WEG-Verwaltung
Verwalterwechsel: So wechselt eine WEG die Hausverwaltung
Kurz gesagt
Ein Verwalterwechsel läuft in vier Schritten ab: Bestandsaufnahme und Prüfung des Verwaltervertrags, Auswahl einer neuen Verwaltung mit Angebot, Beschluss über Abberufung und Neubestellung in der Eigentümerversammlung und schließlich die geordnete Übergabe von Unterlagen, Konten und laufenden Vorgängen.
Die meisten Gemeinschaften denken erst dann über einen Wechsel nach, wenn sich Ärger angesammelt hat: Die Jahresabrechnung kommt Monate zu spät, Beschlüsse werden nicht umgesetzt, auf Anrufe folgt kein Rückruf. Der Wechsel selbst ist dann kein Drama – er braucht aber einen sauberen Ablauf, damit die Gemeinschaft am Ende nicht ohne Unterlagen und ohne Zugriff auf ihre Konten dasteht.
Wann ein Wechsel überhaupt möglich ist
Zwei Dinge sind zu unterscheiden: die Bestellung des Verwalters durch Beschluss der Eigentümerversammlung und der Verwaltervertrag, der die Vergütung und die Einzelheiten regelt. Die Bestellung ist zeitlich befristet – bei der Wiederbestellung auf höchstens fünf Jahre, nach der erstmaligen Begründung von Wohnungseigentum auf höchstens drei Jahre.
Seit der WEG-Reform kann der Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen werden – ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr nötig. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Für die Gemeinschaft bedeutet das: Sie ist nicht bis zum Ende der Bestellzeit gebunden.
Der Ablauf in vier Schritten
- 01
Bestandsaufnahme
Verwaltervertrag, Bestelldauer und Kündigungsregelungen prüfen. Parallel sammeln: Was läuft konkret schief? Fehlende Abrechnungen, nicht umgesetzte Beschlüsse und offene Vorgänge sind die Punkte, die später bei der Übergabe wichtig werden.
- 02
Neue Verwaltung auswählen
Angebote einholen und vergleichen – nicht nur über den Preis, sondern über den Leistungsumfang: Wie viele Objektbegehungen sind enthalten? Wann liegt die Jahresabrechnung vor? Wer ist Ansprechpartner und wie ist er erreichbar? Welche Leistungen werden gesondert berechnet?
- 03
Beschluss in der Eigentümerversammlung
Abberufung des bisherigen Verwalters und Bestellung des neuen Verwalters sind zwei Beschlüsse; hinzu kommt die Ermächtigung zum Abschluss des neuen Verwaltervertrags. Die Punkte müssen ordnungsgemäß in der Tagesordnung angekündigt sein. Beschlossen wird mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
- 04
Übergabe
Der bisherige Verwalter ist zur Herausgabe der Verwaltungsunterlagen verpflichtet. Dazu gehören unter anderem die Beschluss-Sammlung, Abrechnungen und Wirtschaftspläne, Verträge, Bankunterlagen und die Objektdokumentation. Konten und Vollmachten werden umgestellt, laufende Vorgänge übergeben.
Was bei der Übergabe vorliegen muss
Die Übergabe ist der kritische Teil. Wer hier nicht strukturiert vorgeht, merkt erst Monate später, dass Unterlagen fehlen – oft dann, wenn die erste eigene Jahresabrechnung erstellt werden soll. Diese Positionen sollten Sie ausdrücklich einfordern:
- Beschluss-Sammlung in vollständiger und fortlaufender Form
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der Vorjahre
- Vermögensübersicht mit Stand der Erhaltungsrücklage
- Kontounterlagen und Belege des laufenden Wirtschaftsjahres
- Laufende Verträge: Versicherung, Wartung, Hausmeister, Versorger
- Objektunterlagen: Baupläne, Prüfprotokolle, Wartungsnachweise
- Eigentümerliste mit aktuellen Kontaktdaten
- Offene Vorgänge: Schadensfälle, Mahnverfahren, laufende Baumaßnahmen
Typische Stolpersteine
Die Abrechnung des Übergangsjahres
Wechselt die Verwaltung mitten im Wirtschaftsjahr, stellt sich die Frage, wer die Jahresabrechnung erstellt. In der Praxis ist ein Wechsel zum Beginn eines Wirtschaftsjahres deutlich einfacher – deshalb wird er meist zum Quartals- oder Jahresbeginn vollzogen. Ist das nicht möglich, sollte vorab schriftlich geklärt werden, wer welchen Zeitraum abrechnet.
Der Verwaltungsbeirat als Bindeglied
Ein aktiver Verwaltungsbeirat erleichtert den Wechsel erheblich: Er kann Angebote sichten, die Versammlung vorbereiten und die Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen prüfen. Gibt es keinen Beirat, sollte die Gemeinschaft zumindest festlegen, wer den Übergang begleitet.
Zu spät angefangen
Zwischen dem Entschluss und dem tatsächlichen Wechsel liegen Angebotsphase, Einladungsfrist zur Versammlung und die Übergabe. Wer den Wechsel zu einem bestimmten Stichtag will, sollte deshalb mehrere Monate Vorlauf einplanen.
Wie wir den Wechsel begleiten
Wir prüfen den bestehenden Verwaltervertrag und die Fristen, bereiten die notwendigen Beschlüsse und die Tagesordnung vor und stimmen die Übergabe von Unterlagen, Konten und laufenden Vorgängen direkt mit Ihrer bisherigen Verwaltung ab. Für die Gemeinschaft bleibt der Aufwand damit auf die Beschlussfassung beschränkt. Die Erstprüfung ist kostenlos und unverbindlich.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Ja. Seit der WEG-Reform kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen, ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Rechnen Sie mit mehreren Monaten. Für Angebotseinholung, die fristgerechte Einladung zur Eigentümerversammlung mit mindestens drei Wochen Vorlauf und die anschließende Übergabe von Unterlagen und Konten braucht es Zeit. Häufig wird der Wechsel zum nächsten Quartals- oder Jahresbeginn vollzogen.
Alle Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft: Beschluss-Sammlung, Teilungserklärung, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen, Vermögensübersicht mit Stand der Erhaltungsrücklage, Kontounterlagen und Belege, laufende Verträge, Objekt- und Prüfunterlagen sowie die Eigentümerliste. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter.
Die einfache Mehrheit der in der Eigentümerversammlung abgegebenen Stimmen genügt. Wichtig ist, dass Abberufung und Neubestellung ordnungsgemäß in der Tagesordnung angekündigt wurden.