Heizkostenabrechnung: Regeln der Heizkostenverordnung für Vermieter

Die Heizkosten sind in den meisten Mehrfamilienhäusern der größte Einzelposten der Nebenkosten – und der am strengsten geregelte. Während der Vermieter bei den kalten Betriebskosten Spielraum beim Umlageschlüssel hat, schreibt die Heizkostenverordnung genau vor, wie zu erfassen und zu verteilen ist. Abweichende Vereinbarungen im Mietvertrag helfen in der Regel nicht: Die Verordnung geht vor.

Für welche Gebäude gilt die Heizkostenverordnung?

Die Verordnung gilt, sobald eine zentrale Heizungs- oder Warmwasseranlage mehrere Nutzer versorgt, und ebenso bei der Lieferung von Fernwärme oder Wärme aus einem Contracting-Modell. Sie gilt für Mietverhältnisse und für Wohnungseigentümergemeinschaften gleichermaßen. Eine wichtige Ausnahme betrifft Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt: Dort dürfen die Parteien eine andere Regelung treffen, etwa eine Pauschale.

Weitere Ausnahmen kennt § 11 HeizkostenV, etwa wenn die Erfassung technisch nicht möglich ist oder unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen würde. Diese Ausnahmen werden eng ausgelegt. Wer sich darauf berufen will, sollte die Voraussetzungen belegen können. Für Gebäude mit Wärmepumpe galt lange eine Sonderregel, die inzwischen entfallen ist – auch dort ist heute grundsätzlich verbrauchsabhängig abzurechnen.

Wie werden Heizkosten verteilt?

Nach § 7 HeizkostenV sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen. Der verbleibende Teil – die Grundkosten – wird nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum umgelegt. Für Warmwasser gilt nach § 8 dieselbe Spanne.

Innerhalb der Spanne wählt der Gebäudeeigentümer den Schlüssel. In einem Fall nimmt ihm die Verordnung die Wahl ab: Erfüllt das Gebäude nicht die Anforderungen der Wärmeschutzverordnung von 1994, wird es mit Öl oder Gas beheizt und sind die frei liegenden Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt, müssen 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden. Ein einmal gewählter Schlüssel kann nur unter den Voraussetzungen der Verordnung und nur für künftige Abrechnungszeiträume geändert werden.

Welche Kosten gehören in die Heizkostenabrechnung?

• Verbrauchte Brennstoffe und ihre Lieferung
• Betriebsstrom der Anlage
• Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
• Regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich Einstellung durch eine Fachkraft
• Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
• Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz
• Miete oder andere Arten der Gebrauchsüberlassung der Erfassungsgeräte sowie die Kosten ihrer Verwendung, einschließlich Eichung, Berechnung und Aufteilung

Nicht in die Abrechnung gehören Reparaturen an Kessel, Pumpen oder Leitungen, der Austausch von Heizkörpern und die Anschaffung der Anlage. Bei einer Öl- oder Pelletheizung ist außerdem auf die Abgrenzung zu achten: Abzurechnen ist der im Zeitraum verbrauchte Brennstoff, nicht die im Zeitraum gekaufte Menge. Anfangs- und Endbestand müssen deshalb erfasst werden.

Seit 2023 kommt ein weiterer Rechenschritt hinzu: Die im Brennstoffpreis enthaltenen CO₂-Kosten sind zwischen Vermieter und Mieter aufzuteilen. Wie das funktioniert, erklärt der Beitrag zur CO₂-Kostenaufteilung.

Welche Pflichten bestehen bei Erfassung und Information?

Der Gebäudeeigentümer muss die Räume mit Wärmezählern oder Heizkostenverteilern und mit Warmwasserzählern ausstatten. Neu eingebaute Geräte müssen fernablesbar sein; für vorhandene, nicht fernablesbare Geräte sieht die Verordnung eine Nachrüstung bis Ende 2026 vor. Sind fernablesbare Geräte installiert, erhalten die Nutzer monatliche Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen.

Auch die Jahresabrechnung selbst muss mehr enthalten als früher – unter anderem Angaben zum Brennstoffmix, einen Vergleich mit dem Verbrauch des Vorjahres und mit einem Durchschnittsnutzer. In der Praxis liefert diese Angaben der Messdienstleister. Der Vermieter bleibt aber verantwortlich dafür, dass sie vollständig sind.

Zieht ein Mieter innerhalb des Abrechnungszeitraums aus, sieht die Verordnung eine Zwischenablesung vor. Die verbrauchsabhängigen Kosten werden dann nach den abgelesenen Werten aufgeteilt, die Grundkosten der Heizung nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die des Warmwassers zeitanteilig. Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder wegen des Zeitpunkts nicht aussagekräftig, werden die gesamten Kosten nach diesen Maßstäben zwischen Vor- und Nachnutzer verteilt.

Was passiert bei Fehlern?

Die schärfste Folge regelt § 12 HeizkostenV: Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer den auf ihn entfallenden Anteil um 15 Prozent kürzen. Weitere Kürzungsrechte von jeweils 3 Prozent bestehen, wenn fernablesbare Geräte pflichtwidrig fehlen oder die vorgeschriebenen Informationen nicht geliefert werden. Bei einem größeren Haus summiert sich das schnell zu einem spürbaren Betrag.

• Abrechnung nach reiner Fläche, obwohl die Ausnahmen der Verordnung nicht greifen
• Geschätzte Verbräuche ohne zulässigen Grund oder über mehrere Jahre hintereinander
• Brennstoffkäufe statt Brennstoffverbrauch angesetzt
• Reparaturkosten in der Wartungsrechnung nicht herausgerechnet
• Kein Zwischenstand bei Mieterwechsel, sodass Vor- und Nachmieter nicht sauber getrennt werden können
• Leerstand nicht berücksichtigt – den Grundkostenanteil leerer Wohnungen trägt der Vermieter
• Zugang der Abrechnung erst nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist

Die Frist ergibt sich aus § 556 Abs. 3 BGB und gilt für die Heizkosten ebenso wie für die kalten Betriebskosten: Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein. Danach ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen. Weil der Messdienst für Ablesung und Berechnung Vorlauf braucht, sollte die Abrechnung nicht erst im Herbst angestoßen werden. Näheres zu Form und Frist steht im Beitrag zur Betriebskostenabrechnung.

Heizkosten im Rahmen der Mietverwaltung

Wir koordinieren Ablesung und Messdienst, prüfen die Brennstoff- und Wartungsrechnungen auf nicht umlagefähige Anteile und führen Heiz- und Betriebskosten in einer Abrechnung zusammen. Fällige Wartungen und Prüfungen der Anlage behalten wir über das Wartungsmanagement im Blick. Den Umfang für Ihr Objekt klären wir im Erstgespräch.