Das Wichtigste in Kürze
Wer an der Eigentümerversammlung nicht teilnehmen kann, darf sich vertreten lassen. Die Vollmacht bedarf nach § 25 Abs. 3 WEG der Textform – eine E-Mail oder ein eingescanntes Formular genügt. Grundsätzlich kann jede Person bevollmächtigt werden, viele Gemeinschaftsordnungen beschränken den Kreis aber auf Ehegatten, Miteigentümer oder die Verwaltung. Weisungen zum Abstimmungsverhalten sind sinnvoll, binden aber nur den Vertreter.
Seit jede Eigentümerversammlung unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig ist, hat die Vollmacht an Bedeutung gewonnen. Wer fehlt und niemanden schickt, überlässt die Entscheidung über Hausgeld, Sanierungen und Verwalterbestellung denen, die gekommen sind. Mit einer Vollmacht bleibt die eigene Stimme im Raum. Damit sie auch zählt, müssen Form und Person des Vertreters stimmen. Den Ablauf der Versammlung selbst beschreibt der Beitrag zur Eigentümerversammlung.
Welche Form braucht die Vollmacht?
Nach § 25 Abs. 3 WEG bedürfen Vollmachten zu ihrer Gültigkeit der Textform. Textform bedeutet: eine lesbare Erklärung, die die Person des Erklärenden nennt und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Es genügen ein Brief, eine E-Mail, ein Fax oder ein ausgefülltes und eingescanntes Formular. Eine nur mündlich oder telefonisch erteilte Vollmacht reicht nicht.
Der Vertreter sollte die Vollmacht in der Versammlung vorlegen können, als Ausdruck oder auf dem Bildschirm. Kann er seine Bevollmächtigung nicht nachweisen, darf der Versammlungsleiter die Stimmabgabe zurückweisen. Viele Verwaltungen legen der Einladung ein Formular bei und bitten darum, Vollmachten vorab zu übersenden. Das erleichtert die Feststellung der Stimmen zu Beginn der Versammlung.
Wen dürfen Sie bevollmächtigen?
Das Gesetz schränkt den Kreis der Vertreter nicht ein. Ohne besondere Regelung können Sie jede geschäftsfähige Person bevollmächtigen: den Ehepartner, ein erwachsenes Kind, einen Miteigentümer, die Verwaltung, einen Rechtsanwalt oder Ihren Mieter. Anders ist es, wenn die Gemeinschaftsordnung eine Vertreterklausel enthält. Solche Klauseln sind verbreitet und grundsätzlich zulässig, weil die Versammlung nicht öffentlich ist und der Kreis der Teilnehmer überschaubar bleiben soll.
| Vertreter | Vorteil | Zu beachten |
|---|---|---|
| Ehegatte oder naher Angehöriger | Kennt Ihre Interessen und die Wohnung | Von den meisten Vertreterklauseln erfasst; bei Lebensgefährten kommt es auf den Wortlaut der Klausel an |
| Anderer Wohnungseigentümer | Kennt die Anlage und die Themen | Kann eigene, abweichende Interessen haben – klare Weisungen erteilen |
| Verwaltung | Ist ohnehin anwesend | Kann bei Beschlüssen in eigener Sache nicht ohne Weiteres für Sie abstimmen; nur mit Weisungen sinnvoll |
| Verwaltungsbeirat | Ist mit Abrechnung und Tagesordnung vertraut | Bei der Entlastung des Beirats gelten dieselben Einschränkungen wie bei der Verwaltung |
| Außenstehender, etwa Mieter oder Berater | Sachkunde oder räumliche Nähe | Nur zulässig, wenn die Gemeinschaftsordnung den Vertreterkreis nicht beschränkt |
Eine Vertreterklausel gilt nicht ausnahmslos. Ist es einem Eigentümer im Einzelfall nicht zumutbar, sich an die Beschränkung zu halten – etwa weil er selbst verhindert ist, keinen der zugelassenen Vertreter hat und ein zerstrittenes Verhältnis zu den Miteigentümern besteht –, kann die Gemeinschaft verpflichtet sein, einen anderen Vertreter zuzulassen. Verlassen sollte man sich darauf nicht. Lesen Sie die Regelung in Ihrer Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung rechtzeitig vor der Versammlung.
Wie wirken Weisungen an den Vertreter?
Sie können die Vollmacht mit Weisungen verbinden: zu Tagesordnungspunkt 4 mit Ja stimmen, zu Punkt 6 mit Nein, im Übrigen nach eigenem Ermessen. Das ist vor allem dann ratsam, wenn Sie die Verwaltung oder einen Miteigentümer bevollmächtigen. Rechtlich wirken Weisungen im Verhältnis zwischen Ihnen und dem Vertreter. Stimmt der Vertreter weisungswidrig ab, ist die Stimme gegenüber der Gemeinschaft in der Regel trotzdem wirksam abgegeben. Sie können sich dann nur an den Vertreter halten.
Praktisch heißt das: Bevollmächtigen Sie jemanden, dem Sie vertrauen, und formulieren Sie die Weisungen eindeutig. Bedenken Sie auch, dass in der Versammlung Anträge geändert werden können. Ein Zusatz, wie der Vertreter bei geänderten Beschlussanträgen verfahren soll – enthalten, nach Ermessen oder im Sinne der ursprünglichen Weisung –, vermeidet Unsicherheit.
Wann darf der Vertreter nicht abstimmen?
Ein Wohnungseigentümer ist nach § 25 Abs. 4 WEG nicht stimmberechtigt, wenn der Beschluss ein Rechtsgeschäft mit ihm oder einen Rechtsstreit gegen ihn betrifft. Dieses Stimmverbot lässt sich nicht durch eine Vollmacht umgehen: Der Betroffene kann weder selbst abstimmen noch einen anderen für sich abstimmen lassen. Umgekehrt ist nach verbreiteter Auffassung auch ein Bevollmächtigter gehindert, fremde Stimmen in einer Angelegenheit abzugeben, die ihn selbst betrifft. Der wichtigste Fall ist die Verwaltung, die mit den ihr erteilten Vollmachten nicht über ihre eigene Entlastung abstimmen soll.
Was sollte in der Vollmacht stehen?
- Name und Anschrift des Vollmachtgebers sowie die Bezeichnung der Einheit, etwa die Wohnungsnummer
- Name des Bevollmächtigten
- Die Versammlung, für die die Vollmacht gilt, mit Datum – oder der ausdrückliche Hinweis, dass sie für alle künftigen Versammlungen gilt
- Umfang: Teilnahme, Rede- und Antragsrecht, Stimmabgabe zu allen Tagesordnungspunkten
- Weisungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten, soweit gewünscht
- Regelung für geänderte Anträge und für eine Fortsetzungs- oder Wiederholungsversammlung
- Erlaubnis oder Ausschluss einer Untervollmacht
- Ort, Datum und Name des Erklärenden
Eine Dauervollmacht ist zulässig und für Eigentümer praktisch, die weit entfernt wohnen. Sie gilt, bis sie widerrufen wird. Der Widerruf ist jederzeit möglich. Er sollte gegenüber dem Bevollmächtigten und zur Sicherheit auch gegenüber der Verwaltung erklärt werden. Erscheint der Vollmachtgeber selbst in der Versammlung und stimmt ab, geht seine Stimme vor.
Was gilt bei mehreren Eigentümern einer Wohnung?
Gehört eine Wohnung mehreren Personen gemeinsam, etwa Eheleuten oder einer Erbengemeinschaft, können sie das Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 WEG). Geben sie widersprüchliche Stimmen ab, wird die Stimme als Enthaltung gewertet oder ist unwirksam – gezählt wird sie jedenfalls nicht. Erscheint nur einer der Miteigentümer, sollte er eine Vollmacht der übrigen vorlegen können. Für Erbengemeinschaften empfiehlt es sich, dauerhaft eine Person zu benennen; Hintergründe dazu im Beitrag Immobilie in der Erbengemeinschaft.
Käufer, die noch nicht im Grundbuch eingetragen sind, haben kein eigenes Stimmrecht. Der Verkäufer kann sie aber bevollmächtigen, soweit die Gemeinschaftsordnung das nicht ausschließt. In Kaufverträgen ist eine solche Vollmacht für die Zeit zwischen Besitzübergang und Umschreibung üblich.
Vollmacht oder Online-Teilnahme – was ist die bessere Lösung?
Hat Ihre Gemeinschaft beschlossen, dass Eigentümer elektronisch an der Versammlung teilnehmen können, ist die eigene Teilnahme per Video meist die bessere Wahl: Sie hören die Diskussion und können auf geänderte Anträge reagieren. Die Voraussetzungen erläutert der Beitrag zur hybriden und virtuellen Eigentümerversammlung. Gibt es diese Möglichkeit nicht oder sind Sie zum Termin gar nicht erreichbar, bleibt die Vollmacht das Mittel der Wahl. Für auswärtige Eigentümer lohnt es sich, beides zu kennen.
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