Verwaltungsbeirat: Aufgaben, Wahl und Haftung

In jeder Gemeinschaft gibt es Eigentümer, die sich kümmern: die den Wasserfleck im Keller bemerken, die Abrechnung nachrechnen und wissen, welcher Handwerker beim letzten Mal sauber gearbeitet hat. Der Verwaltungsbeirat gibt diesem Engagement einen festen Rahmen. Er ist kein zweiter Verwalter und kein Aufsichtsrat mit Weisungsrecht, aber er ist das Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung – und in gut geführten Gemeinschaften kaum wegzudenken.

Was ist der Verwaltungsbeirat und ist er Pflicht?

Der Verwaltungsbeirat ist ein Organ der Gemeinschaft, das aus Wohnungseigentümern besteht. Pflicht ist er nicht. Das Gesetz sagt lediglich, dass Wohnungseigentümer durch Beschluss zum Mitglied des Beirats bestellt werden können. Eine Gemeinschaft kann also auch ohne Beirat auskommen, verzichtet dann aber auf eine wichtige Kontrollinstanz.

Vor der Reform bestand der Beirat zwingend aus drei Personen. Seit dem 1. Dezember 2020 legt die Gemeinschaft die Zahl selbst fest. In einer kleinen Anlage kann ein einzelnes Mitglied genügen, in einer großen können es fünf sein. Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Für kleine Anlagen haben wir die Besonderheiten auf der Seite für kleine Eigentümergemeinschaften zusammengestellt.

Welche Aufgaben hat der Beirat?

Die Überwachungsaufgabe hat der Gesetzgeber mit der Reform ausdrücklich ins Gesetz geschrieben. Sie ist das Gegengewicht dazu, dass die Verwaltung seither weitergehende Befugnisse nach außen hat. Kern der Beiratsarbeit bleibt die Rechnungsprüfung: Der Beirat sieht stichprobenartig oder vollständig die Belege durch, gleicht Kontostände ab und prüft, ob die Verteilerschlüssel stimmen. Worauf es dabei ankommt, zeigt der Beitrag zur WEG-Jahresabrechnung.

Was der Beirat nicht darf

• Er kann der Verwaltung keine Weisungen erteilen.
• Er kann nicht anstelle der Eigentümerversammlung entscheiden. Die Versammlung kann ihm durch Beschluss einzelne, klar begrenzte Entscheidungen übertragen, etwa die Auswahl unter mehreren Angeboten innerhalb eines Kostenrahmens.
• Er kann keine Verträge für die Gemeinschaft schließen, soweit ihm das nicht ausdrücklich übertragen ist.
• Er ist nicht Vertreter einzelner Eigentümer und nicht deren Rechtsberater.

Wie wird der Beirat gewählt?

Die Bestellung erfolgt durch Beschluss der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit. Der Punkt muss in der Einladung angekündigt sein. Nach dem Gesetz können nur Wohnungseigentümer Mitglied werden; die Gemeinschaftsordnung kann davon abweichen. Gehört eine Wohnung einer Gesellschaft, kann nach verbreiteter Auffassung deren gesetzlicher Vertreter in den Beirat gewählt werden.

Eine feste Amtszeit sieht das Gesetz nicht vor. Die Bestellung gilt, bis das Mitglied abberufen wird, sein Amt niederlegt oder sein Wohnungseigentum veräußert. Viele Gemeinschaften befristen die Bestellung im Beschluss auf zwei oder drei Jahre – das erleichtert den Wechsel und zwingt dazu, das Thema regelmäßig auf die Tagesordnung zu nehmen. Die Abberufung ist jederzeit durch Mehrheitsbeschluss möglich.

Wofür haftet der Verwaltungsbeirat?

Beiratsmitglieder können der Gemeinschaft auf Schadensersatz haften, wenn sie ihre Pflichten verletzen, etwa eine Abrechnung ungeprüft durchwinken und dadurch ein Schaden entsteht. Um das Ehrenamt attraktiv zu halten, hat der Gesetzgeber die Haftung begrenzt: Sind die Mitglieder unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Abs. 3 WEG). Für einfache Fahrlässigkeit, also das gewöhnliche Versehen, haften sie nicht.

Der Ersatz tatsächlicher Auslagen wie Porto oder Fahrtkosten ändert daran nach allgemeinem Verständnis nichts. Erhält ein Mitglied dagegen eine echte Vergütung für seine Tätigkeit, kann das Haftungsprivileg entfallen. Zusätzlich kann die Gemeinschaft beschließen, auf ihre Kosten eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für den Beirat abzuschließen. Die Kosten sind im Verhältnis zum Schutz gering.

Wie arbeiten Beirat und Verwaltung gut zusammen?

Die Zusammenarbeit funktioniert, wenn beide Seiten ihre Rolle kennen. Die Verwaltung führt die Geschäfte, der Beirat begleitet und kontrolliert. Ein Beirat, der jede Rechnung vorab freigeben will, lähmt den Betrieb. Eine Verwaltung, die den Beirat nur einmal im Jahr zur Belegprüfung einlädt, verschenkt dessen Wissen über das Haus.

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   Feste Abstimmungstermine

   Ein oder zwei Termine im Jahr neben der Belegprüfung, in denen laufende Vorgänge, anstehende Maßnahmen und die Tagesordnung besprochen werden.

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   Belegprüfung mit Vorlauf

   Abrechnung und Belege liegen dem Beirat so früh vor, dass Rückfragen vor dem Versand der Einladung geklärt sind.

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   Gemeinsame Vorbereitung der Versammlung

   Tagesordnung und Beschlussvorschläge werden abgestimmt. Der Beirat weiß, welche Themen die Eigentümer bewegen.

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   Klare Kommunikationswege

   Anliegen einzelner Eigentümer gehen an die Verwaltung. Der Beirat bündelt Themen, die das ganze Haus betreffen.

Checkliste: Belegprüfung durch den Beirat

• Anfangs- und Endbestände der Konten mit den Kontoauszügen abgeglichen
• Stand der Erhaltungsrücklage mit dem Vermögensbericht verglichen
• Größere Rechnungen auf Beschluss, Auftrag und sachliche Richtigkeit geprüft
• Verteilerschlüssel mit Gemeinschaftsordnung und Beschlüssen abgeglichen
• Hausgeldrückstände und den Stand ihrer Beitreibung erfragt
• Auffällige Abweichungen zum Vorjahr und zum Wirtschaftsplan geklärt
• Ergebnis der Prüfung schriftlich als Stellungnahme festgehalten

Für Beiräte, die über einen Verwalterwechsel nachdenken oder ihre Rolle neu ordnen wollen, haben wir eine eigene Seite: Hausverwaltung für Verwaltungsbeiräte. Dort steht auch, wie wir die Zusammenarbeit mit dem Beirat in der laufenden Verwaltung gestalten.