Das Wichtigste in Kürze
Die meisten Fehler in der Nebenkostenabrechnung entstehen nicht beim Rechnen, sondern davor: Kostenarten sind nicht vereinbart, Flächen stimmen nicht, Reparaturanteile bleiben in den Rechnungen, oder es werden geschuldete statt gezahlte Vorauszahlungen abgezogen. Formelle Fehler gefährden die Nachforderung insgesamt, inhaltliche Fehler nur die betroffene Position. Beides lässt sich mit einer festen Prüfroutine vermeiden.
Eine Nebenkostenabrechnung besteht aus wenigen Rechenschritten: Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Vorauszahlungen. Trotzdem ist sie das Dokument, über das Vermieter und Mieter am häufigsten streiten. Der Grund liegt selten in der Mathematik. Fehler entstehen bei den Grundlagen – im Mietvertrag, in den Flächen, in der Zuordnung der Belege. Dieser Beitrag ordnet die typischen Fehler danach, wie schwer sie wiegen und an welcher Stelle der Verwaltung sie sich abfangen lassen.
Was unterscheidet formelle von inhaltlichen Fehlern?
Die Rechtsprechung trennt zwei Ebenen. Formell ordnungsgemäß ist eine Abrechnung, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält und ein Mieter ohne besondere Vorkenntnisse sie gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann. Dafür verlangt der Bundesgerichtshof im Kern vier Angaben: die Gesamtkosten je Kostenart, den zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen.
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung – jedenfalls für die betroffene Position – formell unwirksam. Das ist deshalb gefährlich, weil nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung die Abrechnungsfrist wahrt. Inhaltliche Fehler sind dagegen sachliche Unrichtigkeiten in einer an sich nachvollziehbaren Abrechnung: eine nicht umlagefähige Position, eine falsche Fläche, ein Zahlendreher. Sie lassen die Abrechnung bestehen und führen nur dazu, dass der Saldo zu korrigieren ist. Warum diese Unterscheidung nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist entscheidend wird, erklärt der Beitrag zur Frist der Nebenkostenabrechnung.
Welche Fehler stecken schon im Mietvertrag?
Die Abrechnung kann nur umsetzen, was der Vertrag hergibt. Drei Konstellationen tauchen in älteren und selbst zusammengestellten Verträgen immer wieder auf. Erstens: Der Vertrag enthält gar keine oder nur eine lückenhafte Umlagevereinbarung, etwa eine Aufzählung einzelner Kostenarten, in der die Gebäudeversicherung fehlt. Was nicht vereinbart ist, darf nicht abgerechnet werden. Zweitens: Vereinbart ist eine Pauschale, abgerechnet wird aber wie über Vorauszahlungen. Über eine Pauschale wird nicht abgerechnet, Nachforderungen sind ausgeschlossen. Drittens: „Sonstige Betriebskosten“ werden angesetzt, ohne dass sie im Vertrag einzeln benannt sind.
Wer mehrere Wohnungen mit Verträgen aus unterschiedlichen Jahrzehnten vermietet, hat meist auch unterschiedliche Vereinbarungen im Haus. Eine einheitliche Abrechnung für alle Mieter passt dann nicht. Es lohnt sich, die Umlagevereinbarung jedes Vertrags einmal zu erfassen und bei jeder Neuvermietung zu vereinheitlichen. Welche Kostenarten überhaupt in Betracht kommen, steht im Beitrag zu den umlagefähigen Nebenkosten.
Welche inhaltlichen Fehler kommen am häufigsten vor?
| Fehler | Woran es liegt | Abhilfe |
|---|---|---|
| Soll- statt Ist-Vorauszahlungen abgezogen | Es wird der vereinbarte Betrag angesetzt, obwohl der Mieter weniger gezahlt hat – oder umgekehrt | Zahlungseingänge je Mieter aus der Buchhaltung übernehmen, nicht aus dem Vertrag |
| Falsche Wohnfläche | Fläche aus dem Exposé oder einer alten Liste, Summe der Einzelflächen passt nicht zur Gesamtfläche | Flächenaufstellung des Hauses einmal abgleichen und als feste Stammdaten führen |
| Leerstand auf Mieter verteilt | Gesamtkosten werden nur durch die vermietete Fläche geteilt | Immer durch die Gesamtfläche teilen; den Anteil leerer Wohnungen trägt der Eigentümer |
| Reparatur- und Verwaltungsanteile enthalten | Hauswart-, Aufzugs- und Wartungsrechnungen werden ungeprüft in voller Höhe gebucht | Rechnungen beim Buchen aufteilen, Leistungsverzeichnisse anfordern |
| Abrechnungszeitraum stimmt nicht | Rechnungen des Versorgers laufen von Ablesung zu Ablesung, nicht von Januar bis Dezember | Abgrenzung dokumentieren; der Abrechnungszeitraum selbst darf zwölf Monate nicht überschreiten |
| Mieterwechsel nicht abgegrenzt | Kein Zählerstand zum Auszug, Kosten werden nach Kalendermonaten geschätzt | Zwischenablesung im Übergabeprotokoll festhalten |
| Einmalige Kosten als laufende Kosten angesetzt | Baumfällung, Entrümpelung oder Erstanschaffungen landen unter Gartenpflege oder Müll | Bei jeder ungewöhnlichen Rechnung prüfen, ob sie regelmäßig wiederkehrt |
Ein Fehler verdient besondere Aufmerksamkeit, weil er selten auffällt: der Wechsel des Umlageschlüssels von Jahr zu Jahr. Wird Wasser in einem Jahr nach Fläche und im nächsten nach Personen verteilt, ohne dass der Vertrag das zulässt oder die Änderung vorher erklärt wurde, ist die Position angreifbar. Der Schlüssel gehört in den Vertrag und bleibt, bis er wirksam geändert wird. Bei gemischt genutzten Häusern kommt die Frage hinzu, ob Kosten, die das Gewerbe erheblich stärker verursacht, vorab abzuziehen sind.
Was passiert, wenn der Mieter Einwendungen erhebt?
Der Mieter hat nach § 556 Abs. 3 BGB zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen mitzuteilen. Er darf die Belege einsehen – grundsätzlich die Originale am Ort der Verwaltung oder des Vermieters; viele Vermieter stellen stattdessen Kopien oder Scans zur Verfügung, was den Vorgang für beide Seiten abkürzt. Solange eine berechtigt verlangte Einsicht nicht gewährt wird, muss der Mieter eine Nachforderung nach der Rechtsprechung nicht zahlen.
Für Vermieter folgt daraus: Belege geordnet bereithalten, Einwendungen ernst nehmen und zügig beantworten. Stellt sich ein Fehler heraus, wird die Abrechnung korrigiert. Zugunsten des Mieters geht das jederzeit. Zu seinen Lasten ist eine Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist grundsätzlich nicht mehr möglich. Wer erst im Dezember abrechnet, nimmt sich also selbst die Möglichkeit, einen übersehenen Fehler noch rechtzeitig zu beheben.
Wie sieht eine verlässliche Prüfroutine aus?
- Umlagevereinbarung des jeweiligen Mietvertrags liegt vor und deckt jede abgerechnete Kostenart
- Abrechnungszeitraum umfasst höchstens zwölf Monate und schließt lückenlos an den vorigen an
- Gesamtkosten je Kostenart sind genannt, nicht nur der Anteil des Mieters
- Verteilerschlüssel ist angegeben und, wo nicht selbsterklärend, kurz erläutert
- Summe aller Einzelflächen entspricht der angesetzten Gesamtfläche einschließlich leer stehender Einheiten
- Nicht umlagefähige Anteile sind aus Hauswart-, Wartungs- und Versicherungsrechnungen herausgerechnet
- Tatsächlich gezahlte Vorauszahlungen sind je Mieter aus dem Mietkonto übernommen
- Heizkosten sind nach der Heizkostenverordnung abgerechnet, die CO₂-Kosten aufgeteilt
- Ein Vorjahresvergleich je Kostenart zeigt keine unerklärten Sprünge
- Versandweg und Zugangsnachweis sind festgelegt
Der Vorjahresvergleich ist das wirksamste Einzelinstrument. Steigt eine Position um ein Viertel, gibt es dafür entweder einen Grund, den man dem Mieter gleich im Anschreiben erklärt, oder einen Buchungsfehler. Eine erste Orientierung gibt unser Nebenkosten-Check. Die Regeln für Heizung und Warmwasser behandelt der Beitrag zur Heizkostenabrechnung.
Fehler vermeiden, bevor sie entstehen
In der Mietverwaltung beginnt die Abrechnung nicht im Herbst, sondern mit jeder einzelnen Buchung: Rechnungen werden beim Eingang der Kostenart zugeordnet und in umlagefähige und nicht umlagefähige Teile getrennt, Zählerstände bei jedem Wechsel festgehalten. Die Betriebskostenabrechnung entsteht dann aus geprüften Konten. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre bisherigen Abrechnungen und Verträge zusammenpassen, sehen wir uns das im kostenlosen Erstgespräch an.
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