Pflichten des WEG-Verwalters: Was er darf und was er muss

„Dafür ist doch der Verwalter da“ – der Satz fällt in fast jeder Eigentümerversammlung. Manchmal stimmt er, manchmal nicht. Ein WEG-Verwalter ist weder der Chef der Gemeinschaft noch ihr bloßer Briefkasten. Das Gesetz gibt ihm einen Bereich, in dem er selbst entscheidet, und überlässt den Rest den Eigentümern. Wer diese Linie kennt, kann besser einschätzen, was er von seiner Verwaltung erwarten darf. Einen allgemeinen Überblick über die Arbeit einer Verwaltung gibt der Beitrag Was macht eine Hausverwaltung?.

Welche Stellung hat der Verwalter in der WEG?

Seit der Reform liegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums bei der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst (§ 18 Abs. 1 WEG). Sie handelt durch ihre Organe: Die Eigentümerversammlung entscheidet, der Verwalter führt aus und vertritt, der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht. Ansprüche der einzelnen Eigentümer auf ordnungsmäßige Verwaltung richten sich deshalb gegen die Gemeinschaft, nicht unmittelbar gegen den Verwalter.

Der Verwalter ist der Gemeinschaft verpflichtet – aus seinem Amt und aus dem Verwaltervertrag. Er ist an die Beschlüsse der Eigentümer gebunden und hat sie umzusetzen, auch wenn er sie für unzweckmäßig hält.

Was darf der Verwalter ohne Beschluss entscheiden?

§ 27 Abs. 1 WEG beschreibt zwei Fallgruppen, in denen der Verwalter gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und zugleich verpflichtet ist, selbst zu handeln:

• Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen.
• Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.

Was untergeordnet ist, steht nicht als Betrag im Gesetz. Es kommt auf die Größe der Anlage an: Der Austausch einer defekten Umwälzpumpe mag in einer Anlage mit hundert Wohnungen zum Tagesgeschäft gehören, während dieselbe Ausgabe in einem Sechsparteienhaus bereits einen spürbaren Teil des Jahresbudgets ausmacht. Die zweite Fallgruppe erfasst Eilfälle: den Rohrbruch, die ablaufende Frist in einem Gerichtsverfahren, die Sicherung einer losen Dachpfanne.

Können die Eigentümer die Befugnisse erweitern oder einschränken?

Ja. Nach § 27 Abs. 2 WEG können die Wohnungseigentümer die Rechte und Pflichten des Verwalters durch Beschluss einschränken oder erweitern. Das ist das wichtigste Werkzeug, um Klarheit zu schaffen. Üblich sind Wertgrenzen, bis zu denen die Verwaltung Aufträge allein vergeben darf, ein Jahresbudget für Kleinreparaturen oder die Vorgabe, ab einer bestimmten Auftragssumme den Verwaltungsbeirat einzubinden oder Vergleichsangebote einzuholen.

Solche Beschlüsse nützen beiden Seiten. Die Eigentümer wissen, wofür sie gefragt werden. Die Verwaltung muss nicht bei jedem Auftrag abwägen, ob er noch untergeordnet ist. Wie Beschlüsse anschließend in die Tat umgesetzt werden, zeigt die Seite zur Beschlussumsetzung.

Welche Aufgaben muss der Verwalter in jedem Fall erfüllen?

Neben der Generalklausel des § 27 WEG weist das Gesetz dem Verwalter an verschiedenen Stellen konkrete Aufgaben zu. Hinzu kommen Pflichten aus dem Vertrag und aus dem allgemeinen Maßstab ordnungsmäßiger Verwaltung.

• Mindestens einmal im Jahr die Eigentümerversammlung einberufen und in der Regel leiten (§ 24 WEG)
• Über die Beschlüsse eine Niederschrift aufnehmen und die Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Abs. 6 bis 8 WEG)
• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung aufstellen und einen Vermögensbericht erstellen (§ 28 WEG)
• Beschlüsse der Eigentümer umsetzen und über den Stand berichten
• Die Gelder der Gemeinschaft getrennt vom eigenen Vermögen auf Konten der Gemeinschaft verwalten
• Zahlungen einziehen und leisten, die mit der laufenden Verwaltung zusammenhängen
• Das Gebäude im Blick behalten und die Eigentümer über Erhaltungsbedarf informieren
• Die Eigentümer unverzüglich über eine Klage in einer Wohnungseigentumssache unterrichten (§ 44 Abs. 2 WEG)
• Einsicht in die Verwaltungsunterlagen ermöglichen (§ 18 Abs. 4 WEG)

Bei der Erhaltung des Gebäudes ist die Rollenverteilung besonders wichtig: Der Verwalter stellt den Bedarf fest, holt Angebote ein, bereitet die Entscheidung vor und setzt sie um. Die Entscheidung über größere Maßnahmen und ihre Finanzierung treffen die Eigentümer. Ein Verwalter, der Schäden erkennt und die Eigentümer nicht informiert, verletzt seine Pflichten ebenso wie einer, der ohne Beschluss eine Fassadensanierung beauftragt.

Wie weit reicht die Vertretungsmacht nach außen?

Nach § 9b Abs. 1 WEG vertritt der Verwalter die Gemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich. Diese Vertretungsmacht kann Dritten gegenüber nicht beschränkt werden. Nur für den Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags braucht er einen Beschluss der Eigentümer, damit die Vertretung wirksam ist.

Daraus folgt eine Unterscheidung, die oft übersehen wird: Was der Verwalter kann, ist mehr als das, was er darf. Beauftragt er ohne Beschluss einen Handwerker mit einer großen Sanierung, ist der Vertrag mit dem Handwerker in aller Regel wirksam und die Gemeinschaft muss zahlen. Im Innenverhältnis hat der Verwalter aber seine Befugnisse überschritten und kann der Gemeinschaft für einen daraus entstehenden Schaden haften. Mehr dazu im Beitrag zur Haftung des Verwalters.

Gegenüber dem Verwalter selbst – etwa beim Abschluss oder der Kündigung des Verwaltervertrags – wird die Gemeinschaft durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss ermächtigten Eigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG).

Was gehört nicht zu den Aufgaben des WEG-Verwalters?

Der WEG-Verwalter kümmert sich um das gemeinschaftliche Eigentum. Für das Sondereigentum ist er nicht zuständig: Der tropfende Wasserhahn in der Wohnung, der Streit mit dem eigenen Mieter oder die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter sind Sache des jeweiligen Eigentümers. Wer diese Aufgaben abgeben möchte, kann eine Sondereigentumsverwaltung gesondert beauftragen. Ebenso wenig ist der Verwalter Schlichter in Nachbarschaftsstreitigkeiten oder Rechtsberater einzelner Eigentümer.