Technisches Gebäudemanagement
Wartungsmanagement: Verträge, Fristen und Prüfnachweise
In einem Mehrfamilienhaus laufen mehr wiederkehrende Termine zusammen, als ein Eigentümer nebenbei im Kopf behalten kann. Wir führen die Wartungsverträge Ihres Objekts, überwachen die Fristen und sorgen dafür, dass zu jeder Prüfung ein Nachweis in der Akte liegt.
Kurz erklärt
Wartungsmanagement ist die Organisation aller wiederkehrenden Wartungen und Prüfungen an den technischen Anlagen eines Gebäudes. Dazu gehören ein Verzeichnis der Anlagen, die Verwaltung der Wartungsverträge, die Überwachung der Termine sowie die Ablage der Protokolle und Prüfbescheinigungen.
Leistungsumfang
Das ist enthalten
- Aufnahme aller wartungspflichtigen Anlagen und Einrichtungen des Objekts
- Sichtung bestehender Wartungsverträge auf Umfang, Laufzeit und Kündigungsfrist
- Fristenkalender für Wartungen und wiederkehrende Prüfungen
- Terminabstimmung mit Fachfirmen und Ankündigung im Haus
- Auswertung der Protokolle und Verfolgung festgestellter Mängel
- Geordnete Ablage der Nachweise je Anlage
- Trennung von Wartungs- und Reparaturkosten für die Abrechnung
01
Bestandsaufnahme: Welche Anlagen hat Ihr Haus?
Am Anfang steht ein Verzeichnis. Wir erfassen, was im Objekt vorhanden ist und regelmäßig gewartet oder geprüft werden muss: Heizungsanlage und Warmwasserbereitung, Aufzug, Rauchwarnmelder, Feuerlöscher, Hebeanlagen und Rückstausicherungen, Lüftungsanlagen, Garagentore, Blitzschutz, Spielgeräte. Zu jeder Anlage halten wir fest, wer sie wartet, in welchem Turnus und wann der letzte Termin war.
Dabei prüfen wir die vorhandenen Verträge. Manche laufen seit Jahrzehnten unverändert, manche Anlagen haben gar keinen Vertrag, für andere wird doppelt gezahlt. Sie erhalten eine Übersicht und, wo es sinnvoll ist, einen Vorschlag für Vergleichsangebote. Welche Verträge in einem Mehrfamilienhaus üblich sind, zeigt der Ratgeber zu Wartungsverträgen.
02
Welche Termine fallen im Jahr an?
Die Heizung wird üblicherweise einmal jährlich gewartet, sinnvollerweise vor der Heizperiode. Aufzüge unterliegen wiederkehrenden Prüfungen durch eine zugelassene Überwachungsstelle und brauchen daneben eine laufende Wartung. Bei Großanlagen zur Trinkwassererwärmung in vermieteten Gebäuden ist das Wasser in der Regel alle drei Jahre auf Legionellen zu untersuchen. Hinzu kommen die Termine des Schornsteinfegers.
Bei Rauchwarnmeldern gilt in Niedersachsen eine Besonderheit: Der Eigentümer muss sie einbauen, für die Betriebsbereitschaft sind die Bewohner verantwortlich, sofern der Eigentümer diese Aufgabe nicht selbst übernimmt. Viele Eigentümer und Gemeinschaften vergeben die jährliche Prüfung dennoch einheitlich an einen Dienstleister, um einen Nachweis für das ganze Haus zu haben. Wir stimmen mit Ihnen ab, welche Lösung für Ihr Objekt gelten soll.
03
Vom Wartungsprotokoll zur Maßnahme
Ein Wartungstermin ist erst erledigt, wenn das Protokoll gelesen wurde. Monteure vermerken dort, was verschlissen ist und demnächst getauscht werden sollte. Wir werten diese Hinweise aus, holen bei größeren Posten ein Angebot ein und legen es Ihnen vor oder beauftragen im vereinbarten Rahmen. Mängel aus Sachverständigenprüfungen verfolgen wir, bis die Beseitigung bestätigt ist.
Sämtliche Protokolle und Bescheinigungen legen wir je Anlage ab. Im Schadensfall kann die Versicherung danach fragen, und bei einem Verkauf belegen sie den gepflegten Zustand. Für die Abrechnung trennen wir sauber: Wartungskosten sind bei entsprechender Vereinbarung als Betriebskosten auf Mieter umlegbar, Reparaturen und der Austausch von Teilen nicht.
FAQ
Wartungsmanagement – häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an unter 05341 288 479 - 0 oder nutzen Sie das Rückruf-Formular.
Ja. Bestehende Verträge laufen bei einem Verwaltungswechsel weiter, denn Vertragspartner ist der Eigentümer beziehungsweise die Gemeinschaft. Wenn Sie mit einer Firma zufrieden sind, gibt es keinen Grund für einen Wechsel. Wir schlagen Alternativen nur vor, wenn Leistung, Erreichbarkeit oder Konditionen Anlass dazu geben.
Soweit die jeweilige Kostenart im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart ist, ja – etwa die Wartung der Heizung oder des Aufzugs. Bei Vollwartungsverträgen, die auch Reparaturen einschließen, ist der Reparaturanteil herauszurechnen. Kosten für Instandsetzung und Ersatzteile trägt immer der Eigentümer.
Je nach Anlage drohen behördliche Auflagen oder Bußgelder, und im Schadensfall kann der Versicherungsschutz gefährdet sein, wenn eine Obliegenheit verletzt wurde. Hinzu kommt die Haftung, falls jemand zu Schaden kommt. Deshalb führen wir die Fristen nicht nach Gedächtnis, sondern in einem Kalender je Objekt.
Der Betreiber der Trinkwasseranlage, also der Eigentümer oder die Eigentümergemeinschaft. Die Pflicht betrifft Gebäude mit zentraler Warmwasserbereitung oberhalb bestimmter Größen, in denen Wasser an Mieter abgegeben wird. Ob Ihre Anlage darunterfällt, klären wir bei der Bestandsaufnahme; die Probenahme übernimmt ein zugelassenes Labor.
Ratgeber
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