Das Wichtigste in Kürze
Eine Hausgeldabrechnung prüfen Sie in fünf Schritten: Abrechnungszeitraum und Einheit kontrollieren, Verteilerschlüssel mit der Gemeinschaftsordnung abgleichen, die eigenen Zahlungen nachrechnen, auffällige Kostenpositionen mit dem Vorjahr vergleichen und die Kontostände abstimmen. Jeder Eigentümer darf dafür nach § 18 Abs. 4 WEG die Belege einsehen. Wer einen Fehler findet, meldet ihn vor der Versammlung – danach läuft die einmonatige Anfechtungsfrist.
Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten oder im Postfach: die Abrechnung über das vergangene Wirtschaftsjahr, oft zusammen mit der Einladung zur Versammlung. Viele Eigentümer schauen nur auf die letzte Zeile – Guthaben oder Nachzahlung. Dabei lässt sich mit einer halben Stunde Aufmerksamkeit recht zuverlässig feststellen, ob die Zahlen plausibel sind. Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei der Prüfung ankommt. Wie die Abrechnung rechtlich einzuordnen ist und was sie enthalten muss, erklärt ausführlich der Beitrag zur WEG-Jahresabrechnung.
Wie ist eine Hausgeldabrechnung aufgebaut?
Das Gesetz spricht in § 28 Abs. 2 WEG von der Abrechnung über den Wirtschaftsplan, im Alltag heißt sie Jahresabrechnung oder Hausgeldabrechnung. Sie ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Erfasst wird, was im Abrechnungsjahr tatsächlich auf den Konten der Gemeinschaft ein- und ausgegangen ist. In der Praxis besteht das Paket aus mehreren Teilen.
| Teil | Inhalt | Darauf achten |
|---|---|---|
| Gesamtabrechnung | Alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Abrechnungsjahr, gegliedert nach Kostenarten | Sind die Kostenarten nachvollziehbar benannt und gegenüber dem Vorjahr plausibel? |
| Einzelabrechnung | Der Anteil Ihrer Einheit an jeder Kostenart, die geleisteten Vorschüsse und das Ergebnis | Stimmen Verteilerschlüssel, Ihre Anteile und Ihre Zahlungen? |
| Kontenentwicklung | Anfangs- und Endbestände der Bankkonten der Gemeinschaft | Lässt sich der Endbestand aus Anfangsbestand, Einnahmen und Ausgaben herleiten? |
| Vermögensbericht | Stand der Rücklagen und Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, etwa offene Forderungen und Verbindlichkeiten | Wie hoch ist die Rücklage tatsächlich, und gibt es Hausgeldrückstände anderer Eigentümer? |
Worüber beschließen die Eigentümer bei der Abrechnung?
Seit der WEG-Reform beschließt die Versammlung nicht mehr das gesamte Zahlenwerk. Gegenstand des Beschlusses sind nach § 28 Abs. 2 WEG nur die Nachschüsse oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse – also der Betrag, den jede Einheit nachzahlt oder zurückerhält. Die Abrechnung selbst ist die Grundlage, aus der sich diese Beträge ergeben.
Für die Prüfung hat das eine praktische Folge: Entscheidend sind vor allem Fehler, die sich auf Ihren Zahlbetrag auswirken. Ein Tippfehler in einer Überschrift ändert nichts am Ergebnis. Ein falscher Verteilerschlüssel oder eine nicht berücksichtigte Zahlung dagegen schon. Trotzdem lohnt der Blick auf das Ganze, denn die Abrechnung zeigt auch, wie wirtschaftlich die Gemeinschaft geführt wird.
Wie prüfen Sie die Abrechnung Schritt für Schritt?
- 1
Formalien kontrollieren
Stimmen Abrechnungszeitraum, Bezeichnung der Einheit, Miteigentumsanteil und Wohnfläche? Bei einem Eigentümerwechsel im laufenden Jahr: Die Abrechnung wird für die Einheit erstellt, nicht für die Person. Das Ergebnis trifft denjenigen, der bei Fälligkeit des Nachschusses Eigentümer ist.
- 2
Verteilerschlüssel abgleichen
Für jede Kostenart muss ein Schlüssel angegeben sein. Vergleichen Sie ihn mit der Gemeinschaftsordnung und mit den Beschlüssen, die einen abweichenden Schlüssel festgelegt haben. Ohne besondere Regelung gilt die Verteilung nach Miteigentumsanteilen (§ 16 Abs. 2 WEG).
- 3
Eigene Zahlungen nachrechnen
Legen Sie Ihre Kontoauszüge neben die Abrechnung. Angesetzt werden die Vorschüsse, die Sie im Abrechnungsjahr tatsächlich gezahlt haben. Fehlt eine Zahlung oder ist eine doppelt erfasst, verschiebt sich das Ergebnis unmittelbar.
- 4
Kostenpositionen mit dem Vorjahr vergleichen
Deutliche Sprünge bei einer Kostenart brauchen eine Erklärung: eine Preiserhöhung, eine größere Reparatur, ein neuer Vertrag. Fehlt die Erklärung in den Erläuterungen, fragen Sie nach oder sehen Sie die Belege ein.
- 5
Konten und Rücklage abstimmen
Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss den Endbestand der Konten ergeben. Bei der Rücklage sollte erkennbar sein, was nach dem Wirtschaftsplan hätte zufließen sollen und was tatsächlich vorhanden ist.
Welche Fehler kommen in Hausgeldabrechnungen häufig vor?
- Falscher oder veralteter Verteilerschlüssel, etwa Wohnfläche statt Miteigentumsanteile oder ein Schlüssel, der durch Beschluss längst geändert wurde.
- Kosten, die eigentlich nur einzelne Eigentümer oder einen Gebäudeteil betreffen, werden auf alle verteilt – oder umgekehrt.
- Ausgaben für das Sondereigentum einzelner Eigentümer tauchen in der Gesamtabrechnung auf, ohne dass sie dem Betroffenen allein zugeordnet sind.
- Rechnungen werden dem falschen Jahr zugeordnet. Maßgeblich ist grundsätzlich der Zahlungszeitpunkt; eine anerkannte Ausnahme bilden die Heizkosten, die nach der Heizkostenverordnung verbrauchsbezogen abzurechnen sind.
- Die Rücklage wird mit dem Soll-Betrag ausgewiesen, obwohl einzelne Eigentümer ihre Beiträge nicht gezahlt haben.
- Zahlungen des Eigentümers sind unvollständig erfasst oder mit Sollbeträgen statt mit den tatsächlichen Eingängen angesetzt.
- Die Kontenentwicklung fehlt oder geht rechnerisch nicht auf.
Nicht jede Auffälligkeit ist ein Fehler. Eine Gemeinschaft darf Kosten verursachen, die ein einzelner Eigentümer für unnötig hält, solange sie auf einem Beschluss beruhen oder zur laufenden Verwaltung gehören. Die Abrechnung bildet ab, was ausgegeben wurde – ob die Ausgabe berechtigt war, ist eine andere Frage. Vermieter sollten außerdem wissen, dass die Hausgeldabrechnung nicht ungeprüft an den Mieter weitergereicht werden kann; dazu mehr im Beitrag Vom Hausgeld zur Nebenkostenabrechnung.
Wie funktioniert die Belegeinsicht?
Jeder Wohnungseigentümer kann nach § 18 Abs. 4 WEG von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Dazu gehören Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Abrechnungsunterlagen der Messdienstleister. Das Recht steht jedem Eigentümer zu, nicht nur dem Verwaltungsbeirat, und es muss nicht besonders begründet werden. Erfüllt wird der Anspruch praktisch von der Verwaltung.
Die Einsicht findet üblicherweise in den Geschäftsräumen der Verwaltung statt, nach Terminabsprache und zu den üblichen Bürozeiten. Ob und zu welchen Bedingungen die Verwaltung Kopien oder Scans übersendet, hängt vom Verwaltervertrag und von den Beschlüssen der Gemeinschaft ab. Sinnvoll ist es, vorab mitzuteilen, welche Kostenarten Sie interessieren – dann liegen die passenden Ordner bereit. Daneben prüft in vielen Gemeinschaften der Verwaltungsbeirat die Belege stichprobenartig, bevor die Versammlung beschließt.
Was tun, wenn Sie einen Fehler finden?
Melden Sie sich früh und schriftlich bei der Verwaltung, am besten deutlich vor der Versammlung. Dann kann die Abrechnung korrigiert werden, bevor über die Nachschüsse beschlossen wird. Lässt sich die Frage nicht vorab klären, sprechen Sie sie in der Versammlung an. Die Eigentümer können den Beschluss vertagen, bis eine berichtigte Fassung vorliegt.
Ist der Beschluss bereits gefasst, bleibt die Anfechtungsklage. Sie muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden. Bis ein Gericht den Beschluss für ungültig erklärt, bleibt er wirksam – eine beschlossene Nachzahlung ist also zunächst zu leisten. Ablauf und Kostenrisiko beschreibt der Beitrag WEG-Beschluss anfechten.
Eine gute Abrechnung erkennt man daran, dass sie Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden: mit erläuterten Abweichungen, klar benannten Schlüsseln und einer Kontenentwicklung, die aufgeht. Wie wir Abrechnung und Wirtschaftsplan in der Verwaltung aufbereiten, lesen Sie auf der Seite Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan.
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