Eigentümerversammlung: Einladung, Ablauf und Protokoll

In der Eigentümerversammlung entscheidet die Gemeinschaft über alles Wesentliche: Hausgeld, Sanierungen, die Bestellung der Verwaltung, die Hausordnung. Was hier beschlossen wird, bindet auch diejenigen, die nicht gekommen sind. Formfehler bei Einladung und Durchführung machen Beschlüsse angreifbar – deshalb lohnt es sich, die Spielregeln zu kennen.

Wer lädt zur Eigentümerversammlung ein?

Die Versammlung wird von der Verwaltung einberufen, und zwar mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Darüber hinaus muss sie einberufen werden, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer das in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt.

Fehlt eine Verwaltung oder weigert sie sich pflichtwidrig, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Wohnungseigentümer einladen. Gemeinschaften ohne Beirat sollten einen solchen Ermächtigungsbeschluss vorsorglich fassen, damit sie im Ernstfall handlungsfähig bleiben. Welche Rolle der Beirat sonst spielt, erklärt der Beitrag zum Verwaltungsbeirat.

Welche Form und welche Frist gelten für die Einladung?

Die Einladung muss Ort, Datum und Uhrzeit nennen und an alle Eigentümer gehen. Ort und Zeit müssen zumutbar sein – eine Versammlung am Werktagvormittag oder weit entfernt vom Objekt ist es in der Regel nicht. Die Tagesordnung muss so genau sein, dass jeder Eigentümer erkennen kann, worüber entschieden werden soll. Ein Punkt „Verschiedenes“ taugt nicht als Grundlage für Beschlüsse von Gewicht.

Eigentümer können verlangen, dass bestimmte Punkte auf die Tagesordnung gesetzt werden, wenn die Behandlung ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. Am einfachsten ist es, Wünsche einige Wochen vor dem üblichen Versammlungstermin bei der Verwaltung anzumelden.

Wann ist die Versammlung beschlussfähig?

Immer. Vor der Reform war eine Versammlung nur beschlussfähig, wenn die erschienenen Eigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertraten; andernfalls musste eine zweite Versammlung angesetzt werden. Diese Hürde ist entfallen. Auch wenn nur wenige Eigentümer erscheinen oder vertreten sind, können wirksame Beschlüsse gefasst werden. Wer nicht teilnimmt und keine Vollmacht erteilt, überlässt die Entscheidung den Anwesenden.

Für die Mehrheit zählen nur die abgegebenen Ja- und Nein-Stimmen; Enthaltungen bleiben unberücksichtigt. Nach dem Gesetz hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme, unabhängig von der Zahl seiner Wohnungen. Viele Gemeinschaftsordnungen regeln das anders und verteilen das Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen oder nach Einheiten. Ein Blick in die Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung klärt, was bei Ihnen gilt.

Wer nicht selbst teilnehmen kann, darf sich vertreten lassen. Die Vollmacht braucht Textform. Manche Gemeinschaftsordnungen beschränken den Kreis möglicher Vertreter, etwa auf Ehegatten, andere Eigentümer oder die Verwaltung.

Wie läuft die Versammlung ab?

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   Eröffnung und Feststellungen

   Den Vorsitz führt die Verwaltung, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt. Zu Beginn werden die ordnungsgemäße Einladung, die Anwesenheit und die vorliegenden Vollmachten festgestellt.

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   Berichte

   Die Verwaltung berichtet über das abgelaufene Jahr, den Stand der Konten und der Rücklage sowie über die Umsetzung früherer Beschlüsse. Der Beirat gibt seine Stellungnahme zu Abrechnung und Wirtschaftsplan ab.

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   Aussprache und Abstimmung

   Jeder Tagesordnungspunkt wird erläutert und diskutiert. Danach wird über einen klar formulierten Beschlussantrag abgestimmt.

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   Feststellung und Verkündung

   Der Versammlungsleiter zählt die Stimmen aus und verkündet das Ergebnis. Erst mit dieser Verkündung kommt der Beschluss zustande.

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   Niederschrift und Beschluss-Sammlung

   Die Beschlüsse werden protokolliert und unverzüglich in die Beschluss-Sammlung eingetragen.

Die Versammlung ist nicht öffentlich. Teilnehmen dürfen die Eigentümer und ihre zulässigen Vertreter. Gäste, Mieter oder Berater sind nur zugelassen, wenn die Gemeinschaftsordnung es erlaubt, die Versammlung zustimmt oder ein berechtigtes Interesse besteht. Unter welchen Voraussetzungen Eigentümer online teilnehmen können, behandelt der Beitrag zur hybriden und virtuellen Eigentümerversammlung.

Was muss ins Protokoll?

Über die gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Sie ist vom Vorsitzenden der Versammlung und einem Wohnungseigentümer zu unterschreiben und, wenn ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter. Üblich ist ein Ergebnisprotokoll: Es hält Anträge, Abstimmungsergebnisse und den verkündeten Beschluss fest, nicht jeden Wortbeitrag.

• Ort, Datum, Beginn und Ende der Versammlung
• Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers
• Anwesende und vertretene Eigentümer mit ihren Stimmanteilen
• Wortlaut jedes Beschlussantrags
• Abstimmungsergebnis mit Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen
• Das verkündete Beschlussergebnis
• Die erforderlichen Unterschriften

Daneben führt die Verwaltung die Beschluss-Sammlung. Sie enthält den Wortlaut aller verkündeten Beschlüsse und der gerichtlichen Entscheidungen in fortlaufender Nummerierung. Jeder Eigentümer darf sie einsehen. Für Kaufinteressenten ist sie die zuverlässigste Quelle, um zu erfahren, was in einer Gemeinschaft gilt.

Was gilt, wenn bei der Versammlung Fehler passieren?

Ein Beschluss, der unter einem Form- oder Inhaltsfehler leidet, ist in der Regel nicht automatisch unwirksam. Er bleibt gültig, bis ein Gericht ihn für ungültig erklärt. Dafür muss ein Eigentümer innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung Anfechtungsklage erheben. Die Frist läuft unabhängig davon, wann das Protokoll verschickt wird. Einzelheiten finden Sie im Beitrag WEG-Beschluss anfechten.

Eine gute Versammlung beginnt Wochen vorher: mit einer Tagesordnung, die mit dem Beirat abgestimmt ist, mit vollständigen Unterlagen und mit Beschlussvorschlägen, die so formuliert sind, dass sie später auch umgesetzt werden können. Wie wir Versammlungen vorbereiten und nachbereiten, lesen Sie auf der Seite zur Eigentümerversammlung.