Wohnungsübergabe: Protokoll, Zählerstände, Schlüssel und typische Fehler

Die Übergabe dauert selten länger als eine Stunde und entscheidet doch über Beträge, die schnell vierstellig werden: Wer hat den Kratzer im Parkett verursacht? War die Arbeitsplatte schon beim Einzug aufgequollen? Wie viele Schlüssel gab es? Wer diese Fragen erst beim Auszug stellt, kann sie meist nicht mehr beantworten. Die Antwort liegt im Protokoll – oder nirgends.

Warum ist das Übergabeprotokoll so wichtig?

Verlangt der Vermieter nach dem Auszug Schadensersatz, muss er im Kern zwei Dinge darlegen: dass die Wohnung bei Rückgabe einen Schaden aufwies und dass dieser Schaden bei Mietbeginn noch nicht vorhanden war. Das Einzugsprotokoll belegt den Ausgangszustand, das Auszugsprotokoll den Endzustand. Fehlt eines von beiden, steht Aussage gegen Aussage.

Das Protokoll wirkt in beide Richtungen. Bestätigen beide Seiten bei der Rückgabe, dass die Wohnung ohne Beanstandungen übernommen wurde, kann der Vermieter erkennbare Mängel später in der Regel nicht mehr nachschieben. Sorgfalt bei der Abnahme ist deshalb keine Förmelei, sondern schützt den eigenen Anspruch.

Was gehört in das Protokoll?

• Datum, Uhrzeit, Anschrift und genaue Bezeichnung der Wohnung einschließlich Keller, Stellplatz und Dachbodenanteil
• Namen aller Anwesenden; bei Vertretung ein Hinweis auf die Vollmacht
• Zustand jedes Raums: Wände, Decken, Böden, Türen, Fenster, Heizkörper
• Zustand von Küche und Bad: Sanitärobjekte, Armaturen, Fliesen, Silikonfugen, mitvermietete Geräte
• Vorhandene Mängel konkret beschrieben – Ort, Art und Ausmaß, nicht nur „Gebrauchsspuren“
• Stände von Strom-, Gas-, Wasser- und Wärmezählern jeweils mit Zählernummer
• Ablesewerte der Heizkostenverteiler, soweit vor Ort ablesbar
• Art und Anzahl aller übergebenen Schlüssel einschließlich Briefkasten, Keller und Garage
• Funktion der Rauchwarnmelder
• Beim Auszug: neue Anschrift des Mieters und Bankverbindung für die Kautionsabrechnung
• Vereinbarungen über noch auszuführende Arbeiten mit Frist
• Unterschriften beider Seiten; jede Seite erhält eine Ausfertigung

Fotos ergänzen das Protokoll, ersetzen es aber nicht. Sinnvoll sind Übersichtsaufnahmen jedes Raums und Detailaufnahmen der festgehaltenen Mängel, möglichst mit erkennbarem Datum und einem Verweis im Protokoll.

Lässt sich eine Seite vertreten, sollte der Vertreter eine schriftliche Vollmacht vorlegen, aus der hervorgeht, dass er den Zustand verbindlich feststellen und das Protokoll unterschreiben darf. Erscheint von mehreren Mietern nur einer, wird im Protokoll festgehalten, für wen er handelt. So lässt sich später nicht einwenden, die Feststellungen seien ohne Befugnis getroffen worden.

Wie läuft die Übergabe beim Einzug ab?

Beim Einzug liegt das Interesse an einer genauen Dokumentation zunächst beim Mieter – er will nicht für Altschäden haften. Für den Vermieter ist das Einzugsprotokoll aber ebenso wertvoll: Es dokumentiert, dass die Wohnung im Übrigen in Ordnung war. Ein Protokoll, das nur aus dem Satz „Wohnung in einwandfreiem Zustand“ besteht, hilft beim Auszug wenig. Besser ist eine raumweise Beschreibung, auch wenn alles in Ordnung ist.

Zum Einzug gehören außerdem einige Formalien. Der Vermieter muss dem Mieter den Einzug schriftlich oder elektronisch bestätigen, damit dieser sich beim Einwohnermeldeamt anmelden kann – die sogenannte Wohnungsgeberbestätigung nach dem Bundesmeldegesetz. Die Zählerstände sollten zeitnah an die Versorger und den Messdienst gemeldet werden. Und es ist der richtige Moment, dem Mieter Hausordnung, Bedienungsanleitungen und die Ansprechpartner für Störungen zu übergeben.

Worauf kommt es beim Auszug an?

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   Vorabbesichtigung anbieten

   Einige Wochen vor Mietende zeigt eine Vorbesichtigung, welche Arbeiten der Mieter noch erledigen muss und will. Das vermeidet Diskussionen am Übergabetag und gibt Zeit für Handwerker.

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   Unterlagen bereitlegen

   Einzugsprotokoll, Mietvertrag mit den Regelungen zu Renovierung und Rückgabe, Schlüsselverzeichnis. Nur im Vergleich mit dem Ausgangszustand lässt sich beurteilen, was neu ist.

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   Bei Tageslicht und leerer Wohnung abnehmen

   Möbel verdecken Schäden an Böden und Wänden, Kunstlicht verdeckt Farbunterschiede. Die Wohnung sollte vollständig geräumt und gereinigt sein.

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   Raum für Raum protokollieren

   Jeden Raum durchgehen, Fenster, Türen, Wasserhähne und Rollläden einmal bedienen, Abweichungen vom Einzugsprotokoll konkret notieren und fotografieren.

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   Zähler und Schlüssel erfassen

   Alle Stände mit Zählernummer notieren, sämtliche Schlüssel zählen. Fehlt ein Schlüssel der Schließanlage, sofort festhalten.

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   Unterschreiben und Ausfertigung übergeben

   Sind sich die Parteien bei einem Punkt nicht einig, wird genau das vermerkt. Niemand ist verpflichtet, eine Bewertung zu unterschreiben, die er für falsch hält.

Zu unterscheiden ist zwischen Abnutzung und Schaden. Laufspuren im Teppich, Dübellöcher in üblichem Umfang oder leichte Schatten an den Wänden gehören zum vertragsgemäßen Gebrauch und sind mit der Miete abgegolten. Brandflecken, tiefe Kratzer, gesprungene Waschbecken oder Wasserschäden durch unsachgemäße Nutzung sind Schäden. Ob der Mieter zusätzlich renovieren muss, hängt allein von der Wirksamkeit der Klausel im Mietvertrag ab – dazu mehr im Beitrag zu Schönheitsreparaturen.

Welche Fehler passieren am häufigsten?

• Es gibt kein Einzugsprotokoll oder nur eine pauschale Formulierung
• Zählerstände werden ohne Zählernummer notiert und lassen sich später nicht zuordnen
• Die Schlüsselzahl beim Einzug ist nicht dokumentiert
• Mängel werden mündlich besprochen, aber nicht aufgeschrieben
• Der Mieter wirft die Schlüssel in den Briefkasten, ohne dass eine gemeinsame Abnahme stattfindet
• Schäden werden erst Monate später beziffert – Ersatzansprüche des Vermieters verjähren in sechs Monaten ab Rückgabe (§ 548 BGB)
• Die neue Anschrift des Mieters fehlt, sodass Abrechnungen nicht zugestellt werden können

Verweigert der Mieter die Mitwirkung oder erscheint er nicht, sollte der Vermieter den Zustand trotzdem dokumentieren – am besten mit einem unbeteiligten Zeugen und Fotos. Ein einseitiges Protokoll hat weniger Gewicht als ein gemeinsam unterschriebenes, ist aber besser als keine Dokumentation.

Übergaben durch die Verwaltung

Als Verwaltung führen wir Übergaben und Abnahmen für Eigentümer vor Ort durch, protokollieren den Zustand und leiten die Zählerstände weiter. Das Protokoll ist anschließend die Grundlage für Kautionsabrechnung, Instandsetzung und Neuvermietung – wie die Schritte ineinandergreifen, beschreibt der Beitrag zum Mieterwechsel. Vor allem für auswärtige Eigentümer entfällt damit die Anreise zu jedem Termin. Einzelheiten zur Leistung finden Sie unter Mieterwechsel.