Mietverwaltung
Betriebskostenabrechnung: Fristen, Umlage und typische Fehler
Kurz gesagt
Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen – danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Umlagefähig sind nur die Kosten, die im Mietvertrag vereinbart und in der Betriebskostenverordnung genannt sind. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten gehören ausdrücklich nicht dazu.
Kaum ein Dokument im Mietverhältnis sorgt für so viele Rückfragen wie die Betriebskostenabrechnung – und kaum eines kostet Vermieter so zuverlässig Geld, wenn es zu spät kommt. Die wichtigsten Regeln lassen sich in wenigen Punkten zusammenfassen.
Die Zwölf-Monats-Frist
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember bedeutet das: Die Abrechnung muss bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter sein – zugegangen, nicht abgeschickt.
Wird die Frist versäumt, kann der Vermieter eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr durchsetzen. Nur wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, gilt eine Ausnahme – daran werden strenge Maßstäbe angelegt. Ein Guthaben muss dagegen auch nach Fristablauf ausgezahlt werden. Die Frist wirkt also einseitig zulasten des Vermieters.
Welche Kosten umlagefähig sind
Zwei Bedingungen müssen zusammenkommen: Die Kostenart muss im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart sein, und sie muss zu den Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung gehören. Fehlt die Vereinbarung im Mietvertrag, hilft die schönste Aufstellung nichts.
Typischerweise umlagefähig
- Grundsteuer
- Wasserversorgung und Entwässerung
- Heizung und Warmwasser
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart
- Gemeinschaftsantenne oder Breitbandanschluss
Nicht umlagefähig
- Verwaltungskosten, also auch die Vergütung der Hausverwaltung
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Reparaturen
- Rücklagenzuführungen
- Kosten für Leerstandseinheiten
- Bankgebühren und Mahnkosten
Die Abgrenzung zwischen Wartung und Reparatur ist der Klassiker unter den Streitpunkten: Die regelmäßige Wartung der Heizung ist umlagefähig, der Austausch eines defekten Bauteils nicht. Wer beides in einer Rechnung stehen hat, muss die Positionen trennen.
Der Umlageschlüssel
Vorrang hat, was im Mietvertrag vereinbart ist. Fehlt eine Vereinbarung, wird nach Wohnfläche umgelegt. Für Heiz- und Warmwasserkosten gilt die Heizkostenverordnung: Ein überwiegender Anteil ist verbrauchsabhängig abzurechnen, der Rest nach Fläche. Wird verbrauchsabhängig nicht korrekt abgerechnet, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Betrag kürzen.
Was in der Abrechnung stehen muss
- Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
- Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
- Berechnung des Anteils des Mieters
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
- Der Abrechnungszeitraum
Der Mieter hat außerdem das Recht, die zugrundeliegenden Belege einzusehen. Einwendungen gegen die Abrechnung muss er innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erheben – danach ist er damit in der Regel ausgeschlossen.
Die häufigsten Fehler
- Die Abrechnung geht zu spät zu – der häufigste und teuerste Fehler
- Nicht umlagefähige Positionen wie Reparaturen oder Verwaltungskosten sind enthalten
- Der Umlageschlüssel weicht ohne Grundlage vom Mietvertrag ab
- Leerstandsanteile werden auf die verbleibenden Mieter verteilt
- Heizkosten werden ohne den vorgeschriebenen Verbrauchsanteil abgerechnet
- Vorauszahlungen werden falsch oder gar nicht abgezogen
Abrechnung abgeben statt Fristen jagen
In unserer Mietverwaltung erstellen wir die Betriebskostenabrechnung fristgerecht, mit sauber getrennten Positionen und einem nachvollziehbaren Umlageschlüssel – und wir kommunizieren die Abrechnung gegenüber Ihren Mietern. Sie müssen weder Fristen im Kalender führen noch Rückfragen beantworten.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum. Nach Fristablauf kann der Vermieter eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, ein Guthaben muss er aber weiterhin auszahlen.
Nein. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten und damit nicht umlagefähig. Umlagefähig ist dagegen die regelmäßige Wartung, etwa der Heizungsanlage. Enthält eine Handwerkerrechnung beides, müssen die Positionen getrennt werden.
Nein. Verwaltungskosten zählen ausdrücklich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten im Wohnraummietrecht. Sie trägt der Eigentümer.
Einwendungen muss der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach ist er mit Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat.