Mietverwaltung

Mieterbetreuung: Ansprechpartner für Ihre Mieter

Wer vermietet, wird angerufen: wegen der Heizung, wegen der Abrechnung, wegen des Nachbarn. Wir übernehmen diese Kommunikation für Ihr Objekt und melden uns bei Ihnen, wenn eine Entscheidung ansteht, die nur der Eigentümer treffen kann.

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Mieterbetreuung – Mietverwaltung der Hausverwaltung Doll

Kurz erklärt

Mieterbetreuung bezeichnet die laufende Kommunikation mit den Mietern im Auftrag des Eigentümers. Die Verwaltung nimmt Mängelanzeigen, Anfragen und Beschwerden entgegen, klärt den Sachverhalt, veranlasst das Nötige und dokumentiert den Vorgang.

Leistungsumfang

Das ist enthalten

Zentrale Anlaufstelle für Ihre Mieter während der Bürozeiten
Aufnahme von Mängelanzeigen und Klärung der Zuständigkeit
Beauftragung von Handwerkern im vereinbarten Rahmen
Erläuterung von Abrechnungen und Schreiben der Verwaltung
Vermittlung bei Verstößen gegen die Hausordnung
Schriftverkehr zu Untervermietung, Tierhaltung und ähnlichen Anfragen
Dokumentation aller Vorgänge in der Mieterakte

Wie erreichen Mieter uns – und was passiert mit dem Anliegen?

Ihre Mieter erfahren mit dem Übernahmeschreiben, an wen sie sich künftig wenden. Erreichbar sind wir telefonisch und per E-Mail während der Bürozeiten von Montag bis Freitag; Schäden lassen sich außerdem über das Service-Center melden. Jedes Objekt hat einen festen Ansprechpartner, der die Mietverhältnisse und die Vorgeschichte kennt.

Geht eine Meldung ein, klären wir zuerst, worum es geht und wer zuständig ist: ein Mangel der Mietsache, ein Bedienfehler, eine Sache des Versorgers oder des Nachbarn. Bei Mängeln veranlassen wir die Prüfung vor Ort und, soweit es in den mit Ihnen vereinbarten Rahmen fällt, die Reparatur. Der Mieter erhält eine Rückmeldung, was als Nächstes geschieht.

Mängel, Feuchtigkeit, Lärm: typische Fälle

Bei einer Mängelanzeige zählt die Dokumentation. Wir halten fest, wann der Mieter was gemeldet hat, lassen uns Fotos schicken und sehen uns den Schaden bei Bedarf an. Das gilt besonders bei Feuchtigkeit und Schimmel, wo die Ursache – Bauteil oder Nutzung – oft erst durch einen Fachbetrieb zu klären ist. Wie man dabei vorgeht, beschreibt der Ratgeber zu Schimmel in der Mietwohnung.

Bei Konflikten zwischen Nachbarn hören wir beide Seiten und verweisen auf die Hausordnung. Hilft das Gespräch nicht, folgt ein schriftlicher Hinweis und, bei wiederholten Verstößen und nach Rücksprache mit Ihnen, eine Abmahnung. Dafür sind belastbare Angaben nötig; pauschale Beschwerden ohne Datum und Uhrzeit tragen weder eine Abmahnung noch eine Kündigung.

Wann binden wir Sie als Eigentümer ein?

Zu Beginn legen wir gemeinsam fest, bis zu welcher Größenordnung wir Reparaturen ohne Rückfrage beauftragen und welche Anfragen wir selbst beantworten. Innerhalb dieses Rahmens erledigen wir die Dinge und berichten im Nachhinein. Alles, was darüber hinausgeht oder Ihr Eigentum dauerhaft betrifft, legen wir Ihnen mit einer Einschätzung zur Entscheidung vor.

Dazu gehören etwa die Erlaubnis zur Untervermietung oder Hundehaltung, bauliche Wünsche des Mieters wie eine Markise oder eine Wallbox, größere Instandsetzungen und alle Schritte, die das Mietverhältnis selbst berühren – Mieterhöhung, Abmahnung, Kündigung. Sie erhalten dazu den Sachverhalt, die Optionen und unsere Empfehlung.

FAQ

Mieterbetreuung – häufige Fragen

Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an unter 05341 288 479 - 0 oder nutzen Sie das Rückruf-Formular.

Mit der Übernahme schreiben wir alle Mieter an, stellen den Ansprechpartner vor und nennen die Kontaktwege. Wenden sich Mieter danach weiter an Sie, genügt ein Hinweis auf die Verwaltung oder die Weiterleitung der Nachricht an uns. Erfahrungsgemäß spielt sich das nach kurzer Zeit ein.

Außerhalb der Bürozeiten sind wir nicht erreichbar; einen Notdienst unterhalten wir nicht. Meldungen per E-Mail oder über das Service-Center bearbeiten wir am nächsten Werktag. Für Gefahrenlagen wie Brand oder Gasgeruch sind Feuerwehr und der Störungsdienst des Netzbetreibers zuständig. Wie in Ihrem Haus mit dringenden Störungen umgegangen wird, besprechen wir bei der Übernahme.

Ja, das lässt sich vereinbaren, etwa bei langjährigen Mietern oder Angehörigen. Wichtig ist nur, dass Absprachen, die das Mietverhältnis betreffen, bei uns ankommen und in der Mieterakte stehen. Sonst weiß die Verwaltung nicht, was zugesagt wurde, und der Mieter erhält widersprüchliche Auskünfte.

Ratgeber