Das Wichtigste in Kürze
Hausmeisterkosten sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV umlagefähig, soweit sie nicht auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung entfallen. Erledigt der Hausmeister auch solche Aufgaben, muss der Vermieter den Anteil herausrechnen und im Streitfall belegen können. Ein Leistungsverzeichnis mit Zeitanteilen ist dafür die sicherste Grundlage.
Der Hausmeister ist in vielen Häusern der Mensch für alles: Er fegt, mäht, streut, wechselt Leuchtmittel, repariert den Türschließer, lässt Handwerker herein und nimmt nebenbei Wohnungen ab. Für die Nebenkostenabrechnung ist genau das ein Problem. Die Betriebskostenverordnung erlaubt die Umlage nur für einen Teil dieser Tätigkeiten. Die Position „Hauswart“ gehört deshalb zu den am häufigsten beanstandeten der gesamten Abrechnung.
Was zählt zu den Kosten des Hauswarts?
§ 2 Nr. 14 BetrKV erfasst die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hauswart für seine Arbeit gewährt. Dazu gehört bei einem angestellten Hausmeister das Bruttogehalt einschließlich der Arbeitgeberanteile, Kosten einer Urlaubs- und Krankheitsvertretung und der Wert einer verbilligt überlassenen Dienstwohnung. Bei einem Dienstleister ist es der Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer.
Voraussetzung ist wie bei allen Betriebskosten, dass die Position im Mietvertrag auf den Mieter übertragen ist. Die allgemeinen Regeln dazu stehen im Beitrag zu den umlagefähigen Nebenkosten. Erledigt der Eigentümer die Arbeiten selbst, darf er nach § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV den Betrag ansetzen, den ein Unternehmer für eine gleichwertige Leistung berechnen würde, allerdings ohne Umsatzsteuer.
Welche Tätigkeiten sind umlagefähig – und welche nicht?
| Tätigkeit | Einordnung |
|---|---|
| Reinigung von Treppenhaus, Keller, Hof und Zuwegen | umlagefähig |
| Gartenpflege, Rasen mähen, Hecken schneiden, Laub beseitigen | umlagefähig |
| Winterdienst | umlagefähig |
| Mülltonnen bereitstellen, Müllplatz sauber halten | umlagefähig |
| Kontrollgänge, Überwachung der Haustechnik, Prüfung der Beleuchtung | umlagefähig |
| Bedienung und Überwachung der Heizungsanlage | umlagefähig, soweit nicht schon bei den Heizkosten erfasst |
| Überwachung der Einhaltung der Hausordnung | überwiegend als umlagefähig angesehen |
| Reparaturen, Austausch defekter Teile, Malerarbeiten | nicht umlagefähig – Instandhaltung |
| Wohnungsabnahmen und -übergaben, Besichtigungen mit Interessenten | nicht umlagefähig – Verwaltung |
| Entgegennahme von Mängelmeldungen, Schriftverkehr, Beauftragung und Einweisung von Handwerkern für Reparaturen | nicht umlagefähig – Verwaltung |
| Bereithalten eines Notdienstes für Störungen außerhalb der Arbeitszeit | nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nicht umlagefähig |
Die Trennlinie verläuft also zwischen dem laufenden Betrieb des Hauses und allem, was der Erhaltung der Substanz oder der Verwaltung dient. Dass eine Tätigkeit regelmäßig anfällt, macht sie noch nicht umlagefähig: Auch wer jede Woche kleine Reparaturen ausführt, hält instand. Bei Materialkosten gilt dasselbe Muster – Streugut, Reinigungsmittel und Kraftstoff für den Rasenmäher gehören zum Betrieb, Ersatzteile für Reparaturen nicht.
Wie wird der nicht umlagefähige Anteil ermittelt?
Übernimmt der Hausmeister gemischte Aufgaben, sind die Kosten aufzuteilen. Der Bundesgerichtshof hat dazu zwei Dinge klargestellt. Der Vermieter trägt die Darlegungs- und Beweislast dafür, welcher Teil der Vergütung auf umlagefähige Tätigkeiten entfällt. Und ein pauschaler Abzug – „zehn Prozent für Reparaturen“ – genügt nicht, wenn der Mieter ihn bestreitet. Dann muss der Vermieter die tatsächlichen Zeitanteile nachvollziehbar darlegen.
- 1
Aufgaben schriftlich festlegen
Arbeitsvertrag oder Dienstleistungsvertrag enthalten ein Leistungsverzeichnis, das die Tätigkeiten einzeln aufführt und nach umlagefähig und nicht umlagefähig ordnet.
- 2
Zeitanteile bestimmen
Für jede Tätigkeit wird der regelmäßige Zeitaufwand angesetzt. Bei angestellten Hausmeistern ist ein einfacher Stundennachweis über einige repräsentative Wochen oder fortlaufend die beste Grundlage.
- 3
Getrennte Vergütung vereinbaren, wo möglich
Bei Dienstleistern lassen sich Reparaturen und Sonderaufträge von vornherein gesondert beauftragen und abrechnen. Die laufende Pauschale enthält dann nur umlagefähige Leistungen.
- 4
Anteil jährlich überprüfen
Ändert sich der Aufgabenzuschnitt – etwa weil ein Winterdienstunternehmen beauftragt wird –, ändern sich auch die Anteile.
- 5
Unterlagen bereithalten
Vertrag, Leistungsverzeichnis und Nachweise gehören zu den Belegen, die der Mieter einsehen darf.
In der Abrechnung selbst genügt es nach der neueren Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs, die bereits bereinigten Gesamtkosten anzugeben; der Rechenweg des Vorwegabzugs muss dort nicht mehr offengelegt werden. Empfehlenswert ist ein kurzer Hinweis trotzdem. Mieter, die sehen, dass ein Abzug vorgenommen wurde, fragen seltener nach.
Was bedeutet das Verbot des Doppelansatzes?
§ 2 Nr. 14 BetrKV schließt aus, dass Leistungen doppelt berechnet werden: Soweit der Hauswart Arbeiten ausführt, dürfen Kosten für dieselben Arbeitsleistungen nicht zusätzlich unter den anderen Kostenarten angesetzt werden. Reinigt der Hausmeister das Treppenhaus und pflegt er den Garten, erscheinen diese Arbeiten entweder unter „Hauswart“ oder – nach Herausrechnung – unter „Gebäudereinigung“ und „Gartenpflege“, aber nicht an beiden Stellen.
Zulässig bleibt es, neben dem Hausmeister zusätzlich eine Reinigungsfirma oder einen Gärtner zu beauftragen, wenn diese tatsächlich andere Leistungen erbringen. Auffällig wird es, wenn die Summe aus Hauswart, Reinigung, Gartenpflege und Winterdienst für die Größe des Objekts ungewöhnlich hoch ausfällt. Dann stellt sich die Frage nach dem Wirtschaftlichkeitsgebot: Umlegen darf der Vermieter nur Kosten, die bei ordentlicher Bewirtschaftung gerechtfertigt sind. Wer Leistungen in größeren Abständen neu anfragt und die Angebote aufbewahrt, kann das belegen.
Welche Fehler kommen in der Praxis vor?
- Die gesamte Hausmeisterrechnung wird umgelegt, obwohl sie erkennbar Reparaturen oder Wohnungsabnahmen enthält
- Ein pauschaler Abzug wird seit Jahren fortgeschrieben, ohne dass es dafür eine Grundlage gibt
- Reinigung oder Gartenpflege tauchen sowohl beim Hauswart als auch als eigene Position auf
- Eine Notdienst- oder Bereitschaftspauschale wird als Betriebskosten angesetzt
- Anschaffungen von Geräten und Werkzeug werden als laufende Kosten gebucht
- Der Eigentümer setzt eigene Arbeit an, ohne den Umfang festgehalten zu haben
- Die Dienstwohnung des Hausmeisters wird nicht berücksichtigt oder mit einem nicht nachvollziehbaren Wert angesetzt
Ob ein angestellter Hausmeister oder ein Dienstleister für ein Objekt besser passt, hängt von Größe und Aufgabenzuschnitt ab; die Abwägung enthält der Beitrag Hausmeister oder Dienstleister. Wie der Winterdienst organisiert und abgesichert wird, behandelt der Beitrag zum Winterdienst. Weitere Fehlerquellen der Abrechnung fasst der Beitrag zu den Fehlern in der Nebenkostenabrechnung zusammen.
Hauswartkosten in der Verwaltung sauber trennen
Die Abgrenzung gelingt am einfachsten, wenn sie schon im Vertrag mit dem Hausmeister oder Dienstleister angelegt ist. Bei der Übernahme eines Objekts sehen wir uns diese Verträge an, trennen laufende Leistungen von Reparatur- und Verwaltungsaufgaben und buchen entsprechend. Die Betriebskostenabrechnung weist dann nur aus, was der Mietvertrag trägt. Ob die Hauswartkosten Ihres Objekts im Rahmen liegen, lässt sich im kostenlosen Erstgespräch anhand der letzten Abrechnung klären.
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