Beschluss-Sammlung der WEG: Inhalt, Führung und Einsicht

Wer in eine Eigentümergemeinschaft eintritt, übernimmt ihre Geschichte. Beschlüsse, die vor zehn Jahren gefasst wurden, gelten auch für den, der gestern gekauft hat: die Regelung zur Tierhaltung, der geänderte Kostenschlüssel für den Aufzug, die Genehmigung der Markisen in einheitlicher Farbe. Damit niemand Protokollordner aus Jahrzehnten durchsuchen muss, schreibt das Gesetz seit 2007 eine Beschluss-Sammlung vor.

Was ist die Beschluss-Sammlung und wozu dient sie?

Die Beschluss-Sammlung ist ein chronologisches Register. Sie gibt in knapper Form wieder, was in der Gemeinschaft beschlossen oder gerichtlich entschieden wurde. Ihr Zweck ist Information: Eigentümer, Verwaltung und Erwerber sollen sich schnell einen Überblick über die geltende Beschlusslage verschaffen können.

Sie ersetzt nicht die Niederschrift der Versammlung. Das Protokoll dokumentiert die einzelne Versammlung mit Anwesenheit, Anträgen und Abstimmungsergebnissen. Die Sammlung führt über alle Versammlungen hinweg nur die Ergebnisse zusammen. Was ins Protokoll gehört, beschreibt der Beitrag zur Eigentümerversammlung.

Wichtig für das Verständnis: Die Eintragung ist keine Voraussetzung für die Wirksamkeit. Ein Beschluss kommt mit der Verkündung in der Versammlung zustande und gilt auch dann, wenn er versehentlich nicht in die Sammlung aufgenommen wurde. Umgekehrt macht eine Eintragung einen nicht gefassten Beschluss nicht wirksam.

Was muss in der Beschluss-Sammlung stehen?

§ 24 Abs. 7 WEG zählt den Inhalt auf. Aufzunehmen ist jeweils nur der Wortlaut, nicht die Diskussion oder die Begründung.

Die Pflicht erfasst Beschlüsse und Entscheidungen, die nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. Ältere Beschlüsse müssen nicht nachgetragen werden; für sie bleiben die alten Protokolle die Quelle. Einzutragen sind nach überwiegender Auffassung auch Beschlüsse, mit denen ein Antrag abgelehnt wurde, denn auch die Ablehnung ist ein Beschluss, der angefochten werden kann. Wie ein Umlaufbeschluss zustande kommt, erläutert ein eigener Beitrag.

Wie muss die Beschluss-Sammlung geführt werden?

• Die Einträge sind fortlaufend einzutragen und zu nummerieren.
• Jede Eintragung, jeder Vermerk und jede Löschung ist unverzüglich vorzunehmen und mit Datum zu versehen.
• Ist ein Beschluss angefochten oder aufgehoben worden, ist das beim Eintrag anzumerken.
• Wird ein Beschluss aufgehoben, kann statt der Anmerkung der Eintrag gelöscht werden.
• Ein Eintrag kann auch gelöscht werden, wenn er aus einem anderen Grund für die Eigentümer keine Bedeutung mehr hat.
• Eine bestimmte äußere Form ist nicht vorgeschrieben; die Sammlung kann auf Papier oder elektronisch geführt werden.

Unverzüglich heißt: ohne schuldhaftes Zögern. Die Rechtsprechung versteht darunter einen Zeitraum von wenigen Tagen nach der Versammlung. Der Grund für diese Strenge liegt in der Anfechtungsfrist. Sie beträgt einen Monat ab Beschlussfassung, und ein Eigentümer, der nicht teilgenommen hat, soll sich rechtzeitig informieren können, ohne auf den Versand des Protokolls warten zu müssen.

Sinnvoll, wenn auch nicht vorgeschrieben, sind Hinweise, die das Lesen erleichtern: ein Verweis auf den Tagesordnungspunkt, ein Stichwort zum Thema, ein Vermerk, wenn ein späterer Beschluss einen früheren ändert. Eine Sammlung mit einigen hundert Einträgen ist ohne solche Hilfen kaum zu überblicken.

Wer führt die Beschluss-Sammlung?

Die Sammlung ist nach § 24 Abs. 8 WEG von der Verwaltung zu führen. Fehlt ein Verwalter, ist der Vorsitzende der Eigentümerversammlung dazu verpflichtet, sofern die Eigentümer nicht durch Stimmenmehrheit einen anderen bestimmt haben. Das betrifft vor allem kleine Gemeinschaften, die sich selbst organisieren – ein Punkt, der dort leicht übersehen wird. Mehr dazu im Beitrag WEG ohne Verwalter.

Eine lückenhaft oder gar nicht geführte Sammlung ist eine Pflichtverletzung. Sie kann Ersatzansprüche auslösen, wenn daraus ein Schaden entsteht, und sie ist ein deutliches Signal für die Arbeitsweise einer Verwaltung. Beim Verwalterwechsel gehört die Sammlung zu den Unterlagen, die vollständig zu übergeben sind.

Wer darf die Beschluss-Sammlung einsehen?

Jedem Wohnungseigentümer ist auf sein Verlangen Einsicht zu geben. Dasselbe gilt für einen Dritten, den ein Wohnungseigentümer dazu ermächtigt hat (§ 24 Abs. 7 WEG). Ein besonderes Interesse muss der Eigentümer nicht darlegen. Die Einsicht findet in der Regel bei der Verwaltung statt; viele Verwaltungen übersenden auf Wunsch einen Auszug. Daneben besteht das allgemeine Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nach § 18 Abs. 4 WEG, das auch Protokolle, Verträge und Belege umfasst.

Mieter, Makler oder Kaufinteressenten haben kein eigenes Einsichtsrecht. Sie brauchen die Ermächtigung eines Eigentümers – beim Kauf also die des Verkäufers. Für Verkäufer ist es sinnvoll, diese Ermächtigung von sich aus anzubieten: Ein Interessent, der die Beschlusslage kennt, stellt weniger Fragen im Nachhinein. Auch der Verwaltungsbeirat sollte die Sammlung gelegentlich durchsehen, etwa im Zuge der jährlichen Belegprüfung. So fällt früh auf, wenn Einträge fehlen oder Vermerke über Anfechtungen nicht nachgetragen wurden.

Warum ist die Beschluss-Sammlung beim Wohnungskauf so wichtig?

Beschlüsse wirken gegenüber dem Rechtsnachfolger eines Eigentümers, ohne dass sie im Grundbuch eingetragen sein müssen (§ 10 Abs. 3 WEG). Eine Ausnahme gilt für Beschlüsse, die auf einer Öffnungsklausel in der Gemeinschaftsordnung beruhen und diese abändern: Sie binden einen Erwerber nur, wenn sie im Grundbuch eingetragen sind. Alle anderen Beschlüsse finden Sie nicht im Grundbuch und nicht in der Teilungserklärung, sondern nur in Protokollen und Beschluss-Sammlung.

• Beschlossene, aber noch nicht fällige Sonderumlagen – sie treffen den, der bei Fälligkeit Eigentümer ist.
• Geplante oder beschlossene Sanierungen und ihre Finanzierung.
• Geänderte Kostenverteilungsschlüssel für einzelne Kostenarten.
• Gebrauchsregelungen, etwa zu Tierhaltung, Stellplätzen oder der Nutzung des Gartens.
• Gestattete oder abgelehnte bauliche Veränderungen einzelner Eigentümer.
• Vermerke über Anfechtungsklagen als Hinweis auf Streit in der Gemeinschaft.

Welche weiteren Dokumente vor dem Notartermin auf den Tisch gehören, fasst der Beitrag Eigentumswohnung kaufen: Unterlagen zusammen.