Haftung des Verwalters: Pflichtverletzungen, Entlastung, Versicherung

Wer fremdes Vermögen verwaltet, trägt Verantwortung. Ein WEG-Verwalter verfügt über die Konten der Gemeinschaft, vergibt Aufträge und entscheidet im Alltag über vieles, was die Eigentümer erst später erfahren. Geht dabei etwas schief, stellt sich die Frage, wer den Schaden trägt. Die Antwort hängt davon ab, ob der Verwalter eine Pflicht verletzt hat – und ob die Eigentümer ihre Ansprüche nicht selbst aus der Hand gegeben haben.

Wann haftet ein WEG-Verwalter?

Grundlage ist der Verwaltervertrag zusammen mit den gesetzlichen Pflichten des Amts. Verletzt der Verwalter eine dieser Pflichten und hat er das zu vertreten, muss er der Gemeinschaft den daraus entstandenen Schaden ersetzen (§ 280 BGB). Vier Voraussetzungen müssen zusammenkommen:

Der Maßstab ist nicht der eines Bausachverständigen oder Rechtsanwalts. Ein Verwalter muss nicht jeden versteckten Mangel selbst erkennen, wohl aber Anzeichen ernst nehmen, die Eigentümer informieren und empfehlen, Fachleute hinzuzuziehen. Welche Aufgaben im Einzelnen zum Amt gehören, beschreibt der Beitrag zu den Pflichten des WEG-Verwalters.

Welche Pflichtverletzungen sind typisch?

• Beschlüsse werden nicht oder verspätet umgesetzt, etwa eine beschlossene Reparatur nicht beauftragt.
• Erkennbare Mängel am Gemeinschaftseigentum werden den Eigentümern nicht mitgeteilt, sodass sich der Schaden vergrößert.
• Gewährleistungsfristen gegenüber Bauunternehmen oder Handwerkern laufen ab, ohne dass die Eigentümer rechtzeitig auf den drohenden Fristablauf hingewiesen wurden.
• Hausgeldrückstände werden nicht verfolgt, bis Forderungen verjährt oder nicht mehr beizutreiben sind.
• Gelder der Gemeinschaft werden nicht getrennt geführt, falsch verbucht oder ohne Grundlage ausgegeben.
• Aufträge werden ohne den erforderlichen Beschluss vergeben oder ohne die beschlossenen Vergleichsangebote.
• Die Versammlung wird fehlerhaft einberufen oder geleitet, sodass Beschlüsse erfolgreich angefochten werden und der Gemeinschaft Prozesskosten entstehen.
• Versicherungsfälle werden verspätet gemeldet, sodass der Versicherer die Leistung kürzt oder verweigert.

Nicht jede unglückliche Entscheidung ist eine Pflichtverletzung. Setzt der Verwalter einen Beschluss der Eigentümer um, haftet er grundsätzlich nicht dafür, dass sich der Beschluss im Nachhinein als unwirtschaftlich erweist. Er muss die Eigentümer aber vor der Abstimmung auf erkennbare Risiken hinweisen.

Wem gegenüber haftet der Verwalter?

Vertragspartner des Verwalters ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Ihr stehen die Ansprüche in erster Linie zu. Über die Geltendmachung entscheiden die Eigentümer durch Beschluss; gegenüber dem Verwalter wird die Gemeinschaft dabei durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen dazu ermächtigten Eigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG).

Erleidet ein einzelner Eigentümer einen Schaden an seinem Sondereigentum, weil das gemeinschaftliche Eigentum nicht ordnungsgemäß verwaltet wurde, ist sein Anspruchsgegner seit der Reform in erster Linie die Gemeinschaft. Sie ist für die Verwaltung verantwortlich und kann ihrerseits beim Verwalter Rückgriff nehmen, wenn dieser den Schaden pflichtwidrig verursacht hat. Ob daneben ein unmittelbarer Anspruch gegen den Verwalter in Betracht kommt, hängt vom Einzelfall ab und sollte rechtlich geprüft werden.

Was bewirkt die Entlastung des Verwalters?

In vielen Versammlungen steht nach der Abrechnung der Punkt „Entlastung der Verwaltung“ auf der Tagesordnung. Er wird oft als Formalie behandelt, hat aber rechtliches Gewicht: Mit der Entlastung billigen die Eigentümer die Amtsführung für den betreffenden Zeitraum. Nach der Rechtsprechung wirkt das wie ein Verzicht auf Ansprüche, die den Eigentümern bekannt waren oder die sie bei sorgfältiger Prüfung der vorgelegten Unterlagen hätten erkennen können.

Nicht erfasst sind Ansprüche aus Umständen, die der Verwalter verschwiegen hat oder die aus den Unterlagen nicht ersichtlich waren. Einen gesetzlichen Anspruch auf Entlastung hat der Verwalter nicht; manche Verträge sehen ihn vor. Die Eigentümer sollten die Entlastung deshalb bewusst erteilen:

• Liegt die Abrechnung vollständig vor, und hat der Beirat die Belege geprüft?
• Sind alle Beschlüsse des Vorjahres umgesetzt oder ist der Stand nachvollziehbar erklärt?
• Gibt es offene Schadensfälle, Rechtsstreitigkeiten oder ungeklärte Zahlungen?
• Bestehen Anhaltspunkte für Fehler, die noch nicht aufgearbeitet sind? Dann sollte die Entlastung zurückgestellt werden.
• Wird über die Entlastung getrennt von den Nachschüssen aus der Abrechnung abgestimmt?

Kommen Ersatzansprüche ernsthaft in Betracht, entspricht ein Entlastungsbeschluss in der Regel nicht ordnungsmäßiger Verwaltung und kann angefochten werden. Dasselbe gilt für die Entlastung des Verwaltungsbeirats, dessen ehrenamtliche Mitglieder nach dem Gesetz ohnehin nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit einstehen.

Welche Versicherungen schützen Gemeinschaft und Verwalter?

Wer gewerbsmäßig Wohnimmobilien verwaltet, benötigt eine Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung und muss eine Berufshaftpflichtversicherung nachweisen. Sie deckt Vermögensschäden, die durch fahrlässige Fehler bei der Verwaltertätigkeit entstehen. Für die Gemeinschaft bedeutet das: Ein berechtigter Anspruch scheitert nicht allein daran, dass der Verwalter ihn aus eigenen Mitteln nicht bezahlen könnte.

Vorsätzliche Schädigungen wie die Veruntreuung von Geldern sind von einer Haftpflichtversicherung typischerweise nicht erfasst. Dafür gibt es eigene Versicherungsformen, die Vertrauensschäden abdecken. Gemeinschaften können bei der Auswahl einer Verwaltung nach dem bestehenden Versicherungsschutz fragen und sich einen Nachweis vorlegen lassen. Weitere Auswahlkriterien nennt der Beitrag Woran erkennt man eine gute Hausverwaltung?.

Haftungsbeschränkungen im Verwaltervertrag – etwa eine Begrenzung auf bestimmte Summen oder eine verkürzte Verjährung – sind nur in engen Grenzen wirksam, vor allem wenn es sich um vorformulierte Vertragsbedingungen handelt. Ohne besondere Vereinbarung verjähren Ansprüche in der regelmäßigen Frist von drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Gemeinschaft von den Umständen erfahren hat oder hätte erfahren müssen.

Die meisten Haftungsfälle entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus fehlender Organisation: Fristen ohne Wiedervorlage, Beschlüsse ohne Zuständigen, Schäden ohne Dokumentation. Wie wir in der WEG-Verwaltung arbeiten, erläutern wir Ihnen gern in einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch.