Nebenkostenvorauszahlung anpassen: Voraussetzungen, Form und Zeitpunkt

Hohe Nachzahlungen sind für beide Seiten unangenehm: Der Mieter muss auf einen Schlag einen größeren Betrag aufbringen, der Vermieter finanziert die Kosten ein Jahr lang vor und trägt das Risiko, dass die Nachforderung nicht bezahlt wird. Das Gegenmittel ist eine Vorauszahlung, die zu den tatsächlichen Kosten passt. Das Gesetz stellt dafür ein einfaches Verfahren bereit – mit einigen Bedingungen, die in der Praxis oft übersehen werden.

Wann darf die Vorauszahlung angepasst werden?

§ 560 Abs. 4 BGB erlaubt die Anpassung „nach einer Abrechnung“. Der Anlass ist also immer eine Betriebskostenabrechnung. Ohne sie gibt es kein einseitiges Anpassungsrecht, weder für den Vermieter noch für den Mieter. Wer im laufenden Jahr feststellt, dass die Energiepreise stark gestiegen sind, kann dem Mieter eine freiwillige Erhöhung vorschlagen – verlangen kann er sie vor der nächsten Abrechnung nicht.

Die Abrechnung muss nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nicht nur formell in Ordnung, sondern auch inhaltlich richtig sein. Stützt der Vermieter eine Erhöhung auf eine Abrechnung, die nicht umlagefähige Kosten enthält oder falsch verteilt, schuldet der Mieter die erhöhte Vorauszahlung insoweit nicht. Das hat praktische Bedeutung: Wer wegen ausbleibender Erhöhungsbeträge mahnt oder gar kündigt, muss sich seiner Abrechnung sicher sein. Die typischen Stolperstellen nennt der Beitrag zu den Fehlern in der Nebenkostenabrechnung.

Voraussetzung ist außerdem, dass überhaupt Vorauszahlungen vereinbart sind. Bei einer Betriebskostenpauschale oder einer Inklusivmiete gelten andere Regeln, dazu weiter unten.

Welche Höhe ist angemessen?

Ausgangspunkt ist das Ergebnis der letzten Abrechnung. Die auf den Mieter entfallenden Jahreskosten werden durch zwölf geteilt; das ergibt die neue monatliche Vorauszahlung. Hat ein Mieter bisher 180 Euro monatlich gezahlt und entfallen auf ihn laut Abrechnung 2.520 Euro im Jahr, liegt die angemessene Vorauszahlung bei 210 Euro. Die Zahlen dienen nur der Veranschaulichung.

Von diesem Wert darf abgewichen werden, wenn sich eine Kostenänderung bereits konkret abzeichnet: eine angekündigte Gebührenerhöhung der Kommune, ein neuer Gasliefervertrag mit höherem Arbeitspreis, eine gestiegene Versicherungsprämie. Solche Umstände sollten im Schreiben benannt werden. Einen allgemeinen Sicherheitszuschlag „für alle Fälle“ hat der Bundesgerichtshof dagegen abgelehnt. Umgekehrt muss ein Ausreißerjahr nicht eins zu eins fortgeschrieben werden – war der Verbrauch wegen eines Wasserschadens oder eines ungewöhnlich strengen Winters einmalig hoch, spricht das für eine geringere Erhöhung.

Welche Form und welcher Zeitpunkt gelten?

Die Anpassung ist eine einseitige Erklärung in Textform. Ein Brief genügt ebenso wie eine E-Mail; eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Einer Zustimmung des Mieters bedarf es nicht. Üblich und zweckmäßig ist es, die Erklärung mit der Abrechnung zu verbinden: Der Mieter sieht dann Ergebnis und Folge in einem Schreiben.

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   Abrechnung prüfen und versenden

   Die Abrechnung muss dem Mieter zugegangen sein. Erst sie löst das Anpassungsrecht aus.

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   Neue Vorauszahlung berechnen

   Jahresbetrag des Mieters durch zwölf teilen, bekannte Änderungen einrechnen, Betrag sinnvoll runden.

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   Erklärung in Textform abgeben

   Bisherige und neue Vorauszahlung nennen, den Rechenweg kurz darstellen und angeben, ab welchem Monat der neue Betrag gilt.

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   Zahlungseingang kontrollieren

   Viele Mieter zahlen per Dauerauftrag und passen ihn nicht sofort an. Ein Abgleich in den ersten Monaten verhindert, dass sich Differenzen unbemerkt aufbauen.

Für Vorauszahlungen nennt das Gesetz keinen bestimmten Wirkungszeitpunkt. Die Anpassung gilt für die Zukunft, nach verbreitetem Verständnis ab der nächsten Mietzahlung, die nach Zugang der Erklärung fällig wird. Eine rückwirkende Erhöhung für bereits abgelaufene Monate ist nicht möglich. Wer dem Mieter etwas Vorlauf gibt und einen klaren Stichtag nennt, vermeidet Diskussionen.

Kann auch der Mieter die Vorauszahlung senken?

Ja. Das Anpassungsrecht steht beiden Seiten zu. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, kann der Mieter die Vorauszahlung in Textform herabsetzen. Auch dafür gilt das Maß der Angemessenheit: Er darf auf ein Zwölftel seiner abgerechneten Kosten gehen, nicht beliebig darunter. Vermieter sollten in diesem Fall prüfen, ob das Guthaben auf einem Sondereffekt beruht, und den Mieter gegebenenfalls darauf hinweisen, dass eine zu niedrige Vorauszahlung im Folgejahr zur Nachzahlung führt.

Viele Vermieter senken die Vorauszahlung bei einem deutlichen Guthaben von sich aus. Das ist nicht nur fair, sondern auch rechtlich naheliegend, denn Vorauszahlungen dürfen nach § 556 Abs. 2 BGB nur in angemessener Höhe vereinbart werden. Bewusst zu hoch angesetzte Abschläge sind kein zulässiges Polster.

Was gilt bei einer Betriebskostenpauschale?

Bei der Pauschale wird nicht abgerechnet; das Risiko steigender Kosten liegt zunächst beim Vermieter. Erhöhen darf er die Pauschale nur, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Dann kann er Erhöhungen der Betriebskosten anteilig durch Erklärung in Textform umlegen, muss aber den Grund der Umlage bezeichnen und erläutern (§ 560 Abs. 1 BGB). Der Mieter schuldet den höheren Betrag mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats. Sinken die Betriebskosten, ist die Pauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an entsprechend herabzusetzen.

Für Heiz- und Warmwasserkosten aus zentralen Anlagen ist eine Pauschale ohnehin nur in engen Ausnahmefällen zulässig, weil die Heizkostenverordnung die verbrauchsabhängige Abrechnung vorschreibt. Näheres dazu im Beitrag zur Heizkostenabrechnung.

Anpassung im Zuge der Abrechnung

In der Mietverwaltung berechnen wir mit jeder Betriebskostenabrechnung die passende Vorauszahlung je Mietverhältnis, erklären die Anpassung im selben Schreiben und überwachen über den Mieteinzug, ob der neue Betrag ankommt. Bei Neuvermietungen setzen wir die Vorauszahlung von Beginn an auf Basis der letzten Abrechnung der Wohnung an, statt einen alten Wert fortzuschreiben. Für private Vermieter ist das meist der einfachste Weg, Nachzahlungen klein zu halten.