Eigentümerversammlung: Vorbereitung, Leitung und Protokoll

Die Vorbereitung beginnt mit einem Termin, der zu Ihrer Gemeinschaft passt, und einem Raum, den alle gut erreichen. Sobald Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan im Entwurf stehen, gehen wir die Tagesordnung mit dem Verwaltungsbeirat durch: Was muss beschlossen werden, was ist nur zu berichten, welche Anträge haben Eigentümer eingereicht. Anträge, die Sie uns rechtzeitig vor dem Versand zuschicken, nehmen wir auf – nachträglich lässt sich über einen Punkt, der nicht in der Einladung stand, nicht wirksam beschließen.

Für jede Maßnahme, die Geld kostet, holen wir vorab Vergleichsangebote ein und legen sie der Einladung bei oder fassen sie nachvollziehbar zusammen. Die Einladung geht in Textform an alle Eigentümer – also per Brief oder E-Mail – und zwar mindestens drei Wochen vor dem Termin, sofern die Gemeinschaftsordnung keine längere Frist vorsieht. Wie das im Einzelnen geregelt ist, lesen Sie im Ratgeber zur Eigentümerversammlung.

Über die Beschlüsse fertigen wir unverzüglich eine Niederschrift an. Unterschrieben wird sie vom Versammlungsleiter, von einem Wohnungseigentümer und – wenn ein Beirat bestellt ist – von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter. Anschließend erhalten die Eigentümer das Protokoll, damit auch diejenigen, die nicht dabei waren, die Ergebnisse rechtzeitig kennen: Die Frist für eine Anfechtungsklage beträgt einen Monat ab Beschlussfassung, nicht ab Zugang des Protokolls.

Parallel tragen wir jeden Beschluss mit Datum und Wortlaut in die Beschluss-Sammlung ein. Sie ist das Gedächtnis der Gemeinschaft und wichtig für jeden späteren Käufer einer Wohnung. Danach beginnt die eigentliche Arbeit: Aufträge vergeben, Vorschüsse anpassen, Termine abstimmen. Sie und der Beirat erfahren, was aus den Beschlüssen geworden ist.