Verwalter abberufen: Beschluss, Vertragsende und Übergang

Die Abrechnung kommt seit Jahren zu spät, Beschlüsse bleiben liegen, Anrufe werden nicht beantwortet. Irgendwann stellt sich in vielen Gemeinschaften die Frage, ob man sich vom Verwalter trennen kann, obwohl die Bestellung noch läuft. Die Antwort ist seit der WEG-Reform eindeutig: ja. Dieser Beitrag behandelt die rechtliche Seite der Trennung. Den gesamten Ablauf von der Angebotseinholung bis zur Übergabe beschreibt der Ratgeber zum Verwalterwechsel.

Kann eine WEG ihren Verwalter jederzeit abberufen?

Ja. Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden. Bis Ende November 2020 ließen viele Verträge und Gemeinschaftsordnungen die Abberufung nur aus wichtigem Grund zu; solche Beschränkungen sind nicht mehr wirksam, denn das Gesetz lässt Abweichungen von dieser Regel nicht zu. Die Gemeinschaft muss ihre Entscheidung nicht begründen und keine Pflichtverletzung nachweisen.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Ebenen, die auch im Beitrag zum Verwaltervertrag erläutert wird: Die Bestellung macht den Verwalter zum Organ der Gemeinschaft. Der Vertrag regelt Leistungen und Vergütung. Die Abberufung beendet das Amt, der Vertrag endet nach eigenen Regeln.

Wie läuft der Abberufungsbeschluss ab?

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   Tagesordnungspunkt ankündigen

   Die Abberufung muss in der Einladung als Beschlussgegenstand bezeichnet sein. Sinnvoll sind drei getrennte Punkte: Abberufung, Kündigung des Verwaltervertrags und Bestellung einer neuen Verwaltung.

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   Versammlung herbeiführen

   Lädt der Verwalter nicht von sich aus ein, kann mehr als ein Viertel der Eigentümer die Einberufung in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangen. Weigert er sich pflichtwidrig, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen.

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   Mit einfacher Mehrheit beschließen

   Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der Erschienenen beschlussfähig.

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   Abberufung mitteilen

   Ist der Verwalter in der Versammlung anwesend, erfährt er die Abberufung mit der Verkündung des Beschlusses. Andernfalls muss sie ihm mitgeteilt werden. Die Kündigung des Vertrags sollte zusätzlich ausdrücklich erklärt werden.

Wer die Erklärungen gegenüber dem Verwalter abgibt, sollte der Beschluss gleich mitregeln. Gegenüber dem Verwalter wird die Gemeinschaft nach § 9b Abs. 2 WEG durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss dazu ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten.

Wann endet der Verwaltervertrag – und was ist mit der Vergütung?

Der Vertrag endet nach § 26 Abs. 3 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Das Gesetz zieht damit eine Obergrenze ein: Auch ein Vertrag mit mehrjähriger Restlaufzeit bindet die Gemeinschaft nach der Abberufung nicht länger als ein halbes Jahr. Früher kann er enden, wenn die vereinbarte Laufzeit vorher ausläuft, eine vertragliche Kündigungsfrist kürzer ist oder die Gemeinschaft aus wichtigem Grund fristlos kündigt.

Für die Zeit zwischen Abberufung und Vertragsende kann der Verwalter grundsätzlich weiter seine Vergütung verlangen, obwohl er nicht mehr tätig ist. Er muss sich in der Regel anrechnen lassen, was er durch den Wegfall der Arbeit erspart. Wie hoch dieser Abzug ausfällt, ist eine Frage des Einzelfalls und häufig Verhandlungssache. Viele Trennungen enden deshalb mit einer Aufhebungsvereinbarung, die einen festen Endtermin und eine Abgeltung regelt. Dadurch fallen für eine Übergangszeit unter Umständen doppelte Verwaltungskosten an – das gehört in die Abwägung, ob eine sofortige Abberufung oder das Abwarten des Bestellungsendes der bessere Weg ist.

Wann liegt ein wichtiger Grund für die fristlose Kündigung vor?

Für die Abberufung braucht es keinen Grund mehr, für die sofortige Beendigung des Vertrags ohne weitere Vergütung dagegen schon. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn der Gemeinschaft die Fortsetzung des Vertrags bis zum regulären Ende nicht zugemutet werden kann. Ob das der Fall ist, entscheidet im Streit ein Gericht nach den Umständen des Einzelfalls. Als gewichtig gelten etwa:

• Unregelmäßigkeiten im Umgang mit den Geldern der Gemeinschaft, etwa die Vermischung mit eigenem Vermögen
• Dauerhaft fehlende oder grob fehlerhafte Abrechnungen und Wirtschaftspläne
• Die beharrliche Weigerung, Beschlüsse umzusetzen oder eine Versammlung einzuberufen
• Die Verweigerung der Einsicht in Verwaltungsunterlagen
• Eine schwere Störung des Vertrauensverhältnisses, zum Beispiel durch falsche Auskünfte gegenüber den Eigentümern

Die fristlose Kündigung sollte zeitnah erklärt werden, nachdem die Gemeinschaft von den Umständen erfahren hat. Wer monatelang zuwartet, schwächt das Argument der Unzumutbarkeit. Vor diesem Schritt ist anwaltlicher Rat sinnvoll, weil eine unberechtigte fristlose Kündigung Vergütungsansprüche nicht beseitigt.

Wie gelingt der Übergang zur neuen Verwaltung?

Mit der Abberufung verliert der Verwalter seine Stellung als Organ. Er darf die Gemeinschaft nicht mehr vertreten und muss herausgeben, was er für sie in Händen hält: Verwaltungsunterlagen, Schlüssel, Zugangsdaten und die Verfügung über die Konten. Außerdem hat er über seine Tätigkeit Rechnung zu legen. Welche Dokumente dazugehören, listet der Beitrag Unterlagen beim Verwalterwechsel auf.

• Vor der Versammlung Vergleichsangebote neuer Verwaltungen einholen und den Vertragsentwurf mitversenden
• Abberufung, Kündigung und Neubestellung in einer Versammlung beschließen
• Im Beschluss festlegen, wer die Erklärungen abgibt und den neuen Vertrag unterzeichnet
• Einen konkreten Übergabetermin für Unterlagen und Konten vereinbaren
• Banken, Versicherer und Dienstleister über den Wechsel informieren lassen

Eine Abberufung ohne gleichzeitige Neubestellung ist möglich, aber riskant: Die Gemeinschaft steht dann ohne Verwalter da und wird von allen Eigentümern gemeinschaftlich vertreten. Was das im Alltag bedeutet, beschreibt der Beitrag WEG ohne Verwalter. Für die Terminplanung können Sie unseren Verwalterwechsel-Planer nutzen.