Umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter nach der BetrKV abrechnen dürfen

Ob eine Rechnung in die Nebenkostenabrechnung gehört oder vom Eigentümer selbst zu tragen ist, entscheidet sich nicht nach Gefühl, sondern nach zwei Prüfschritten: Steht die Kostenart in der Betriebskostenverordnung, und ist sie im Mietvertrag auf den Mieter übertragen? Nur wenn beides zutrifft, ist die Position umlagefähig. Dieser Beitrag geht die Liste durch und zeigt, wo die Grenzen verlaufen.

Was sind Betriebskosten im Sinne des Gesetzes?

Nach § 556 Abs. 1 BGB können die Mietparteien vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Das Wort „laufend“ ist entscheidend: Gemeint sind wiederkehrende Kosten, nicht einmalige Anschaffungen oder Reparaturen.

Ohne Vereinbarung im Mietvertrag gilt der gesetzliche Normalfall – die Betriebskosten sind dann mit der Miete abgegolten. In der Praxis genügt für die Kostenarten 1 bis 16 eine Bezugnahme auf die Betriebskostenverordnung. Für die Auffangposition „sonstige Betriebskosten“ reicht das nicht: Diese Kosten müssen im Vertrag einzeln benannt sein.

Welche 17 Kostenarten nennt § 2 BetrKV?

Zwei Positionen verdienen einen genaueren Blick. Bei der Nummer 15 hat sich die Rechtslage geändert: Die laufenden Entgelte für den Kabel-TV-Anschluss können seit Juli 2024 grundsätzlich nicht mehr über die Betriebskosten abgerechnet werden. Mieter schließen ihren Fernsehvertrag seither selbst. Wer solche Entgelte noch in der Abrechnung führt, sollte die Position prüfen.

Die Nummer 17 ist kein Sammelbecken für alles, was übrig bleibt. Anerkannt sind etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern, die regelmäßige Dachrinnenreinigung oder die Prüfung von Feuerlöschern – aber nur, wenn die jeweilige Position im Mietvertrag genannt ist. Die Miete oder Anschaffung von Rauchwarnmeldern ist dagegen nach der Rechtsprechung nicht umlagefähig.

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei Kostengruppen ausdrücklich aus: Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Daraus ergibt sich in der Praxis folgende Liste von Positionen, die beim Eigentümer bleiben:

• Vergütung der Hausverwaltung, Kontoführungsgebühren, Porto und Kosten der Abrechnungserstellung
• Reparaturen und der Austausch defekter Bauteile – auch dann, wenn sie im Rahmen eines Wartungstermins erledigt werden
• Zuführungen zur Erhaltungsrücklage bei vermieteten Eigentumswohnungen
• Der Kostenanteil, der auf leer stehende Wohnungen entfällt
• Rechtsverfolgungs- und Mahnkosten
• Einmalige Aufwendungen, etwa eine Neuanlage des Gartens oder eine Entrümpelung ohne wiederkehrenden Anlass

Besonders fehleranfällig ist der Hauswart. Erledigt er neben Reinigung und Gartenpflege auch Kleinreparaturen oder nimmt er Wohnungen ab, ist dieser Teil seiner Vergütung herauszurechnen. Eine pauschale Kürzung ohne Grundlage überzeugt im Streitfall selten – besser ist ein Leistungsverzeichnis oder ein Stundennachweis, aus dem sich die Anteile ergeben. Dasselbe gilt für Vollwartungsverträge beim Aufzug: Der darin enthaltene Reparaturanteil ist abzuziehen.

Wie werden die Kosten verteilt?

Maßgeblich ist zuerst der Mietvertrag. Fehlt eine Regelung, werden die Betriebskosten nach § 556a Abs. 1 BGB nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind nach diesem Verbrauch zu verteilen – das betrifft vor allem Wasser, wenn Wohnungswasserzähler vorhanden sind. Für Heizung und Warmwasser gelten die Sonderregeln der Heizkostenverordnung, die wir im Beitrag zur Heizkostenabrechnung erläutern.

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt eine Besonderheit: Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, richtet sich die Umlage nach dem Maßstab, der in der Eigentümergemeinschaft für die jeweilige Kostenart gilt (§ 556a Abs. 3 BGB). Wie aus der Hausgeldabrechnung eine Abrechnung für den Mieter wird, zeigt der Beitrag zu den Nebenkosten der vermieteten Eigentumswohnung.

Was verlangt das Wirtschaftlichkeitsgebot?

Der Vermieter darf nur solche Kosten umlegen, die bei gewissenhafter Abwägung gerechtfertigt sind. Das heißt nicht, dass immer der billigste Anbieter beauftragt werden muss. Es heißt aber, dass Verträge mit erkennbar überhöhten Preisen, doppelt versicherte Risiken oder unnötig dichte Reinigungsintervalle angreifbar sind. Wer Versicherungen, Wartungs- und Dienstleistungsverträge in größeren Abständen überprüft und das dokumentiert, steht bei Einwendungen deutlich besser da.

Prüfliste vor dem Versand der Abrechnung

• Jede abgerechnete Kostenart ist im Mietvertrag vereinbart
• Sonstige Betriebskosten sind im Vertrag einzeln benannt
• Reparatur- und Verwaltungsanteile sind aus Hauswart- und Wartungsrechnungen herausgerechnet
• Leerstandsanteile trägt der Eigentümer, nicht die übrigen Mieter
• Der Umlageschlüssel entspricht dem Mietvertrag und ist in der Abrechnung erläutert
• Kabel-TV-Entgelte sind nicht mehr enthalten
• Die Abrechnung geht dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zu

Eine schnelle Selbstkontrolle bietet unser Nebenkosten-Check. Fristen und formale Anforderungen der Abrechnung selbst behandelt der Beitrag zur Betriebskostenabrechnung.

Umlage in der laufenden Verwaltung

In der Mietverwaltung ordnen wir Rechnungen bereits beim Buchen der richtigen Kostenart zu und trennen umlagefähige von nicht umlagefähigen Anteilen. So entsteht die Betriebskostenabrechnung am Jahresende aus sauberen Konten und nicht aus einem Schuhkarton voller Belege. Welche Vereinbarungen Ihre Mietverträge tatsächlich tragen, sehen wir uns im kostenlosen Erstgespräch gemeinsam an.