Sonderumlage in der WEG: Beschluss, Verteilung und Fälligkeit

Das Dach ist undicht, die Heizung fällt im November aus, ein Gutachten bescheinigt den Balkonen Sanierungsbedarf – und auf dem Rücklagenkonto liegt nicht genug Geld. In solchen Momenten fällt in der Eigentümerversammlung das Wort, das niemand gern hört: Sonderumlage. Sie ist kein Zeichen von Misswirtschaft an sich, aber sie trifft jeden Eigentümer unmittelbar. Umso wichtiger ist es, dass der Beschluss sauber gefasst wird.

Was ist eine Sonderumlage und wann ist sie zulässig?

Die Sonderumlage ist eine einmalige oder in Raten erhobene Zahlung, mit der die Gemeinschaft einen Finanzbedarf deckt, den der Wirtschaftsplan nicht vorgesehen hat. Rechtlich handelt es sich um eine Ergänzung der Vorschüsse, über die die Eigentümer nach § 28 Abs. 1 WEG beschließen. Das Wort Sonderumlage kommt im Gesetz nicht vor.

Zulässig ist sie, wenn sie ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. Das ist der Fall, wenn ein konkreter Bedarf besteht und die vorhandenen Mittel nicht ausreichen. Typische Anlässe:

• Unaufschiebbare Reparaturen oder Sanierungen, für die die Rücklage nicht genügt
• Größere geplante Maßnahmen wie eine Fassaden- oder Dachsanierung oder der Austausch der Heizungsanlage
• Liquiditätslücken, weil Kosten unerwartet stark gestiegen sind
• Ausfälle, weil einzelne Eigentümer ihr Hausgeld nicht zahlen
• Prozess- oder Gutachterkosten, die der Wirtschaftsplan nicht abdeckt

Die Gemeinschaft hat dabei einen Ermessensspielraum. Sie kann eine Maßnahme ganz aus der Rücklage bezahlen, ganz über eine Sonderumlage oder gemischt. Eine angemessene Reserve in der Rücklage zu belassen und den Rest umzulegen, ist häufig die vernünftigste Lösung.

Wie wird eine Sonderumlage beschlossen?

Zuständig ist die Eigentümerversammlung. Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Der Punkt muss in der Einladung so angekündigt sein, dass jeder Eigentümer erkennen kann, worüber entschieden wird und dass eine Zahlungspflicht auf ihn zukommen kann. Die Formalien der Einladung beschreibt der Beitrag zur Eigentümerversammlung.

Die Verwaltung kann eine Sonderumlage nicht eigenmächtig erheben. Sie bereitet den Beschluss vor, holt Angebote ein und beziffert den Bedarf. Damit der Beschluss später als Grundlage für die Zahlungsaufforderung taugt, sollte er diese Punkte enthalten:

• Zweck der Sonderumlage, also die konkrete Maßnahme oder der konkrete Fehlbetrag
• Gesamtbetrag der Umlage
• Verteilerschlüssel, nach dem der Betrag auf die Einheiten verteilt wird
• Betrag je Einheit – oder zumindest eine Angabe, aus der er sich eindeutig errechnen lässt
• Fälligkeit, gegebenenfalls in mehreren Raten mit festen Terminen

Wie wird die Sonderumlage verteilt?

Es gilt der Schlüssel, der auch sonst für die betreffende Kostenart gilt. Ohne abweichende Regelung in der Gemeinschaftsordnung ist das die Verteilung nach Miteigentumsanteilen (§ 16 Abs. 2 WEG). Die Eigentümer können für einzelne Kosten oder bestimmte Kostenarten durch Beschluss einen anderen Maßstab festlegen. Ein solcher Beschluss muss sachlich begründet sein und darf einzelne Eigentümer nicht unbillig benachteiligen.

Sonderregeln können gelten, wenn die Gemeinschaftsordnung bestimmte Kosten einzelnen Eigentümern oder Untergemeinschaften zuweist, etwa bei einer Tiefgarage oder bei getrennten Häusern. Auch bei baulichen Veränderungen folgt die Kostentragung eigenen Regeln; dazu mehr im Beitrag über bauliche Veränderungen in der WEG.

Wann ist die Sonderumlage fällig – und wer zahlt bei einem Verkauf?

Die Fälligkeit bestimmt der Beschluss. Enthält er keinen Termin, wird die Umlage in der Regel mit dem Abruf durch die Verwaltung fällig. Bei hohen Beträgen ist es sinnvoll, Raten oder einen Vorlauf von einigen Wochen zu beschließen, damit die Eigentümer die Zahlung organisieren können. Die Aufträge an die Handwerker sollten erst vergeben werden, wenn die Finanzierung gesichert ist.

Wechselt eine Wohnung den Eigentümer, kommt es auf die Fälligkeit an: Gegenüber der Gemeinschaft schuldet die Sonderumlage, wer zum Fälligkeitszeitpunkt als Eigentümer im Grundbuch eingetragen ist. Das kann der Käufer sein, obwohl der Beschluss noch zu Zeiten des Verkäufers gefasst wurde. Wer kauft, sollte deshalb die Protokolle der letzten Versammlungen und die Beschluss-Sammlung lesen und im Kaufvertrag regeln, wer bereits beschlossene oder absehbare Umlagen trägt.

Kann ein Eigentümer nicht zahlen, bleibt die Forderung bestehen. Die Gemeinschaft setzt sie wie einen Hausgeldrückstand durch. Fällt der Betrag endgültig aus, müssen die übrigen Eigentümer die Lücke letztlich schließen.

Sonderumlage oder Kredit?

Eine Gemeinschaft kann größere Maßnahmen auch über ein Darlehen finanzieren, das sie als Verband aufnimmt. Die Rechtsprechung lässt das grundsätzlich zu, stellt aber Anforderungen an den Beschluss: Die Eigentümer müssen über Konditionen, Laufzeit und vor allem über das Risiko informiert sein, dass sie bei Zahlungsausfällen einzelner Miteigentümer nachschießen müssen. Der Darlehensvertrag setzt einen Beschluss voraus; die Verwaltung darf ihn nicht ohne diese Grundlage abschließen.

Ein Kredit schont die Liquidität der Eigentümer, kostet aber Zinsen und bindet die Gemeinschaft über Jahre. Für Eigentümer, die den Betrag aus eigenen Mitteln zahlen könnten, ist die Sonderumlage meist die günstigere Variante. In der Praxis lohnt es sich, beide Wege in der Versammlung nebeneinanderzustellen.

Wie lassen sich Sonderumlagen vermeiden?

Ganz ausschließen lässt sich eine Sonderumlage nie – ein Sturmschaden außerhalb des Versicherungsschutzes hält sich an keinen Plan. Die meisten Sonderumlagen sind aber vorhersehbar. Ein Dach hält nicht ewig, eine Heizungsanlage auch nicht. Wer die Lebensdauer der Bauteile kennt, kann die Kosten über Jahre ansparen, statt sie auf einen Schlag einzufordern.

• Rücklage an Alter und Zustand des Gebäudes ausrichten – unser Rücklagen-Rechner liefert dafür eine erste Orientierung.
• Einen Mehrjahresplan für die Erhaltung aufstellen und regelmäßig fortschreiben; wie das geht, zeigt der Beitrag zur Instandhaltungsplanung.
• Das Gebäude regelmäßig begehen, damit kleine Schäden behoben werden, bevor sie teuer werden.
• Den Wirtschaftsplan realistisch ansetzen, damit keine Liquiditätslücken im laufenden Jahr entstehen.
• Hausgeldrückstände früh und konsequent verfolgen.

Vermieter sollten wissen: Eine Sonderumlage lässt sich nicht auf Mieter umlegen. Sie finanziert in aller Regel Erhaltungsmaßnahmen oder Liquiditätslücken und damit keine Betriebskosten im Sinne des Mietrechts. Wie sie steuerlich zu behandeln ist, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.