Hausmeister anstellen oder Dienstleister beauftragen? Ein Vergleich

Ob ein Haus gepflegt wirkt, entscheidet sich an Kleinigkeiten: die Glühbirne im Kellerflur, das Laub vor dem Eingang, die klemmende Haustür, die jemand meldet, bevor sie ganz ausfällt. Jemand muss diese Dinge sehen und erledigen. Ob das ein eigener Hausmeister tut, ein Hausmeisterdienst oder eine Kombination aus mehreren Firmen, ist eine der Organisationsfragen, die Eigentümer und Gemeinschaften alle paar Jahre neu stellen sollten.

Welche Aufgaben gehören zum Hausmeister – und welche nicht?

Das Berufsbild ist nicht gesetzlich definiert. Üblicherweise gehören dazu Kontrollgänge durch Haus und Außenanlagen, kleine Wartungs- und Pflegearbeiten, die Bedienung und Überwachung der Haustechnik, das Bereitstellen der Mülltonnen, je nach Vereinbarung Treppenhausreinigung, Gartenpflege und Winterdienst sowie die Rolle als erste Anlaufstelle für Bewohner und Handwerker.

Nicht zum Kern gehören Reparaturen, die über Kleinigkeiten hinausgehen, und Verwaltungsaufgaben wie Wohnungsabnahmen, Zählerablesungen für die Abrechnung oder die Beauftragung von Firmen. Diese Trennung ist nicht nur organisatorisch wichtig. Sie entscheidet auch darüber, welcher Teil der Kosten auf Mieter umgelegt werden darf – dazu mehr im Beitrag Hausmeisterkosten umlegen.

Was bedeutet es, einen Hausmeister anzustellen?

Mit dem Arbeitsvertrag wird der Eigentümer Arbeitgeber, in der Wohnungseigentumsanlage die Gemeinschaft, vertreten durch den Verwalter. Daraus folgen Pflichten, die unabhängig vom Umfang der Stelle gelten – auch bei einer geringfügigen Beschäftigung.

• Anmeldung zur Sozialversicherung beziehungsweise bei der Minijob-Zentrale, Lohnabrechnung und Abführung von Steuern und Beiträgen
• Anmeldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung
• Entgeltfortzahlung bei Krankheit, bezahlter Urlaub, Einhaltung von Mindestlohn und Arbeitszeitregeln
• Arbeitsschutz: Unterweisung, geeignete Arbeitsmittel und Schutzausrüstung, sichere Lagerung von Reinigungs- und Streumitteln
• Kündigungsfristen und gegebenenfalls Kündigungsschutz
• Organisation der Vertretung bei Urlaub und Krankheit

Der letzte Punkt wird am häufigsten unterschätzt. Fällt der Hausmeister im Januar zwei Wochen aus, muss trotzdem jemand räumen und streuen. Die Räum- und Streupflicht kennt keine Krankmeldung, und die Haftung bleibt beim Eigentümer. Wer anstellt, braucht deshalb von Anfang an eine geregelte Vertretung.

Dem stehen echte Vorteile gegenüber. Ein eigener Hausmeister kennt jede Absperrarmatur und jeden Bewohner, bemerkt Veränderungen früh und ist für viele Mieter der wichtigste Ansprechpartner im Haus. In großen Anlagen mit hohem Betreuungsbedarf ist das oft die bessere Lösung. Bewohnt der Hausmeister eine Dienstwohnung im Objekt, sind Miet- und Arbeitsverhältnis sorgfältig aufeinander abzustimmen.

Was spricht für einen Hausmeisterdienst?

Ein Dienstleister schuldet die vereinbarte Leistung, gleichgültig, wer sie ausführt. Vertretung, Geräte, Fahrzeuge, Arbeitsschutz und Lohnabrechnung sind seine Sache. Die Kosten sind als fester Betrag kalkulierbar, und der Vertrag lässt sich mit überschaubaren Fristen anpassen oder beenden. Für kleine und mittlere Häuser, in denen keine volle Stelle zu füllen ist, ist das meist der praktikablere Weg.

Die Nachteile liegen auf der Hand: Die Mitarbeiter wechseln häufiger, sind nur zu festen Zeiten vor Ort und kennen das Haus weniger gut. Leistungen, die nicht im Vertrag stehen, werden nicht erbracht oder gesondert berechnet. Die Qualität hängt deshalb stark vom Leistungsverzeichnis und von der Kontrolle ab.

Worauf kommt es im Vertrag mit einem Dienstleister an?

Der Vertrag ist so gut wie sein Leistungsverzeichnis. Formulierungen wie „Hausmeistertätigkeiten nach Bedarf“ sind wertlos – sie führen zu Streit über den Umfang und genügen im Schadensfall nicht als Nachweis, dass Pflichten wirksam übertragen wurden.

• Leistungsverzeichnis mit Flächen, Tätigkeiten und Häufigkeit je Tätigkeit
• Getrennte Preise für Hausmeisterdienst, Reinigung, Gartenpflege und Winterdienst
• Getrennter Ausweis von Kleinreparaturen und Verwaltungstätigkeiten
• Winterdienst mit Einsatzzeiten nach örtlicher Satzung und Dokumentation jedes Einsatzes
• Kontrollnachweise: Rundgangsprotokolle mit Datum und Feststellungen
• Meldeweg für Mängel und Schäden an Eigentümer oder Verwaltung
• Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung
• Überschaubare Laufzeit, klare Kündigungsfrist, nachvollziehbare Preisanpassung
• Regelung zu Schlüsseln und Zugang zu Technikräumen

Auch der beste Vertrag ersetzt die Kontrolle nicht. Wer Aufgaben der Verkehrssicherung überträgt, bleibt zur Überwachung verpflichtet. Stichproben, die Durchsicht der Protokolle und ein jährliches Gespräch über Leistung und Umfang gehören dazu.

Was gilt in der WEG und bei der Kostenumlage?

In der Wohnungseigentümergemeinschaft entscheidet die Versammlung darüber, ob ein Hausmeister angestellt oder ein Dienst beauftragt wird. Verträge von einigem Gewicht und längerer Laufzeit sollten auf einem Beschluss beruhen; die Grenzen dessen, was der Verwalter ohne Beschluss veranlassen darf, ergeben sich aus § 27 WEG und den Festlegungen der Gemeinschaft. Der Verwaltungsbeirat kann die Angebote vorab sichten und ist im Alltag oft derjenige, dem Mängel zuerst auffallen.

Vermieter können die Kosten des Hauswarts nach § 2 Nr. 14 der Betriebskostenverordnung umlegen: Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen. Ausgenommen sind die Anteile, die auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung entfallen. Beim Dienstleister lässt sich diese Trennung über die Preisgliederung im Vertrag herstellen, beim eigenen Hausmeister über eine Tätigkeitsbeschreibung und Aufzeichnungen. Leistungen, die der Hausmeister bereits erbringt, dürfen nicht zusätzlich unter Gartenpflege oder Reinigung abgerechnet werden.

Wie trifft man die Entscheidung?

1. 1

   Aufgaben vollständig auflisten

   Was fällt im Haus tatsächlich an, wie oft und zu welchen Zeiten? Die Liste ist zugleich die Grundlage für Arbeitsvertrag oder Leistungsverzeichnis.

2. 2

   Zeitbedarf schätzen

   Ergibt sich eine halbe oder volle Stelle, kommt eine Anstellung in Betracht. Bei wenigen Stunden pro Woche spricht mehr für den Dienstleister.

3. 3

   Vollständig vergleichen

   Beim eigenen Hausmeister zählen neben dem Lohn die Arbeitgeberanteile, Vertretung, Geräte, Material und der Verwaltungsaufwand.

4. 4

   Vertretung und Kontrolle klären

   Wer springt ein, wer prüft die Leistung, wer nimmt Meldungen entgegen?

5. 5

   Nach einem Jahr überprüfen

   Stimmt der Umfang, gibt es wiederkehrende Beschwerden, passt der Preis zur Leistung?

Klare Aufgaben, kontrollierte Leistung

Im technischen Gebäudemanagement erstellen wir für jedes Objekt ein Leistungsverzeichnis, holen Angebote aus unserem regionalen Netzwerk ein und stellen sie vergleichbar gegenüber. Bei laufenden Verträgen prüfen wir bei der Objektbegehung, ob die vereinbarte Leistung erbracht wird, und sprechen Abweichungen direkt mit dem Dienstleister an.