Woran erkennt man eine gute Hausverwaltung?

Ob eine Verwaltung gut arbeitet, merkt man selten im ersten Monat. Es zeigt sich über ein, zwei Jahre: an der Abrechnung, an der Versammlung, an der Art, wie ein Wasserschaden abgewickelt wird. Umso wichtiger ist es, vor der Entscheidung die richtigen Fragen zu stellen – und bei einer bestehenden Verwaltung die Zeichen richtig zu lesen. Die folgenden Kriterien sind bewusst so gewählt, dass Sie sie selbst überprüfen können.

An welchen Kriterien lässt sich gute Verwaltung messen?

Auffällig ist, was in dieser Liste fehlt: der Preis. Er gehört in die Entscheidung, sagt aber über die Qualität nichts aus. Wie sich Angebote sinnvoll vergleichen lassen, steht im Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung?.

Welche formalen Voraussetzungen sollte eine Verwaltung erfüllen?

Wer gewerblich Wohnimmobilien verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung. Sie setzt unter anderem geordnete Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflichtversicherung voraus; außerdem besteht eine gesetzliche Pflicht zur regelmäßigen Weiterbildung. Sie dürfen sich Erlaubnis und Versicherungsnachweis zeigen lassen – eine seriöse Verwaltung hat damit kein Problem.

Für Wohnungseigentümergemeinschaften kommt § 26a WEG hinzu: Seit dem 1. Dezember 2023 kann grundsätzlich jeder Eigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Als zertifiziert gilt, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine entsprechende Prüfung abgelegt hat oder einem zertifizierten Verwalter rechtlich gleichgestellt ist. Für kleine, von einem Eigentümer selbst verwaltete Gemeinschaften sieht das Gesetz eine Ausnahme vor. Fragen Sie im Auswahlverfahren konkret nach, wie die Verwaltung diese Anforderung erfüllt.

Welche Warnsignale sollten Eigentümer ernst nehmen?

Jede Verwaltung macht Fehler, und ein einzelner verspäteter Rückruf ist kein Grund zur Sorge. Bedenklich wird es, wenn sich Muster zeigen:

• Die Abrechnung kommt Jahr für Jahr später oder muss mehrfach korrigiert werden.
• Belegeinsicht wird verzögert, erschwert oder nur widerwillig gewährt.
• Die Eigentümerversammlung findet nicht jährlich statt oder wird ohne aussagekräftige Unterlagen einberufen.
• Beschlüsse tauchen in der nächsten Versammlung unerledigt wieder auf – ohne Erklärung.
• Der Ansprechpartner wechselt häufig, und niemand kennt die Vorgeschichte des Objekts.
• Aufträge gehen ohne Vergleichsangebote stets an dieselben Firmen, auch bei größeren Summen.
• Der Stand der Rücklage oder der Konten lässt sich nicht kurzfristig belegen.
• Schadensmeldungen von Bewohnern bleiben wochenlang unbeantwortet.
• Wartungen und Prüfungen sind nicht dokumentiert; Protokolle fehlen.

Besonders ernst zu nehmen sind alle Punkte, die mit Geld und Fristen zu tun haben. Eine verspätete Betriebskostenabrechnung kann Nachforderungen kosten; unklare Kontostände sind ein Fall für sofortige Nachfrage – in der WEG am besten über den Verwaltungsbeirat.

Welche Fragen sollten Sie im Erstgespräch stellen?

Ein Erstgespräch ist keine Präsentation, sondern ein gegenseitiges Kennenlernen. Achten Sie darauf, ob die Verwaltung selbst Fragen stellt – nach Unterlagen, Zustand, Rückständen, anstehenden Maßnahmen. Wer ein Angebot abgibt, ohne das Objekt verstanden zu haben, kalkuliert ins Blaue. Diese Punkte sollten Sie ansprechen:

• Wer wird unser Ansprechpartner, und wer vertritt ihn bei Urlaub oder Krankheit?
• Bis wann liegt bei Ihnen üblicherweise die Jahres- beziehungsweise Betriebskostenabrechnung vor?
• Wie oft wird das Objekt begangen, und wie wird das Ergebnis dokumentiert?
• Wie melden Eigentümer und Mieter einen Schaden, und wie erfahren sie, was daraus wird?
• Ab welcher Auftragssumme holen Sie Vergleichsangebote ein?
• Wie und bei welcher Bank werden die Gelder geführt, und auf wessen Namen lauten die Konten?
• Welche Leistungen sind in der Grundvergütung enthalten, welche werden gesondert berechnet?
• Wie läuft die Übernahme von der bisherigen Verwaltung ab?
• Können wir Erlaubnis nach § 34c GewO und Versicherungsnachweis sehen?

Passt die Verwaltung zum Objekt?

Neben der handwerklichen Qualität zählt, ob Verwaltung und Objekt zueinander passen. Eine Verwaltung, die überwiegend große Wohnanlagen betreut, ist für ein Sechsfamilienhaus nicht automatisch die richtige Wahl – und umgekehrt. Ortsnähe ist kein Selbstzweck, hilft aber konkret: bei Begehungen, bei Terminen mit Handwerkern und bei Versammlungen, die in erreichbarer Nähe stattfinden.

Die Hausverwaltung Doll ist der neu gestartete Verwaltungsbereich von Doll Immobilien, das seit 2017 als Makler in Salzgitter tätig ist. Wir arbeiten in Salzgitter, Wolfenbüttel, Braunschweig und im Raum Lengede, mit festem Ansprechpartner je Objekt und einem regionalen Handwerkernetzwerk. Ob das zu Ihrem Objekt passt, klären wir am besten im Gespräch.

Was tun, wenn die aktuelle Verwaltung nicht überzeugt?

Wer eine bestehende Verwaltung einschätzen möchte, braucht dafür keine Fachkenntnisse, nur drei Unterlagen: die letzten drei Abrechnungen, das Protokoll der letzten Versammlung und die aktuelle Beschluss-Sammlung. Notieren Sie, wann die Abrechnungen jeweils eingegangen sind, und gehen Sie die Beschlüsse einzeln durch – erledigt, in Arbeit oder ohne Nachricht. Bei einem Mietshaus leisten die Zustelldaten der Betriebskostenabrechnungen und eine Liste der offenen Reparaturen denselben Dienst. Das Ergebnis ist eine sachliche Grundlage für das Gespräch mit der Verwaltung und, falls nötig, für die Entscheidung über einen Wechsel.

Der erste Schritt ist das Gespräch – mit konkreten Punkten und einer Frist. Manches lässt sich klären. Ändert sich nichts, ist ein Wechsel kein Drama: Eine WEG kann ihren Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen, der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später. Wie das abläuft, beschreibt der Ratgeber zum Verwalterwechsel; für Mietobjekte gilt ein einfacherer Weg, den der Beitrag Mietverwaltung wechseln erklärt.