Frist der Nebenkostenabrechnung: Zwölf Monate, Zugang, Ausnahmen und Nachforderung

Kaum eine Frist im Mietrecht ist so bekannt wie die Zwölf-Monats-Frist für die Nebenkostenabrechnung – und kaum eine wird so oft knapp gerissen. Das liegt daran, dass sie eine Ausschlussfrist ist: Wer sie versäumt, verliert die Nachforderung, ohne dass der Mieter etwas tun muss. Dieser Beitrag behandelt ausschließlich die Frist: wie sie berechnet wird, was „Zugang“ bedeutet, welche Ausnahmen die Rechtsprechung anerkennt und was nach Fristablauf noch möglich ist.

Wie wird die Zwölf-Monats-Frist berechnet?

Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ist die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Der Abrechnungszeitraum selbst beträgt höchstens ein Jahr, muss aber nicht das Kalenderjahr sein. Die Frist knüpft an sein Ende an.

Die Frist gilt für jeden Abrechnungszeitraum getrennt und für Heizkosten ebenso wie für kalte Betriebskosten. Sie gilt auch dann, wenn das Mietverhältnis inzwischen beendet ist: Der ausgezogene Mieter hat denselben Anspruch auf eine fristgerechte Abrechnung, und der Vermieter muss dafür seine neue Anschrift kennen. Zu Teilabrechnungen ist der Vermieter nicht verpflichtet – er muss also nach einem Auszug im Frühjahr nicht vorzeitig abrechnen.

Wann gilt die Abrechnung als zugegangen?

Das Gesetz stellt auf die Mitteilung an den Mieter ab. Es genügt deshalb nicht, die Abrechnung am letzten Tag zur Post zu geben. Sie muss innerhalb der Frist so in den Machtbereich des Mieters gelangen, dass er unter gewöhnlichen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Ein Schreiben, das am Silvesterabend in den Briefkasten geworfen wird, erfüllt das nach verbreiteter Auffassung nicht mehr, weil zu dieser Zeit niemand mehr mit Post rechnet.

Das Risiko des Postwegs trägt der Vermieter. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass er sich Verzögerungen oder den Verlust der Sendung zurechnen lassen muss, wenn er die Post einschaltet. Bestreitet der Mieter den Zugang, muss der Vermieter ihn beweisen. Daraus ergeben sich die praktisch sinnvollen Zustellwege:

• Einwurf in den Hausbriefkasten durch einen Boten, der den Inhalt des Umschlags kennt und Datum und Uhrzeit notiert
• Persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung
• Einwurf-Einschreiben – der Auslieferungsbeleg dokumentiert den Einwurf, auch wenn sein Beweiswert im Einzelfall bestritten werden kann
• Bei mehreren Mietern: Abrechnung an alle im Vertrag genannten Personen adressieren

Ein Einschreiben mit Rückschein ist weniger geeignet, als es klingt: Trifft der Zusteller niemanden an und holt der Mieter die Sendung nicht ab, ist sie nicht zugegangen. Wer per E-Mail versendet, sollte das nur tun, wenn dieser Weg mit dem Mieter abgestimmt ist, und sich den Erhalt bestätigen lassen.

Was gilt, wenn die Frist versäumt ist?

Geht die Abrechnung zu spät zu, ist die Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Der Mieter muss sich darauf nicht einmal berufen. Zahlt er in Unkenntnis trotzdem, kann er den Betrag nach der Rechtsprechung zurückverlangen. Die Pflicht zur Abrechnung besteht dagegen weiter: Der Mieter kann sie einfordern, und ein Guthaben ist auszuzahlen.

Solange nicht abgerechnet ist, hat der Mieter im laufenden Mietverhältnis ein Druckmittel. Er darf die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt. Ist das Mietverhältnis beendet, kann er nach der Rechtsprechung sogar die Vorauszahlungen des nicht abgerechneten Zeitraums zurückfordern. Der Vermieter kann die Abrechnung dann zwar nachholen und die tatsächlichen Kosten bis zur Höhe der Vorauszahlungen entgegenhalten – einen Betrag darüber hinaus bekommt er aber nicht mehr.

Wichtig für die Fristwahrung: Nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist. Enthält sie inhaltliche Fehler, kann sie auch später berichtigt werden, allerdings nicht über den ursprünglich geforderten Nachzahlungsbetrag hinaus. Was formell und was inhaltlich ist, erläutert der Beitrag zu den Fehlern in der Nebenkostenabrechnung.

Wann darf der Vermieter trotz Verspätung nachfordern?

Der Ausschluss greift nicht, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Der klassische Fall ist ein Bescheid, der erst nach Fristablauf kommt, etwa eine rückwirkende Neufestsetzung der Grundsteuer. Die Hürde ist allerdings hoch. Der Vermieter muss darlegen, dass er sich rechtzeitig um die Unterlagen bemüht hat. Und sobald das Hindernis wegfällt, muss er zügig handeln – der Bundesgerichtshof hält dafür regelmäßig eine Frist von drei Monaten für angemessen.

Nicht entlastend wirken in der Regel eigene Organisationsmängel, Urlaub, Krankheit ohne Vertretung oder ein Verwalterwechsel. Auch das Verschulden von Personen, deren sich der Vermieter zur Abrechnung bedient, wird ihm zugerechnet. Eine Besonderheit betrifft die vermietete Eigentumswohnung: Der Vermieter muss auch dann fristgerecht gegenüber seinem Mieter abrechnen, wenn die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft noch nicht beschlossen ist. Bleibt die WEG-Verwaltung die Zahlen schuldig, kann das den Vermieter entlasten – aber nur, wenn er konkret darlegen kann, was er unternommen hat, um sie rechtzeitig zu bekommen. Den Zusammenhang der beiden Abrechnungen beschreibt der Beitrag zu den Nebenkosten der vermieteten Eigentumswohnung.

Welche Fristen laufen nach dem Zugang?

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   Fälligkeit des Saldos

   Eine Nachforderung wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Üblich ist es, im Anschreiben ein Zahlungsziel von einigen Wochen zu nennen, damit der Mieter prüfen kann. Ein Guthaben sollte der Vermieter ebenso zügig auszahlen oder mit Zustimmung des Mieters verrechnen.

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   Einwendungsfrist des Mieters

   Der Mieter hat zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen mitzuteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Die Frist gilt für jede Abrechnung neu.

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   Anpassung der Vorauszahlungen

   Nach der Abrechnung können beide Seiten die Vorauszahlungen in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Sinnvoll ist, das im selben Schreiben zu erledigen.

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   Verjährung

   Der fällige Nachzahlungsanspruch unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren, die mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. Wer rechtzeitig abgerechnet hat, sollte die Forderung deshalb auch verfolgen.

Wie die Vorauszahlungen nach einer Abrechnung richtig angehoben oder gesenkt werden, steht im Beitrag Nebenkostenvorauszahlung anpassen.

Fristen als Verwaltungsaufgabe

Die Frist ist kein Problem, wenn die Abrechnung nicht auf den letzten Monat gelegt wird. In der Betriebskostenabrechnung für unsere Auftraggeber arbeiten wir mit festen Terminen für Ablesung, Belegschluss und Versand, sodass für Rückfragen und Korrekturen Luft bleibt. Für Eigentümer einzelner Wohnungen stimmen wir die Termine in der Sondereigentumsverwaltung mit der Abrechnung der Gemeinschaft ab.