Verwaltervertrag: Inhalte, Laufzeit und Vergütung

Der Verwaltervertrag wird in vielen Gemeinschaften einmal beschlossen und dann jahrelang nicht mehr angesehen. Erst wenn es Streit gibt – über eine Sonderrechnung, über die Zahl der Begehungen oder über die Kündigung –, holt jemand das Dokument hervor. Dabei entscheidet der Vertrag darüber, welche Leistung die Gemeinschaft für ihr Geld erwarten kann. Es lohnt sich, ihn vor der Unterschrift genau zu lesen.

Bestellung und Vertrag: zwei verschiedene Dinge

Das Wohnungseigentumsrecht trennt zwischen der Bestellung und dem Vertrag. Mit der Bestellung durch Beschluss der Eigentümerversammlung erhält der Verwalter sein Amt und die damit verbundenen gesetzlichen Befugnisse. Der Verwaltervertrag regelt daneben das schuldrechtliche Verhältnis: was im Einzelnen zu leisten ist, was es kostet und wie der Vertrag endet.

Vertragspartner des Verwalters ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht der einzelne Eigentümer. Beim Abschluss wird die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss ermächtigten Eigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG). Üblich ist, dass die Versammlung zusammen mit der Bestellung die wesentlichen Vertragsbedingungen beschließt und eine oder mehrere Personen zur Unterzeichnung ermächtigt.

Wie lange läuft ein Verwaltervertrag?

Die Bestellung darf auf höchstens fünf Jahre erfolgen; bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum sind es höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine wiederholte Bestellung ist zulässig, der Beschluss darüber darf aber frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden. Der Vertrag wird in der Regel auf dieselbe Dauer geschlossen.

Seit der WEG-Reform ist die Gemeinschaft an diese Laufzeit nicht mehr gebunden: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, ein wichtiger Grund ist nicht nötig. Der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Bis dahin kann der Vergütungsanspruch grundsätzlich fortbestehen, auch wenn der Verwalter nicht mehr tätig ist. Wie eine Gemeinschaft den Wechsel organisiert, beschreibt der Beitrag zum Verwalterwechsel.

Kürzere Laufzeiten von zwei oder drei Jahren sind zulässig und für eine erste Zusammenarbeit oft sinnvoll. Beide Seiten gewinnen Erfahrung miteinander, ohne sich lange zu binden.

Was gehört in den Vertrag?

• Genaue Bezeichnung der Gemeinschaft und des Objekts mit Zahl der Einheiten
• Laufzeit, Beginn und Regelungen zur Beendigung
• Katalog der Grundleistungen, die mit der laufenden Vergütung abgegolten sind
• Abschließende Liste der Sonderleistungen mit Preis oder Berechnungsgrundlage
• Zahl der ordentlichen Eigentümerversammlungen und Objektbegehungen pro Jahr
• Termin, bis zu dem Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan vorliegen sollen
• Verfügungsrahmen: bis zu welchem Betrag die Verwaltung ohne Beschluss Aufträge vergeben darf
• Regelungen zur Kontoführung auf den Namen der Gemeinschaft
• Erreichbarkeit und Ansprechpartner
• Pflichten bei Vertragsende, insbesondere Herausgabe der Unterlagen und Rechnungslegung
• Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung

Das Gesetz gibt der Verwaltung von sich aus die Befugnis, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 WEG). Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss einschränken oder erweitern. Eine klare Wertgrenze im Vertrag oder im Beschluss schafft Sicherheit auf beiden Seiten: Die Verwaltung weiß, wann sie handeln darf, und die Eigentümer wissen, worüber sie gefragt werden.

Grundvergütung und Sondervergütung: Wo liegt die Grenze?

Die Grundvergütung wird meist als fester Betrag je Einheit und Monat vereinbart. Sie deckt die regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben ab. Für Leistungen, die nicht in jedem Jahr oder nur bei einzelnen Eigentümern anfallen, sehen die meisten Verträge gesonderte Entgelte vor. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist eine solche Aufteilung zulässig, wenn die Abgrenzung klar und transparent ist und die Eigentümer erkennen können, mit welcher Gesamtbelastung sie rechnen müssen.

Beim Vergleich mehrerer Angebote führt der Blick auf die Grundvergütung allein in die Irre. Ein niedriger Monatsbetrag mit langer Sonderleistungsliste kann am Jahresende teurer sein als ein höherer Betrag, der mehr abdeckt. Rechnen Sie deshalb ein typisches Jahr durch: eine ordentliche Versammlung, eine außerordentliche, einige Mahnungen, eine mittlere Baumaßnahme. Welche Faktoren den Preis einer Verwaltung bestimmen, erläutert der Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung?

Welche Klauseln sollten Sie kritisch prüfen?

Verwalterverträge sind in der Regel vorformuliert und unterliegen deshalb der Kontrolle nach dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Klauseln, die die Gemeinschaft unangemessen benachteiligen oder unklar sind, können unwirksam sein. Darauf sollte man es nicht ankommen lassen, sondern vor dem Beschluss nachfragen.

• Offene Sonderleistungskataloge mit Formulierungen wie „sonstiger Mehraufwand nach Stunden“ ohne Begrenzung
• Sondervergütungen für Aufgaben, die zum Kern der Verwaltertätigkeit gehören, etwa für die Erstellung der Jahresabrechnung
• Weitgehende Haftungsbeschränkungen zugunsten der Verwaltung
• Automatische Preisanpassungen ohne nachvollziehbaren Maßstab
• Pauschale Ermächtigungen, Verträge mit langer Laufzeit ohne Beschluss abzuschließen
• Provisionen oder Vergütungen von Dritten, etwa von Versicherungen oder Handwerkern, die nicht offengelegt werden
• Fehlende Regelung zur Herausgabe der Unterlagen bei Vertragsende

Wie kommt die Gemeinschaft zu einem guten Vertrag?

1. 1

   Anforderungen klären

   Beirat oder engagierte Eigentümer halten fest, was die Gemeinschaft erwartet: Zahl der Begehungen, Abrechnungstermin, Erreichbarkeit, Umgang mit Sanierungen.

2. 2

   Vergleichbare Angebote einholen

   Bei der Bestellung einer neuen Verwaltung sollten den Eigentümern mehrere Angebote vorliegen. Bitten Sie jeweils um den vollständigen Vertragsentwurf, nicht nur um den Preis.

3. 3

   Leistungskataloge nebeneinanderlegen

   Vergleichen Sie Punkt für Punkt, was Grundleistung ist und was gesondert kostet.

4. 4

   Offene Punkte verhandeln

   Vertragsentwürfe sind keine Naturgesetze. Verfügungsrahmen, Laufzeit und einzelne Sonderleistungen lassen sich anpassen.

5. 5

   Beschließen und unterzeichnen

   Die Versammlung beschließt Bestellung und Vertragsbedingungen und ermächtigt zur Unterzeichnung. Der Vertragstext sollte den Eigentümern mit der Einladung vorliegen.

Neben dem Vertrag zählt die Qualifikation. Seit Dezember 2023 kann grundsätzlich jeder Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Und es zählt der persönliche Eindruck: Ein Erstgespräch zeigt meist schnell, ob eine Verwaltung zuhört und konkrete Antworten gibt. Wir erstellen für jede Gemeinschaft ein individuelles, transparentes Angebot, in dem Grund- und Sonderleistungen getrennt ausgewiesen sind – nach einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch. Mehr dazu auf der Seite zur WEG-Verwaltung oder direkt über den Kontakt.