Umlaufbeschluss in der WEG: Beschließen ohne Versammlung

Die Versammlung ist seit zwei Monaten vorbei, da trifft das dritte Angebot für die Dachreparatur ein – günstiger als die beiden, die in der Versammlung vorlagen. Muss die Gemeinschaft deshalb noch einmal zusammenkommen? Nicht unbedingt. Das Gesetz erlaubt Beschlüsse auch außerhalb der Versammlung. Der Umlaufbeschluss hat allerdings eigene Regeln, und wer sie nicht beachtet, hält am Ende ein Stück Papier ohne Wirkung in der Hand.

Was ist ein Umlaufbeschluss?

Nach § 23 Abs. 3 WEG ist ein Beschluss auch ohne Versammlung gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären. Der Name stammt aus der Zeit, als ein Schriftstück tatsächlich von Tür zu Tür gereicht und unterschrieben wurde. Heute läuft das Verfahren meist per E-Mail oder Brief.

Der Umlaufbeschluss ist ein vollwertiger Beschluss. Er bindet die Gemeinschaft genauso wie ein Beschluss aus der Eigentümerversammlung, wird in die Beschluss-Sammlung eingetragen und kann angefochten werden. Was fehlt, ist die gemeinsame Aussprache – und das ist zugleich seine größte Schwäche.

Was bedeutet Textform?

Vor der WEG-Reform war Schriftform nötig, also die eigenhändige Unterschrift jedes Eigentümers. Seit dem 1. Dezember 2020 genügt Textform im Sinne von § 126b BGB: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden erkennen lässt. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

• Ausreichend sind zum Beispiel Brief, Fax und E-Mail.
• Auch Erklärungen über andere elektronische Kanäle können genügen, wenn sie dauerhaft gespeichert werden können und der Absender eindeutig erkennbar ist.
• Nicht ausreichend ist eine mündliche oder telefonische Zustimmung.
• Die Erklärung muss sich auf den konkreten, ausformulierten Beschlussantrag beziehen.

Allstimmigkeit oder Mehrheit – welche Zustimmung ist nötig?

Der Grundsatz ist streng: Alle Wohnungseigentümer müssen zustimmen. Gemeint sind wirklich alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer, nicht nur diejenigen, die antworten. Eine einzige Nein-Stimme, eine Enthaltung oder ein Eigentümer, der sich nicht meldet, lässt den Beschluss scheitern. In kleinen Gemeinschaften mit gutem Einvernehmen funktioniert das, in größeren selten.

Deshalb hat der Gesetzgeber eine Erleichterung geschaffen. Die Eigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Dieser sogenannte Absenkungsbeschluss wird in der Regel in einer Versammlung gefasst. Er öffnet den Weg, eine bestimmte, bereits diskutierte Frage anschließend im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit zu entscheiden.

Wichtig ist die Beschränkung auf den einzelnen Gegenstand. Die Gemeinschaft kann nicht pauschal beschließen, dass künftig alle Umlaufbeschlüsse mit einfacher Mehrheit gefasst werden. Der Absenkungsbeschluss muss die Frage benennen, um die es geht, zum Beispiel die Auswahl unter den noch ausstehenden Angeboten für eine bestimmte Maßnahme.

Wie läuft ein Umlaufbeschluss ab?

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   Beschlussantrag formulieren

   Der Antrag muss so klar sein, dass er mit Ja oder Nein beantwortet werden kann. Dazu gehören alle Unterlagen, die für die Entscheidung nötig sind, etwa Angebote oder Kostenschätzungen.

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   An alle Eigentümer versenden

   In der Regel leitet die Verwaltung das Verfahren ein. Der Antrag geht an sämtliche Eigentümer, verbunden mit einer Frist für die Rückmeldung.

3. 3

   Stimmen in Textform einsammeln

   Jeder Eigentümer erklärt seine Zustimmung oder Ablehnung in Textform. Die Verwaltung dokumentiert die Eingänge.

4. 4

   Ergebnis feststellen und mitteilen

   Nach Fristablauf stellt der Initiator fest, ob die nötige Zustimmung erreicht ist, und teilt das Ergebnis allen Eigentümern mit. Erst mit dieser Mitteilung ist der Beschluss zustande gekommen.

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   In die Beschluss-Sammlung eintragen

   Der Beschluss wird unverzüglich in die Beschluss-Sammlung aufgenommen.

Die Mitteilung des Ergebnisses ersetzt die Verkündung in der Versammlung. Mit ihr beginnt auch die Monatsfrist für eine Anfechtung. Mehr zu Fristen und Verfahren finden Sie im Beitrag WEG-Beschluss anfechten.

Wofür eignet sich der Umlaufbeschluss – und wofür nicht?

Der Umlaufbeschluss ist ein Werkzeug für klar umrissene Entscheidungen, bei denen die Sachlage auf dem Tisch liegt. Er spart die Einladungsfrist von drei Wochen und den Aufwand einer außerordentlichen Versammlung. Typische Fälle sind die Auftragsvergabe nach einem nachgereichten Angebot, die Zustimmung zu einer kleineren Maßnahme zwischen zwei Versammlungen oder eine Korrektur eines Beschlusses, dessen Wortlaut sich als unpraktikabel erwiesen hat.

Weniger geeignet ist er für alles, was erklärt und diskutiert werden muss: Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan, große Sanierungen, die Wahl einer neuen Verwaltung. Hier brauchen die Eigentümer die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Einwände zu hören. Wenn die Anreise das eigentliche Hindernis ist, ist die hybride oder virtuelle Versammlung der bessere Weg.

Typische Fehler beim Umlaufbeschluss

• Alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer wurden angeschrieben, auch Miteigentümer einer Wohnung
• Der Beschlussantrag ist ausformuliert und eindeutig
• Die Rückmeldefrist ist angemessen und klar benannt
• Jede Stimme liegt in Textform vor und ist dokumentiert
• Bei Mehrheitsentscheidung: Der Absenkungsbeschluss für genau diesen Gegenstand liegt vor
• Das Ergebnis wurde festgestellt und allen Eigentümern mitgeteilt
• Der Beschluss steht in der Beschluss-Sammlung

Der häufigste Fehler ist das fehlende Ende: Die Zustimmungen sind eingegangen, aber niemand stellt das Ergebnis fest und gibt es bekannt. Dann gibt es keinen Beschluss, auf den sich die Verwaltung bei der Auftragsvergabe stützen könnte. Ebenso heikel ist der Versuch, ohne Absenkungsbeschluss eine Mehrheit ausreichen zu lassen.

In der Praxis lohnt es sich, schon bei der Vorbereitung der Versammlung mitzudenken: Fehlt absehbar noch ein Angebot oder ein Gutachten, kann der Absenkungsbeschluss gleich mit auf die Tagesordnung. So muss die Gemeinschaft später nicht erneut zusammenkommen. Wie wir Beschlüsse nach der Versammlung weiterverfolgen, beschreibt die Seite zur Beschlussumsetzung.