung
- Verwaltung von Rücklagen und Kautionen
- Abschluss und Pflege von Versicherungen, Versorgungs- und Dienstleistungsverträgen
Für Vermieter kommt hinzu, dass die Verwaltung die Zahlen des Jahres so aufbereitet, dass sie sich ohne Nacharbeit in die Steuererklärung übernehmen lassen: Mieteinnahmen, umgelegte und nicht umgelegte Kosten, Reparaturen, Verwaltervergütung.
Was gehört zu den technischen Aufgaben?
Technisch sorgt die Verwaltung dafür, dass das Gebäude funktioniert und seinen Wert behält. Dazu gehören regelmäßige Begehungen, die Beauftragung von Reparaturen, die Verwaltung der Wartungsverträge für Heizung, Aufzug und andere Anlagen sowie die Überwachung wiederkehrender Prüfungen. Bei einem Schaden nimmt sie den Vorgang auf, veranlasst Sofortmaßnahmen, meldet ihn der Versicherung und begleitet die Reparatur.
Zum technischen Teil gehört auch der Blick nach vorn: Welche Bauteile erreichen in den nächsten Jahren das Ende ihrer Nutzungsdauer, was kostet das ungefähr, und reicht die Rücklage dafür? Diese Instandhaltungsplanung ist die Grundlage dafür, dass größere Maßnahmen nicht überraschend kommen. Wichtig zur Abgrenzung: Die Verwaltung organisiert und kontrolliert – sie ersetzt keinen Architekten, Statiker oder Energieberater. Für größere Vorhaben werden Fachplaner hinzugezogen.
Welche rechtlichen und organisatorischen Aufgaben fallen an?
In der WEG beruft der Verwalter mindestens einmal im Jahr die Eigentümerversammlung ein (§ 24 WEG), bereitet Beschlussvorlagen vor, leitet in der Regel die Versammlung, fertigt die Niederschrift und führt die Beschluss-Sammlung. Danach setzt er die Beschlüsse um. Nach außen vertritt er die Gemeinschaft (§ 9b WEG); für den Abschluss von Grundstückskauf- und Darlehensverträgen braucht er einen Beschluss der Eigentümer. Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung oder solche, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils nötig sind, darf und muss er ohne vorherigen Beschluss treffen (§ 27 WEG). Die Eigentümer können diesen Rahmen durch Beschluss erweitern oder einschränken.
In der Mietverwaltung handelt die Verwaltung auf Grundlage einer Vollmacht des Eigentümers. Sie schließt und beendet Mietverträge im vereinbarten Rahmen, bereitet Mieterhöhungen vor, führt Wohnungsübergaben durch und ist Ansprechpartnerin für die Mieter. Dazu kommen Pflichten, die jedes Wohngebäude betreffen: Verkehrssicherung, Rauchwarnmelder, Trinkwasseruntersuchung, Energieausweis.
Wie sich das über ein Jahr verteilt, lässt sich an einer WEG gut zeigen. Zu Jahresbeginn werden die Bücher des Vorjahres abgeschlossen und die Ablesewerte für die Heizkosten ausgewertet. Danach entsteht die Jahresabrechnung, der Beirat prüft, die Versammlung wird einberufen. Im weiteren Verlauf werden die beschlossenen Maßnahmen ausgeschrieben, beauftragt und abgenommen. Gegen Jahresende folgen der Wirtschaftsplan für das neue Jahr, die Durchsicht der Versicherungen und die Vorbereitung des Winterdienstes. Dazwischen liegt das Tagesgeschäft, das sich nicht planen lässt: der Wasserschaden, der Eigentümerwechsel, die Beschwerde über Lärm im Treppenhaus.
Was macht eine Hausverwaltung nicht?
Viele Missverständnisse entstehen an den Grenzen des Auftrags. Vier davon begegnen Eigentümern besonders häufig:
- Der WEG-Verwalter ist für das Gemeinschaftseigentum zuständig, nicht für das Innere der einzelnen Wohnung. Tropft der Wasserhahn im Bad oder klemmt die Zimmertür, ist das Sache des Eigentümers. Die Abgrenzung erklärt der Beitrag zu Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum.
- Der WEG-Verwalter kümmert sich nicht um die Mieter einzelner Eigentümer. Wer seine Wohnung vermietet, bleibt selbst Vermieter – oder beauftragt dafür eine Sondereigentumsverwaltung.
- Die Verwaltung entscheidet nicht anstelle der Eigentümer. In der WEG entscheidet die Versammlung, im Mietshaus der Eigentümer; die Verwaltung bereitet vor und führt aus.
- Die Verwaltung ersetzt weder Rechtsanwalt noch Steuerberater. Sie liefert die Zahlen für die Steuererklärung und erkennt, wann fachlicher Rat nötig ist, berät aber nicht im Einzelfall.
Wie teilen sich Verwaltung und Eigentümer die Arbeit?
Gute Verwaltung funktioniert als Zusammenarbeit mit klarer Rollenverteilung. Die Eigentümer legen die Richtung fest: Welche Maßnahmen werden angegangen, wie viel wird zurückgelegt, wie weit reicht die Befugnis der Verwaltung ohne Rückfrage? Die Verwaltung liefert dafür die Grundlagen, hält Fristen ein und setzt um. In der WEG ist der Verwaltungsbeirat das Bindeglied, das die Verwaltung unterstützt und überwacht.
Bei der Hausverwaltung Doll hat jedes Objekt einen festen Ansprechpartner, der die Vorgänge kennt. Welche Aufgaben wir für Ihr Objekt übernehmen und welche bei Ihnen bleiben, legen wir im Vertrag eindeutig fest – nach einem kostenlosen, unverbindlichen Erstgespräch.
Passende Leistung
WEG-Verwaltung
Professionelle Verwaltung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft.