Hybride und virtuelle Eigentümerversammlung: Was erlaubt ist

Eine Eigentümerin wohnt in München, ihre vermietete Wohnung liegt in Salzgitter. Ein Eigentümer arbeitet im Schichtdienst, ein anderer ist nicht mehr gut zu Fuß. Für sie alle ist der Weg in den Versammlungsraum eine Hürde – und in vielen Gemeinschaften entscheidet deshalb seit Jahren derselbe kleine Kreis. Das Gesetz bietet inzwischen zwei Wege, Versammlungen ganz oder teilweise ins Netz zu verlegen. Sie unterscheiden sich deutlich in Voraussetzungen und Folgen.

Präsenz, hybrid oder virtuell – wo liegt der Unterschied?

Davon zu unterscheiden ist der Umlaufbeschluss. Er ist keine Versammlung, sondern eine Abstimmung in Textform ohne gemeinsame Aussprache. Für einzelne, klar umrissene Entscheidungen ist er oft die schnellere Lösung.

Was braucht es für eine hybride Versammlung?

Seit der WEG-Reform können die Eigentümer beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und ihre Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können. Dafür genügt die einfache Mehrheit. Ohne einen solchen Beschluss hat der einzelne Eigentümer keinen Anspruch auf Online-Teilnahme, und die Verwaltung darf sie nicht von sich aus zulassen.

Die Präsenzversammlung bleibt bei diesem Modell bestehen. Niemand wird ins Internet gezwungen; wer lieber im Raum sitzt, kann das weiterhin tun. Der Beschluss sollte regeln, welche Rechte online ausgeübt werden können. Sinnvoll ist die volle Teilnahme: zuhören, sich zu Wort melden, Anträge stellen und abstimmen. Möglich ist aber auch eine eingeschränkte Variante, etwa nur das Zuhören und Abstimmen.

Der Beschluss gilt, bis die Gemeinschaft ihn ändert oder aufhebt. Er muss nicht jedes Jahr neu gefasst werden. Die allgemeinen Regeln für Einladung, Tagesordnung und Protokoll gelten unverändert; sie sind im Beitrag zur Eigentümerversammlung zusammengefasst.

Wann ist eine rein virtuelle Versammlung zulässig?

Seit dem 17. Oktober 2024 erlaubt § 23 Abs. 1a WEG auch Versammlungen ganz ohne physischen Versammlungsort. Die Hürde ist höher als bei der hybriden Form: Der Beschluss braucht mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen. Er kann festlegen, dass die Versammlungen virtuell stattfinden oder stattfinden können, und gilt für einen Zeitraum von längstens drei Jahren ab der Beschlussfassung. Danach muss die Gemeinschaft neu entscheiden.

Inhaltlich verlangt das Gesetz, dass die virtuelle Versammlung hinsichtlich der Teilnahme und der Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar ist. Praktisch heißt das: Die Eigentümer müssen einander hören und möglichst auch sehen können, sie müssen sich zu Wort melden, Fragen stellen, Anträge einbringen und abstimmen können. Eine reine Übertragung ohne Rückkanal genügt dem nicht.

Für die ersten Jahre gibt es eine Übergangsregel: Fasst eine Gemeinschaft den Beschluss vor dem 1. Januar 2028, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten. Der Gesetzgeber wollte damit Eigentümer schützen, die mit der Technik nicht vertraut sind.

Welche Vorteile und Grenzen haben Online-Formate?

• Höhere Beteiligung: Auswärtige Eigentümer und Kapitalanleger nehmen eher teil, wenn die Anreise entfällt.
• Weniger Vollmachten: Wer selbst zugeschaltet ist, hört die Diskussion und kann auf Argumente reagieren.
• Mehr Aufwand in der hybriden Form: Raum, Ton und Bild müssen für beide Gruppen funktionieren, sonst fühlen sich die Zugeschalteten als Zuhörer zweiter Klasse.
• Technische Hürden: Nicht jeder Eigentümer hat ein geeignetes Gerät oder eine stabile Verbindung. Die rein virtuelle Form kann einzelne Eigentümer faktisch ausschließen, wenn niemand ihnen hilft.
• Schwierigere Diskussion: Strittige Themen wie eine große Sanierung lassen sich am Bildschirm schlechter aushandeln als im Raum.

Für viele Gemeinschaften ist die hybride Versammlung deshalb der passende Einstieg. Sie nimmt niemandem etwas weg und senkt die Hürde für alle, die sonst fehlen würden. Gerade für auswärtige Eigentümer ändert sich damit viel.

Wie gelingt die Umsetzung in der Praxis?

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   Beschluss vorbereiten

   Der Tagesordnungspunkt wird in der Einladung zur nächsten Präsenzversammlung angekündigt. Der Beschlussantrag benennt die Form, den Umfang der online ausübbaren Rechte und bei der virtuellen Versammlung die Dauer.

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   Technik festlegen

   Die Verwaltung schlägt ein Videokonferenzsystem vor, das ohne besondere Vorkenntnisse nutzbar ist und eine Einwahl per Telefon als Rückfallebene bietet.

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   Zugang und Identität regeln

   Die Zugangsdaten gehen nur an die Eigentümer. Zu Beginn wird festgestellt, wer zugeschaltet ist und wen er vertritt.

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   Abstimmung organisieren

   Das Verfahren muss eindeutig sein: Handzeichen vor der Kamera, namentlicher Aufruf oder eine Abstimmungsfunktion. Das Ergebnis wird wie in jeder Versammlung festgestellt und verkündet.

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   Protokollieren

   Die Niederschrift hält fest, wer vor Ort und wer elektronisch teilgenommen hat. Die Beschlüsse werden in die Beschluss-Sammlung eingetragen.

Nichtöffentlichkeit und Datenschutz

Auch die Online-Versammlung ist nicht öffentlich. Wer zugeschaltet ist, muss dafür sorgen, dass keine Unbefugten mithören. Eine Aufzeichnung der Versammlung ist ohne Zustimmung der Teilnehmer nicht zulässig. Es empfiehlt sich, beides in den Beschluss oder in begleitende Teilnahmeregeln aufzunehmen.

Wenn die Technik ausfällt

Bricht bei einem einzelnen Eigentümer die Verbindung ab, weil sein Gerät oder sein Anschluss streikt, liegt das grundsätzlich in seinem eigenen Risikobereich. Anders kann es aussehen, wenn die Störung von der Seite der Gemeinschaft ausgeht und Eigentümer dadurch an der Teilnahme oder Abstimmung gehindert werden. Dann können die gefassten Beschlüsse anfechtbar sein. Im Zweifel ist es klüger, die Versammlung zu unterbrechen, als mit unklarer Teilnehmerlage abzustimmen. Wie eine Anfechtung abläuft, steht im Beitrag WEG-Beschluss anfechten.

Checkliste für den Beschlussantrag

• Form benannt: hybride Teilnahme oder virtuelle Versammlung
• Umfang der Rechte festgelegt, die elektronisch ausgeübt werden können
• Bei virtueller Versammlung: Zeitraum von höchstens drei Jahren angegeben
• Technische Mindestanforderungen beschrieben, ohne ein bestimmtes Produkt festzuschreiben
• Regeln zur Vertraulichkeit und zum Verbot von Aufzeichnungen aufgenommen
• Geklärt, wer die Kosten der Technik trägt

Ob eine hybride oder virtuelle Versammlung zu Ihrer Gemeinschaft passt, hängt von der Zahl der Eigentümer, ihrer Zusammensetzung und den anstehenden Themen ab. Im Rahmen unserer WEG-Verwaltung besprechen wir das mit dem Beirat, bevor ein Antrag auf die Tagesordnung kommt.