Verwalterwechsel: Welche Unterlagen muss die alte Verwaltung herausgeben?

Der Beschluss ist gefasst, die neue Verwaltung bestellt – und dann beginnt der Teil, der über den Erfolg des Wechsels entscheidet: die Übergabe. Fehlt am Ende die Heizkostenabrechnung des Vorjahres oder weiß niemand, wo der Wartungsvertrag für den Aufzug liegt, zahlt die Gemeinschaft mit Zeit und Geld. Eine vollständige Liste und ein Protokoll sind deshalb keine Förmelei, sondern die Grundlage für alles, was danach kommt.

Worauf stützt sich der Anspruch auf Herausgabe?

Der Verwalter wird für andere tätig: in der WEG für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, in der Mietverwaltung für den Eigentümer. Nach dem Ende seiner Tätigkeit muss er alles herausgeben, was er zur Ausführung erhalten und aus der Verwaltung erlangt hat (§ 667 BGB in Verbindung mit § 675 BGB), und über Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB). In der WEG steht der Anspruch der Gemeinschaft zu; durchgesetzt wird er vom neuen Verwalter als ihrem Vertreter.

Herauszugeben sind die Originale. Die Unterlagen sind keine Arbeitsmittel des Verwalters, sondern gehören dem Auftraggeber. Nach verbreiteter Rechtsprechung darf der ausgeschiedene Verwalter sie auch nicht zurückhalten, um offene Vergütungsansprüche durchzusetzen. Die Pflicht entsteht mit dem Ende des Amtes beziehungsweise des Vertrags; eine geordnete Übergabe zum Stichtag oder unmittelbar danach ist der Normalfall.

Welche Unterlagen gehören bei einer WEG zur Übergabe?

Die folgende Liste lässt sich als Übergabeprotokoll verwenden. Haken Sie jede Position einzeln ab und vermerken Sie, was fehlt oder nur in Kopie vorliegt.

• Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan und allen Nachträgen
• Beschluss-Sammlung, vollständig und fortlaufend
• Niederschriften aller Eigentümerversammlungen mit Einladungen, Anwesenheitslisten und Vollmachten
• Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Vermögensberichte der Vorjahre
• Buchhaltung des laufenden Wirtschaftsjahres mit sämtlichen Belegen
• Kontoauszüge aller Konten der Gemeinschaft, lückenlos
• Nachweise über die Anlage der Erhaltungsrücklage
• Eigentümerliste mit Anschriften, Miteigentumsanteilen und Hausgeldkonten
• Aufstellung der Hausgeldrückstände und laufender Mahn- oder Gerichtsverfahren
• Versicherungspolicen mit Schadenakten
• Verträge mit Versorgern, Wartungsfirmen, Hausmeister, Reinigung, Winterdienst und Messdienst
• Heizkostenabrechnungen und Ableseunterlagen
• Bauunterlagen: Pläne, Baubeschreibung, Genehmigungen, Statik, soweit vorhanden
• Wartungs- und Prüfprotokolle, etwa zu Heizung, Aufzug, Trinkwasser und Rauchwarnmeldern
• Energieausweis
• Unterlagen zu abgeschlossenen und laufenden Baumaßnahmen einschließlich Gewährleistungsfristen
• Schlüssel, Schließplan und Sicherungskarte der Schließanlage
• Schriftverkehr zu offenen Vorgängen

Vergessen wird häufig der digitale Bestand. Buchhaltungsdaten, Eigentümerstammdaten und eingescannte Belege sollten in einem lesbaren Format mit übergeben werden, damit die neue Verwaltung nicht alles neu erfassen muss. Ebenso gehören Zugangsdaten zu Portalen von Versorgern oder Messdienstleistern dazu, soweit sie auf die Gemeinschaft laufen.

Was kommt bei einem Mietobjekt hinzu?

Bei der Mietverwaltung und der Verwaltung einer einzelnen Eigentumswohnung stehen die Mietverhältnisse im Mittelpunkt. Zusätzlich zu Verträgen, Belegen und Objektunterlagen brauchen Sie:

• Mietverträge mit allen Nachträgen und Anlagen
• Übergabe- und Abnahmeprotokolle
• Mieterkonten mit Zahlungsverlauf und offenen Posten
• Kautionsnachweise: Anlageform, Höhe, Kontoinhaber
• Erklärte Mieterhöhungen und Vereinbarungen über Index- oder Staffelmieten
• Betriebskostenabrechnungen der Vorjahre mit Belegen und Zustellnachweisen
• Schriftverkehr mit Mietern zu Mängeln, Minderungen und Abmahnungen
• Bei Eigentumswohnungen: Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne der WEG, Protokolle der Versammlungen

Den Ablauf des Wechsels bei Mietobjekten – von der Kündigung bis zur Information der Mieter – beschreibt der Beitrag Mietverwaltung wechseln.

Was geschieht mit Konten und Geldern?

Die Konten einer WEG sollen auf den Namen der Gemeinschaft lauten. Dann bleibt die Gemeinschaft Kontoinhaberin, und beim Wechsel wird lediglich die Verfügungsberechtigung geändert: Die neue Verwaltung legitimiert sich bei der Bank mit dem Bestellungsbeschluss, die Berechtigung der alten Verwaltung wird gelöscht. Werden Konten zu einer anderen Bank verlegt, müssen Guthaben übertragen und die Eigentümer über die neue Bankverbindung informiert werden.

Zum Stichtag sollte ein Kontenabschluss vorliegen: Stand des laufenden Kontos, Stand der Rücklage, offene Forderungen und Verbindlichkeiten. Diese Zahlen müssen zum Vermögensbericht und zur Buchhaltung passen. Abweichungen werden sofort geklärt – nach einem halben Jahr ist das kaum noch möglich. Bei Mietobjekten rechnet die bisherige Verwaltung zusätzlich über das Verwaltungskonto ab und kehrt das Guthaben aus.

Wer erstellt die Jahresabrechnung für das Übergangsjahr?

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs schuldet die Jahresabrechnung der WEG derjenige Verwalter, der im Amt ist, wenn die Pflicht zur Abrechnung entsteht – und das ist mit Ablauf des Wirtschaftsjahres der Fall. Endet das Amt zum 31. Dezember, erstellt also grundsätzlich die neue Verwaltung die Abrechnung für das abgelaufene Jahr. Scheidet der Verwalter erst im Laufe des Folgejahres aus, bleibt er für die Abrechnung des Vorjahres verantwortlich.

Unabhängig davon muss der ausgeschiedene Verwalter Rechnung legen, also Einnahmen und Ausgaben seiner Amtszeit geordnet und mit Belegen darstellen. Damit die Abrechnung nicht an fehlenden Informationen scheitert, sollte bei der Übergabe ausdrücklich festgehalten werden, bis zu welchem Datum gebucht wurde und welche Rechnungen noch offen sind.

Was tun, wenn die alte Verwaltung nicht herausgibt?

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   Schriftlich und konkret anfordern

   Die fehlenden Unterlagen werden einzeln benannt und unter Fristsetzung angefordert. Pauschale Aufforderungen („alle Unterlagen“) lassen sich schlecht durchsetzen; die Liste aus diesem Beitrag hilft bei der Konkretisierung.

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   Übergabetermin vorschlagen

   Ein fester Termin mit Protokoll ist oft wirksamer als Schriftverkehr. Was übergeben wird, wird quittiert; was fehlt, wird im Protokoll vermerkt.

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   Lücken parallel schließen

   Kontoauszüge lassen sich bei der Bank nachfordern, Policen beim Versicherer, Verträge bei den Dienstleistern, die Teilungserklärung beim Grundbuchamt. So bleibt die Verwaltung handlungsfähig.

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   Rechtliche Schritte prüfen

   Bleibt die Herausgabe aus, kann der Anspruch gerichtlich durchgesetzt werden, in dringenden Fällen auch im Eilverfahren. In der WEG klagt die Gemeinschaft; ob dafür ein Beschluss erforderlich oder sinnvoll ist, sollte mit einem Rechtsanwalt abgestimmt werden.

In den meisten Fällen kommt es so weit nicht. Wenn wir ein Objekt übernehmen, stimmen wir die Übergabe direkt mit der bisherigen Verwaltung ab, prüfen den Bestand anhand einer Liste wie dieser und berichten Eigentümern oder Beirat, was vollständig ist und was noch aussteht. Wie wir einen Wechsel insgesamt begleiten, lesen Sie auf der Seite Verwalterwechsel.